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営業活動にあてる業務時間を増やすためにすべきこと




Salesforce社第3回年次レポート「セールス最新事情」によると、実は営業担当者は業務時間の34%しか営業活動を行えていないという結果が出ています。そのうち15%が対面での顧客のやりとり、11%がオンラインでの顧客とのやりとり、9%が見込み顧客の開拓で、実に65%を、書類作成や事務作業、プランニング、会議に充てているのです。


この記事では、このような現状に陥っている原因を元に、営業職が本来の営業活動に業務時間の多くをあてるための方法を解説します。



営業職の業務時間が長くなってしまう理由


営業職の業務時間が長くなってしまうのは、顧客の業務時間に併せて営業活動を行ったあと、見積書や提案書、報告書の作成や経費精算などの事務作業を行うからです。営業職は、必然的に残業が多くなりがちな職種です。


この項目では、営業職の業務時間が長くなってしまう理由を4つ、紹介します。営業職の業務時間が長くなる原因がわかれば、残業を減らすためのポイントを把握しやすくなります。


業務時間内に終わらない事務作業


営業職の仕事が業務時間内に終わらないのは、事務作業が多くあるからです。営業職の仕事の中心は、クライアントへの電話連絡や客先を訪問して商談すること。必然的に労働時間の多くを営業活動に割くことになります。


営業職は顧客の都合に合わせて時間を調整して行動せねばなりません。そのため、帰社時間が終業時間を超えてしまうことが多々あります。すると、報告書作成や経費精算といった事務仕事が後回しとなり、事務仕事ために残業せざるを得ない状況に陥ります。


商談を行うためには、クライアントへのアポイントを取る、商談のための資料作成、見積もり書や請求書の作成などのデスクワークが欠かせません。商談時間や移動時間のほかにこれらの業務のための時間が必要ですから、残業や自宅への持ち帰りなどが生じやすいです。


さらに、外出が多い営業職は、上司や管理職から、普段の活動を報告するように求められます。日報や商談の報告書作成、情報共有などの事務仕事もついてまわります。こうした一連の事務仕事を片付けてようやく、営業職の1日の業務が終わるのです。


営業職の仕事が業務時間内に終わらないのは、こうした社内業務にも多くの時間をかけているからなのです。


急な顧客対応


営業職の仕事の中心がクライアントとの商談ですが、勤務時間外に急な商談が入ってしまうこともあります。事前に1日の予定を立てていても、顧客の都合や要望による予定変更が日常的に起こります。緊急の問合せやクレームが入れば、対応しなければなりませんし、その日のうちに訪問しなければならないクライアントがいれば、就業時間後に出向くこともあります。すると必然的に、残業や休日出勤をしなければ仕事が片付かない状況になります。


業種によっては、商談後、得意先との付き合いが習慣化していることもあります。接待のためとはいえ、会社によって飲み会は労働時間にカウントされず、残業の対象にならないこともあります。とはいえ、仕事のために拘束されることに変わりありません。営業職は、仕事に費やす時間が長く、決められた労働時間内に業務を終わらせるのは困難だと言えるでしょう。


社内会議


社内での会議や打合せが多いと、営業職は本来の業務のための時間を奪われることになります。会議や打合せのために資料を作成する時間も必要です。形骸化した朝礼や夕礼、ルーティン化している会議も、営業職の労働時間を長くしている一因です。


こうした会議は緊急度が低く、重要度もさほど高くありません。生産性が高くない時間のために貴重な終業時間を使わねばならず、営業職の長時間労働に拍車がかかってしまうのです。


ノルマに追われる状況


営業は数字がすべてだとよく言われる通り、営業職にはノルマとも言うべき営業目標が設定され、給与に占めるインセンティブの割合が高い会社も少なくありません。評価対象の大部分を営業成績が占めれば、営業担当者同士が競争しながら成果を高められ、モチベーションを維持しやすいというメリットがあります。


一方で、数字を上げるためにがむしゃらに働くことが多くなり、業務時間を気にせずに仕事に取り組む営業担当者が現れるようになります。ノルマを達成していないと定時に帰りにくい雰囲気があるため、不本意な残業をする社員も出てきます。過度なノルマに比例して、必然的に労働時間が長くなる傾向が強いです。


時間効率よく営業活動で結果を出すポイント






労働時間が長くなりがちな営業職が労働時間内に業務を終えるためには、時間効率を上げる必要があります。この項目では、営業職が労働時間を短縮するためにすべきポイントを紹介します。


営業職の業務範囲の見直し


営業職の業務範囲を見直して、営業職がこなしている社内業務を減らせないか検討しましょう。営業職と顧客との商談機会が減ることは会社の利益の減少につながるため、避けるべきです。


営業職が本来の仕事である営業に専念できるよう、営業リストの作成やマーケティング担当者に、見積もりや請求書の作成、会議の資料作成などの事務業務を事務スタッフに依頼するなどして役割を分担し、業務効率化を図ることが重要です。


営業職と他部署のスタッフとの連携がうまく取れるようになるまで時間も手間もかかるかもしれませんが、一旦チームワークを構築してしまえば、以降、営業担当者がデスクワークに割く時間を短縮できます。


営業職と他部署のスタッフが作業を分担し連携しながら効率よく業務を進めて行ければ、営業職はこれまで以上に商談に集中できるため、質を高めながら仕事に取り組めます。


営業職が、営業以外の業務に割く時間を最小限にできれば、営業職の残業を減らすことはもちろん、業務の効率も質も向上でき、成果も自ずと上がっていきます。


オンライン商談の活用