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営業業務の効率化とは?進めるべき企業の特徴とメリットを解説

ビジネスをしていくうえで、あらゆる企業・個人にとって業務効率化は最大の課題です。近年では、多くの企業で人材不足が叫ばれ、働き方改革をはじめとした営業活動の効率化や生産性の向上が必要になっています。


今回は、営業業務の効率化について解説していきます。この記事を参考に、営業の業務効率化に取り組んでいきましょう。





営業業務効率化の必要性


この項目では、営業業務効率化の必要性について説明します。営業業務を効率化が必要な理由は、営業業務にかけられる十分な時間を確保することです。それに伴い、営業担当者の最大のミッションである売上増加、顧客満足度の向上が見込めます。


営業業務時間の確保


営業活動を効率化すると、営業担当者にかかる業務の負担が軽減します。メール営業やアポイント獲得を自動化できれば、効率的な顧客獲得と顧客管理が実現し、業務時間の削減につながります。


営業担当者の業務フローは、電話やメールでアポイントを取るところから始まります。その後、客先を訪問して商品やサービスについてプレゼンし、契約を取るまで担当します。営業担当者は外回りの営業活動が必須ですし、帰社すれば顧客リストや提案書、見積書、契約書などの書類作成、既存顧客からの依頼や要望への対応などのデスクワークもこなさねばなりません。


こうした業務を効率化できれば、営業担当者の負担が軽減されます。結果、残業時間が減り、社内満足度も上がりますが、労働時間が減ることで売上が下がれば企業の存続が危ぶまれます。短時間で成果を出すためには、営業担当者個人の生産性の向上が求められます。


営業の業務効率化は、営業担当者のスキルアップにもつながります。効率化によって生まれた業務以外の時間を、教育やスキルアップのための自己学習、顧客に提示する資料作成や顧客のサポートにより多くの時間を割けるようになり、売上のさらなる向上も期待できます。


売上増加


マーケティングの効率化と最適化が進めば、顧客に対して自社の商品やサービスをピンポイントに訴求できるようになり、少ない人員での売上増加が期待できます。


企業の売上は、顧客数と客単価を元に試算します。売上を上げるには「新規顧客を増やす」「より多くの商品やサービスを購入いただく」「長期間に渡り購入し続けてもらう」という3つの手段が必要です。ところが、多くの企業が人員不足や顧客のニーズを把握できていないなどの理由により、最初に取り組むべき新規開拓ができていないのが現状です。


全ての企業が優先的に注力すべき事が人員不足によって実現できないなら、営業業務の効率化を進めるべきです。売上増加を目的とした場合、営業業務の効率化は非常に重要です。


顧客満足度の向上


営業活動の効率化によって生まれた時間を顧客の為に使えば使うほど、顧客満足度を大きく向上させることが可能です。


近年では、商談での対話から顧客のニーズをヒアリングし、課題を解決する手段を提示することが営業に求められます。ただ数をこなすのではなく、的確なヒアリングと提案を通じて信頼関係を築いていくことが重要です。


今まではただ数をこなすだけだった商談が、営業活動を効率化して浮いた時間を使って顧客への新たな提案について考え、今後の営業戦略を練ることに回せれば、よりていねいな商談が可能になります。売上はもちろん顧客満足度も向上していくことが期待できます。


営業を効率化する具体的な方法


営業活動の効率化には、どのような方法があるのでしょうか。この項目では、営業活動の効率化を進める具体的な方法について解説します。


オンライン営業の実施


オンライン営業とは、パソコンやスマートフォン。タブレット端末を活用し、インターネットを利用して行う商談のことを指します。営業手法の1つとして以前から存在していましたが、「営業は足を使って稼ぐものだ」という固定概念がありあまり浸透していませんでした。ところが2020年以降はコロナ禍の影響を受け、オンライン営業は営業する側はもちろん、営業される側からも需要が高まっています。


オンライン営業のメリットは、次の4つです。


・移動コストと時間の節約

・商談数の増加

・遠方の顧客へアプローチできる

・リードナーチャリング(見込み客の育成)に有効


それぞれ詳しく見ていきましょう。


1.移動コストと時間の節約


顧客との商談をオンラインに切り替えれば、移動にかかる交通費などのコストと時間を節約できます。


客先訪問や遠方への出張がなくなれば、移動時間を大幅に短縮でき、これまでかかっていた旅費交通費を削減できます。


2.商談数の増加


オンライン営業の導入により、これまでの移動時間を商談の時間として使えるようになり、新たな商談を組むことができます。これまで日時の調整が難しかった顧客とも商談しやすくなり、タイミングが合わずに逃していた商談がまとまるチャンスが増え、取り逃がしが減少します。


売上を増加させるには、1件でも多く商談をすることが重要です。オンライン営業なら、月に数百件もの商談を獲得するのも可能になります。


3.遠方の顧客へアプローチできる


オンライン営業を活用すれば、距離が問題でアプローチできなかった顧客にもアプローチできるようになります。インターネットを経由してすぐさま取引先とアクセスできるため、海外に事業を広げたい場合には特に有効です。手厚いケアが必要な顧客への営業活動も可能になります。


4.リードナーチャリングに有効


オンライン営業と並行して営業担当者とマーケティング担当者との情報共有が、リードナーチャリングに非常に有効です。


これまでの営業方法では、客先を訪問する営業担当者個人が顧客対応情報を管理しており、情報が属人化していました。オンライン営業では、初期のアプローチから商談まで、営業担当者とマーケティング担当者が共有し一括管理できるため、社内での情報共有がスムーズになります。


見込み客の情報も社内全体で管理すればより効率的なアプローチが実現し、成約率も顧客満足度も高められます。


営業フローの見直し


営業業務の効率化を進めるためには、まず、営業フローの見直しから始めます。新たな見込み顧客の獲得と案件化、商談、受注、契約などの営業フローを洗い出し、各フェーズにおける非効率的な部分をチェックします。各作業のスピードを高めつつ、無駄の削減をしていきます。


もちろん、今まで取り組んでいなかったフローを追加してもいいでしょう。一般的なBtoBの営業なら商談前に顧客の温度感について把握することは、顧客に対して最適な提案をするために重要です。問合せフォームに知りたい情報の入力欄を設ける、電話でアポイントを取る際に必ず聞く項目を設定する、というような小さなフローを追加するだけでも、顧客の課題や懸念点を事前に理解できるため、最適な提案がしやすくなります。


ITツールの導入

ITツールを導入し自動化を進めれば、営業担当者の業務量とヒューマンエラーを減らせます。最近では、SRM/SFAのような営業活動を効率化するITツールが数多くあります。商談がオンライン化し、ツールを利用する場面が増えてきているからこそ、営業活動は年々多様化しており、仕事の進め方自体をアップデートしていく必要があります。


まずは、人の手で行っている作業や業務の中から、機械化やIT化できるものを検討し、積極的に取り入れましょう。ITツールを適切に取り入れるのは、とても有効な手段です。ExcelやPhotoshopを使用するなら、繰り返し行う動作を記憶させて自動化する機能がありますし、PC上で行われる業務プロセスや作業を自動化する技術「RPA」を取り入れるのもいいでしょう。


営業効率化を図るITツール







営業の効率化を図ると、さまざまなメリットがあります。では一体、営業の効率化を図るにはどのようなITツールを選べばいいのでしょうか?


ここでは、効果が期待できるツールについて説明します。


SFA(営業管理)ツール


SFAとは「Sales Force Automation」の略で、営業支援システムやツールのことを指します。営業を支援し効率化するシステムのことを指し、営業組織の情報を1箇所に集めて蓄積し、業務を分析して効率化します。


SFAに搭載されている機能は、顧客管理・案件管理・行動管理・予算管理・分析管理が主です。従来の管理方法は情報が属人化しやすく、商談の進捗や内容が不透明でした。SFAツールを使って管理すれば、案件の進捗や状況、商談の内容が可視化され、関連部署との連携がスムーズになります。


システムに入力すれば完了するので、リモートワークのような働き方でも情報の共有が容易です。SFAに情報が蓄積されるため、担当者の異動等による引継ぎの際にも役立ちます。


SFAツールを導入した方がいい企業の特徴は、従業員数が多い中小〜大企業です。社員の人数が多いほど管理の工数が増えますが、SFAツールの導入により、管理工数を大幅に減らせるからです。


売上管理と業務日報を別々に管理しているなら、SFAツールの導入がおすすめです。管理場所を一元化できるため、複数のツールを使う手間やまとめ直す手間が減るため、作業の削減できます。


CRM(顧客管理ツール)


CRMとは「Customer Relationship Management」の略で、1つのデータベース上ですべての顧客情報を管理するシステムです。本来は顧客満足度と顧客ロイヤリティを高めながら売上と利益の向上を目指す経営戦略を指しますが、近年では顧客管理を行うITツールのことを指します。


CRMには、顧客の個人情報、購入履歴などのすべての履歴を記録します。記録した情報は、営業部門のほか、マーケティング部門、情報システム部門、開発部門など連携する部門で共有し、事業戦略を立てます。


CRMは、売上と利益を上げることを目的に使用します。扱うのがどれほど素晴らしい製品やサービスでも、購入する顧客がいなければビジネスは成り立ちません。CRMを使用するのは、顧客との関係性を強化し、顧客を起点として事業戦略や営業プロセスを構築し管理するためです。


顧客の管理が行えておらずこまめなアプローチができていない場合、CRMツールを導入すべきです。商談後、こまめにアプローチし継続的にヒアリングを重ねていくことは、顧客と良好な関係を築くのにとても重要です。CRMツールにはメール配信の機能を持つものが多く、アプローチがしやすくなります。


その結果、途中離脱や顧客のニーズを把握しきれないということが減少し、確度の高いアプローチが可能になります。CRMツールの導入によって営業工数を削減でき、営業や新規顧客開拓に充てる時間が増えるため、打ち上げの長期化と安定化につながります。


MAツール


MAツールとは「Marketing Automation」の略で、マーケティングのプロセスを自動化するツールです。リードの獲得から段階的なナーチャリング、成約までを自動化するプラットフォームや仕組みのことをMAと呼びます。


MAにはメールの配信機能、Webページやサイトとの連携機能が搭載されており、マーケティング機能に特化していることがわかります。特にステップメールと呼ばれるシナリオ型メールが特徴的で、顧客の興味や関心の度合い、ステータスに応じたメールを自動的に出し分けます。効果的なナーチャリングが実現するうえ、すべてのステップを自動化できます。


MAのメリットは、失注顧客の再発掘も可能です。配信したフォローメールの開封率や返信などを元に顧客の行動に応じた次段階のメールを自動送信して、顧客の興味を引き上げます。


リードを思うように獲得できていない場合、MAツールを導入すべきです。リードは全ての商談の起点です。リードを獲得しなければ、優良顧客の創造もできず、売上の見通しも立ちません。一度に多くのユーザーにアプローチしプロセスを自動化できるMAを導入すれば、大量の商談案件をこなせるようになり、新規顧客を獲得しやすくなります。労働コストが大きい企業なら、なおさらおすすめです。


営業効率化に役立つツール導入のステップ


SFAやCRM、MAといった営業効率化に役立つツールの導入には、少なからずコストがかかります。営業効率化に役立つツールを導入するなら、自社の営業スタイルに最適なものを選び、成功に導きたいものです。


この項目では、営業効率化に役立つツールを導入する際のステップについて解説します。



課題の明確化


営業効率化に役立つツールを導入する際まずすることは、自社が抱える課題を明確にすることです。ツールは、現時点で抱えている課題を解決するために導入するのですから、実際に抱えている課題が明確でないと、ツールを選ぶこと自体が難しいです。


どのツールも、機能が異なるうえ似たような機能でも微妙に使用に違いがあります。自社の業態や営業スタイルにマッチしないケースも多々あります。費用をかけて導入しても使い勝手が悪く社員に定着しなければ、意味がありません。


このようなミスマッチを防ぐためにも、自社の課題を洗い出して可視化する作業を真っ先にすべきです。導入を検討しているツールが自社の課題を解決できるかどうか、操作のしやすさも含めて確認すべきです。


目標設定


課題を明確化できたら、次に目標設定をします。ツールを導入後の効果、利益について目標を設定し、それぞれどのくらいの期間で達成するのかを決めます。


どのツールを選んでも、導入後、振り返りや改善の実施は必須です。目標を定める際には、短期間で達成できる小さな目標と、長期的に達成していく大きな目標をそれぞれ設定しましょう。


営業効率化ツールの選定


自社の課題を明確にして目標が定まったら、いよいよツールを選定します。ツールの選定で重視したいのは、自社の課題を解決できる機能が搭載されているかどうかです。


営業効率化ツールを導入後、効率が改善し成約率が上がったとしても、導入費や運用費が利益を上回っていては意味がありません。設定した目標と照らし合わせ、導入コストと運用コストを考慮しながら選定します。こうした状況に陥らないために、事前に目標と運用コストを比較し、シミュレーションすることをおすすめします。


効果検証


ツールの導入後は、定期的に効果を検証します。導入前に決めた目標は達成できているか、達成までの期間や達成率について分析します。


業務改善の効果はすべて数値で可視化できるわけではありませんから、導入前にかかっていた工数と比較するのもいいでしょう。


営業効率化におすすめのツール


営業効率化におすすめのツールを4つ紹介します。


pipedrive



Merが提供する「pipedrive」は、エストニア初のCRM/SFAツールです。顧客管理はもちろん、リードや案件の管理、顧客とのやりとりの追跡、タスクの自動化、分析とレポート機能といった営業活動を支援する機能を搭載しています。足を使った営業を減らして売上アップを目指したい営業担当者には心強い味方となるツールです。


自動化による業務効率アップはpipedriveが得意な分野です。導入前は手作業で時間がかかっていた部分について、どの機能を使えばよいのか教えてくれます。繰り返しするタスクも、トリガーとアクションさえ設定すれば自動化できます。


リード獲得機能の充実もpipedriveの特徴です。pipedriveでは、同期した連絡先を元にリードを事前に審査し情報を引き出すため、アプローチ前の対策もバッチリです。





Senses



Sensesはドラッグ&ドロップで案件管理ができる直感的な操作が魅力のCRM/SFAツールです。Sensesの導入後15ヶ月での平均売上成長率は39%、営業の管理にかかる時間を30%削減するなどの実績があり、導入した企業のサービス利用継続率は98%を誇ります(2018年8月実績)。


取引先に関する情報を自動取得するため、業務効率化が図れます。過去の類似案件から受注までの正しいアクションを導きだし提案してくれるため、アクションを忘れることがなくなり、どのようなアクションを取れば良いのか悩む場面で役立ちます。


グループウェアのほか名刺管理ツールやチャットツールとも連携できるため、これまで蓄積してきた顧客データを活かし、コミュニケーションをスピーディに獲れるのも魅力です。


Senses


eセールスマネージャー



eセールスマネージャーは、ソフトブレーングループが提供する純国産のSFAです。案件管理、商談管理など営業活動支援機能をはじめ、顧客に紐付いた履歴や情報の管理、申請や承認などのワークフローをサポートしています。


eセールスマネージャーは、シングルインプット・マルチアウトプットが可能です。通常なら案件や顧客の情報、スケジュールについてそれぞれ入力が必要ですが、eセールスマネジャーはいずれかの項目に一度入力すれば、紐付いたすべての項目に入力内容が反映されるため、入力の負荷が少なく時間と手間を削減できます。


純国産のシステムですから日本の営業スタイルに特化しているのも大きな特徴です。地図機能を使ってエリアを指定すればターゲットを見つけられます。人脈機能を使えば、名刺の情報を元に関係する人の繋がりを把握でき、未然に営業ロスを防げます。


eセールスマネージャー


SATORI



SATORIは、新規顧客開拓を自動化するMAツールです。Webサイト上のコンバージョンを促してリードの購買意欲を高め、自動的にアプローチします。


SATORIの機能は「知る」「分析する」「伝える」の大きく3つに分けられます。サイト訪問者がどの広告をクリックしどのコンテンツを閲覧したか、メールの開封状況を知ることができます。ユーザーの興味や確度と自社のマーケティングの成功パターンを分析し、セグメントごとのメール送信やディスプレイ広告の配信などさまざまな方法でユーザーに伝えます。


このようなことが実現できるのは、SATORIがメールアドレスのない匿名訪問者を正確に把握し、さまざまな方法でリードナーチャリングを実施しているからです。メール以外での接点を確保してリードの育成を実現できます。


SATORI


まとめ


営業業務の効率化を進めると、営業業務にかけられる時間が増えるため、商談数の増加、売上や顧客満足度の向上につながります。効率化を進める際には、自社の課題を見極め、ビジネスにマッチした営業効率化ツールを選定する必要があります。


Merが提供するpipedriveは、エストニア発のCRM/SFAツールです。世界95,000社が導入し、高い評価を得ています。顧客管理はもちろん、リードや案件の管理、顧客とのやりとりの追跡、タスクの自動化、分析とレポート機能といった営業活動を支援する機能を搭載しており、営業業務の効率化を図れます。


pipedriveは、初期費用0円、年間払いの場合月額1,500〜6,000円/1ユーザーで利用できます。14日間のフリートライアル期間を設けており、使い勝手を確認してから導入できます。ぜひお試しください。