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パイプライン管理はエクセルとSFAどちらですべきか


営業活動の生産性を上げたいなら、パイプライン管理をするのがおすすめです。この記事では、パイプライン管理の概要と目的、エクセルやSFAツールを使ったパイプライン管理について解説します。





パイプライン管理と、実施する目的について



この項目では、パイプライン管理の概要、目的について解説します。


パイプライン管理とは?


パイプライン管理とは、初回アポから受注まで一連の流れを可視化して、分析や改善を行うマネジメント手法です。管理自体を「重要な経営戦略」として捉え、施策の効果を検証したり、個人の営業成績の振り返りをしたり、各段階での数値を元に営業プロセスの弱点を洗い出します。


パイプライン管理は、案件が受注に向けてパイプの中を流れていく様子をイメージした管理法です。見込み顧客・案件をステータスごとに整理し、パイプラインという軸で管理し可視化します。


まず「問い合わせ、ヒアリング、初回面談、見積り、クロージング、成約」というように営業活動の流れを細分化し、それぞれを進捗の段階として設定します。そして、一つ一つの案件の進捗を各段階に位置づけてパイプライン上を動かしていきます。

パイプライン管理は、商談の流れを細分化し、問題のあるプロセスを改善して全体の効率化を図る方法です。そのため、多くの企業に導入されている考え方です。

パイプライン管理の目的


パイプライン管理の目的は、プロセスを可視化し、営業活動の生産性を上げることです。営業活動を可視化すれば、ボトルネックを発見しやすくなります。


特定の部署で商談が難航したり失注が起こったりする場合、パイプラインを確認すればどのプロセスに問題があるのかが明らかになります。原因の特定がスムーズになり、改善策をいち早く講じることができます。


目先の案件や売上だけを追いかけているとボトルネックになかなか気づけず、中長期的に見たとき、売上が落ち込み業績が低迷するという事態に陥ることがあります。このことは、特に営業活動を個人に任せている組織で起こりがちです。


売上向上と組織全体の成長を促すためにも、パイプライン管理を取り入れ、営業活動を可視化する必要があります。


パイプライン管理のメリット


パイプライン管理のメリットは、営業活動の課題を早期に発見できるだけはありません。ここでは、そのほかのメリットを3つ挙げて紹介します。


営業フローを可視化することができる

パイプライン管理では、営業プロセスの各段階での進捗管理を元に、歩留まりや受注率を具体的な数値で可視化できます。通常は、テレアポ、初回訪問、ヒアリング、提案といった営業プロセスの各ステップの進捗をバラバラに分析するため、原因の特定に時間がかかります。パイプライン管理では、各ステップについて数値に基づいて分析するため、どこがスムーズでどこがボトルネックになっているのか把握しやすいです。



課題点や改善点が早期に発見できる


パイプライン管理を導入すると、チームはもちろん個人の長所や課題を早期に発見できます。


チームの課題発見は、2チームのパイプラインを比較すれば速やかに発見できます。パイプライン管理では、テレアポ、初回訪問、ヒアリングなど、営業の各ステップを細分化して可視化するため、好調なチームとそうでないチームの進捗をパイプライン上で比較すると、うまく行っていないステップがどこか、一目瞭然です。原因をスピーディに特定できれば、いち早く対応策を用意することもできます。


勘や経験に頼らずにデータに基づく組織運営が可能になるため、精神論に陥らず冷静かつ生産的な指導ができます。これまで目に見えなかった長所も明らかになり、営業担当者の自信やモチベーションアップにもつながります。



営業目標から必要な行動を把握することができる

パイプライン管理を元に逆算すれば、四半期、半期、年度ごとの売上計画や売上目標の算出が可能です。反対に、営業目標を営業計画に落とし込むこともできます。事前に課題を発見できるため、人員の配置転換や業務の改善などの対策をしやすいです。


特にアプローチから受注までの期間が中長期にわたる法人営業では、売上が見込める時期、売上高はもちろん、受注時期や売上を具体的に算出できるため、売上予測を立てやすくなります。

また、パイプライン管理によって、営業活動の途中経過も知ることができます。営業担当者個人ができることと・できないことが明確になるため、フィードバックの質が上がります。改善点や次のステップへの成長を促す助言もしやすくなります。

こうした助言を記録し続ければ、社員の育成に役立てられ、メンバー全員の成長を促すこともできます。

エクセルで営業管理をする注意点と近年のトレンド





パイプライン管理では、最新の情報を元に、営業プロセスを修正・改善することが重要です。エクセルを使って管理することもできますが、注意すべき点があります。


ここでは、パイプライン管理にエクセルを使用するデメリットと、営業管理ルーツの近年のトレンドについてお伝えします。



エクセル管理のデメリット


パイプライン管理専用のツールもありますが、エクセルを使って管理することもできますが、パイプライン管理にエクセルを使っている企業の多くが課題を感じています。

エクセルを使ってパイプライン管理する場合、マイクロソフトがリリースしているDynamics 365 for Marketingを使うのがおすすめです。豊富なテンプレートを使え場、必要な情報をスムーズに分析します。

使い方によってはパイプライン専用ツールに匹敵するほど、精度が高いパイプライン管理が可能なのに、多くの企業が課題を感じているのには理由があります。

エクセルは、複数の人が同時に編集することができません。商談から帰社しエクセルに入力する際、順に記入する必要があります。リアルタイムで状況を確認できないのもエクセルのデメリットといえるでしょう。

営業個人は、それぞれが抱えている案件を、自身のスマートフォンや手帳で管理している場合が多く、報告のためだけにわざわざエクセルに記入するのは手間ですし面倒に感じられ、負担になりがちです。

そもそもエクセルを使いこなすだけのITリテラシーを身に付ける必要があり、エクセルの操作に慣れていない営業担当者は、使えるようになるまでに時間がかかります。

こうした点が、エクセルでパイプライン管理をするデメリットとなり、営業プロセスのデータ管理のボトルネックとなっています。

営業管理の近年のトレンドとは


営業管理の近年のトレンドは、SFAと呼ばれる営業支援ツールを使用することです。特にクラウド型のSFAツールを導入し、パイプライン管理を実行している企業は年々増えています。顧客情報や案件情報のような、これまでエクセルで管理してきた情報をクラウド内のSFAツールで管理すれば、外出先から欲しい情報にすぐにアクセスできるため、営業効率化につながります。


クラウドツールには、営業成績の分析レポート機能なども備わっており、エクセルで情報を加工して図表に落とし込むというような作業は不要になります。


このように、営業管理にSFAツールを導入するメリットは大きく、年々導入する企業が増えているのも大いに納得できます。


多くの企業がSFAを導入する理由とは

多くの企業がSFAを導入する理由は、案件情報や慎重情報を入力しやすく、情報の蓄積がしやすく、営業プロセスごとの成果を正確なデータを元に可視化できることが挙げられます。


パイプライン管理をスムーズに行うには、営業担当者が顧客情報や案件情報、進捗状況を随時記録する必要があります。それもリアルタイムに近い状態で行われることが理想的です。エクセルで管理することも可能ですが、リアルタイムでの更新は難しいですし、データの集計や分析は、日々忙しいマネージャーの大きな負担になりがちです。


SFAツールを導入すればスマートフォンやタブレット端末から、場所を選ばずデータを入力できます。分析に必要なデータをリアルタイムで蓄積でき、データの集計や分析もSFAツールに頼れるため、マネージャーの負担を軽減できます。


このような理由から、多くの企業がSFAツールを導入しています。


パイプライン管理の構築手順



この項目では、パイプライン管理の構築手順について解説します。営業プロセスの整理と定義付けは、業界・業種によって異なりますが、現場の営業担当者の営業プロセスや業務フローを元に、最もオーソドックスな営業パターンを選んで整理するのがおすすめです。


構築の流れとは


一般的な、パイプライン管理の構築手順は次の通りです。

1.営業プロセスの定義付け


営業プロセスを定義付けする際、まず、最もオーソドックスな営業パターンを基準に整理します。

「顧客からの問い合わせ」→「ヒアリング」→「訪問」→「提案」→「成約」というように営業プロセスを細分化し、定義づけします。


営業プロセスを細分化しすぎると複雑化し、全体像がわかりにくくなります。すると、分析に時間がかかり、改善点を発見しにくくなります。営業プロセスを整理する際には、できるだけシンプルな工程に分解するのがおすすめです。

2.行動の具体化

営業プロセスを整理しながら、各プロセスでの具体的な行動も定義づけします。営業プロセスに対する行動を明確にしておけば、新人の営業担当者も「次に何をすべきか」が明確になります。アポイントが取りやすい架電のタイミングや、売上実績が高い営業担当者の平均訪問回数などの情報をチームで共有でき、メンバー全員のスキルアップにもつながります。


例えば「初回訪問」での行動を、ある営業担当者は「商品紹介のパンフレットを見せながら説明する」、別の営業担当者は「商品紹介のパンフレットを見せたあとデモ動画を見ながら説明し、訪問先の現状と課題をヒアリングする」と定義づけていたとします。個々の認識に大きなズレがあることがわかります。

各プロセスにおける行動のズレは、その後の受注率の差につながります。チーム全体の授流率向上に向け、各プロセスでの行動も定義付けしておくべきです。

3.目標設定

各プロセスで達成すべき数値目標や顧客に起こしてもらうべき行動などを設定します。

4.CVRの算出

CVRや成約に至りやすい商談の特徴などを分析し、各段階で改善すべき点や評価すべき点、営業活動の足枷になっているポイントを洗い出す。


目標やCVRが明確なら、行動を起こしやすくなります。営業担当者による行動の差異がなくなり、チーム全体の均質化が実現します。

5.課題やボトルネックの発見

パイプライン管理によって営業プロセスを可視化すると、ボトルネックが発生する要因、ボトルネックを解消すべき理由と改善策を発見しやすくなります。ボトルネックは、企業活動のスピードを低下させる要因の1つなので、できるだけ早く解消すべき課題です。

6.改善案の立案

浮き彫りになった課題を解消するための施策を考え、改善案を立案します。


頑張っているのに結果が出ないという漠然とした理由では改善案を提案しにくいですが、行動管理による定量的なデータがあれば、各メンバーに最適な指導が可能になります。もちろん、一度の分析では本質的な課題が分からないことが多いです。PDCAを回し、定期的に営業の進捗を確認しながらボトルネックを判断します。


チーム全員の情報共有とコミュニケーション


SFAツールを使用すると、チーム内での情報共有が可能です。営業担当者がそれぞれ抱える案件の情報や顧客との関係は、日々変化しています。そのため、営業チーム全員のスムーズな情報共有が求められます。


SFAツールの導入前は、社内での会議や打合せを通じて情報共有をしてきたはずです。会議や打合せが多いと、営業担当者は、本来の業務のための時間を奪われることになりますが、このような会議は、緊急度も重要度もさほど高くありません。このような会議のために貴重な就業時間を使うのは、とてももったいないですよね。


パイプライン管理を導入し、必要な情報をリアルタイム更新し共有できる体制を構築したいなら、SFAツールの導入がおすすめです。


パイプライン管理機能がある「おすすめのSFAツール」


とはいえ、今やSFAツールは数多く存在します。この項目では、パイプライン管理ができるおすすめのツールを紹介します。


Pipedrive



Merが提供する「pipedrive」は、エストニア発のCRM/SFAツールです。リードや案件の管理、顧客とのやりとりの追跡、タスクの自動化、分析とレポート機能など、営業活動を支援する機能を搭載し、CRM/SFAの導入と活用にかかる導入コスト・学習コスト・運用コスト・カスタマイズコストを削減し、生産性を向上させます。


pipedriveがパイプライン管理に最適なのは、取引金額、成立の可能性、予想終了日を追加し、パイプラインのステージで追跡できるからです。すべてのリードを1か所にまとめパイプラインを整理するため、営業担当者は取引に集中できます。


pipedriveには4プランあります。どのプランも初期費用は0円。年間払いの場合、月額1,500〜6,000円/1ユーザーで利用できます。14日間のフリートライアル期間を設けており、使いやすさを確認してから導入できます。


pipedrive    



eセールスマネージャーRemix Cloud


eセールスマネージャーRemix Cloudは、国産のCRM/SFAです。純国産のシステムですから日本企業の営業スタイルに特化しています。営業現場での使い勝手を第一に考えているため非常に操作しやすいです。


常は案件や顧客の情報、スケジュールについてそれぞれ入力が必要ですが、いずれかの項目に入力すれば、紐付いたすべての項目に入力内容が反映されます。入力の負荷が少ないうえ、時間と手間を削減できます。

eセールスマネージャーRemix Cloudは、プロセスマネジメントという考え方を元に設計されています。営業のプロセスを計測したパイプラインを可視化し、管理していきます。受注・失注にいたるまでのプロセスの中にどのような課題があるのか明らかになるため、改善の立案がしやすいです。

eセールスマネージャーRemix Cloudは、1ユーザーあたり月額11,000円で利用できます。閲覧のみのナレッジシェアは1ユーザーあたり月額6,000円、グループウェアのみ利用のスケジュールシェアは1ユーザーあたり月額3,000円で利用できます。導入後は専任の支援チームが定着するまでサポートします。

eセールスマネージャーRemix Cloud


Salesforce Sales Cloud



Salesforce Sales Cloud は、世界トップクラスのシェアを誇るCRM/SFAツールです。Salesforce.comが提供し、インサイドセールス、フィールドセースルにおいて顧客情報や営業情報を共有し、営業の効率化を図れます。

顧客管理と案件管理を主な機能とし、顧客管理では、顧客の住所、電話番号、業務内容、基本情報、責任者といった顧客情報と、商談情報や過去の問い合わせ履歴と紐付けて管理できます。

案件管理では、営業活動のログや商談状況をパイプライン管理します。営業担当者が入力した情報はリアルタイムで反映されます。商談状況をすぐに可視化でき、スピーディな営業判断が可能になります。

Salesforce Sales Cloudは4プランあります。エッセンシャルは月額1ユーザーあたり3,000円、プロフェッショナルは9,000円、エンタープライズは18,000円、アンリミテッドは36,000円で利用できます(いずれも年間契約の場合の価格)。


Salesforce Sales Cloud


パイプライン管理をするならSFAツールを導入すべき



案件が受注に向けてパイプの中を流れていく様子をイメージした管理法であるパイプライン管理を導入すると、営業活動の生産性向上とスピーディな課題発見が可能になります。


中長期にわたり、売上が見込める時期、売上高、具体的な受注時期や売上を算出できるため、売上予測を立てやすくなります。また、営業担当者個人の課題も見えやすく、マネージャーや適切なアドバイスができるようになります。


売上向上と組織全体の成長を促したいなら、パイプライン管理を取り入れるのがおすすめです。


pipedriveを導入したユーザーの初年度の平均成約率上昇率は28%と、導入企業の業績アップに貢献しています。使い勝手の良さと成果を出すための設計が、多くのユーザーに支持され高い定着率を誇ります。


導入の際のコンサルや説明会の開催、月一のオンラインミーティングなど、導入から運用定着まで手厚くフォローするため、CRM/SFAに慣れていない企業でも安心です。pipedriveには14日間の無料トライアル期間がありますので、ぜひお試しください。