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案件管理システムを使って進捗を可視化し受注に向け最適な営業活動を実施




案件管理システムを使って、今まさに商談が行われているすべての案件の進捗を可視化し、案件管理を徹底することは、会社にとってさまざまなメリットがあります。特に営業部門は目標達成に向けて、受注や売上の見通しを立て実行できるようになります。


この記事では、案件管理システムを使用する目的と、おすすめの案件管理システム6つを紹介します。選び方についても解説しているので、これから案件管理システムの導入を考えている企業や担当者にはぜひ読んでいきたい内容です。





案件管理とは

案件管理とは、顧客の情報と営業の進捗状況を記録して管理することを指します。営業担当者と顧客とのやりとりがどう進んでいるのか、商談の始まりから終わりまでの全プロセスを把握し、受注獲得に向けて改善を行いいます。


案件管理では、案件ごとに顧客の情報や商談の進捗状況を可視化することが重要です。


案件管理の目的


案件管理の目的は、大きく2つあります。1つは当該案件を受注に結びつけてチームが目標達成できるように導くこと、もう1つは、受注・打ち上げの見通しを立て、適切なマネジメントをすることです。


それぞれ詳しく見ていきましょう。


当該案件を受注に結びつける


案件管理の最初の目的は、今進めている当該案件を受注に結びつけることです。マネージャーは、案件情報を把握し、状況をチェックして、すべき対応を指示します。営業担当者は、マネージャーから常に適切なアドバイスをもらいながら、顧客対応をすることができます。


営業部のマネージャーは、営業チームが目標を達成できるように導くことが仕事です。このまま進んでいけば達成できるのか、未達成になりそうな場合にはどのような対策を講じるのか、案件管理で得た情報を元に戦略を設計します。


受注・売上の見通しを立てる


マネージャーは案件管理を通じて受注や売上の見通しを立てます。年初に立案した事業計画の予算に対し、各月の実績はもちろん数か月先までの受注と売上を予想し、毎月修正しながら目標達成できるように導きます。


業績予想を立てるには、今商談が進んでいる案件の状況が主な判断材料になります。特に次月以降の受注・売上予想は現在の案件状況を元にしますから、案件管理によって受注や売上を予測しやすく、業績予想が立てやすいです。


その上で、マネージャーは、営業担当者が顧客に最適な提案ができるよう、マネジメントします。案件管理では、案件ごとの提案状況を可視化し、常にレビューできるような状態にしておくことが重要です。


案件分析を行い、次に活かす

個別の案件の失注原因や受注の要因を分析し、次の商談に活かします。案件管理をしていると、案件がクローズしたときに一連の流れが可視化されており、受注でも失注でもその原因の分析がしやすいです。分析結果を組織全体で共有すれば、営業プロセスの改善はもちろん、製品やサービスの改善・強化につなげることができます。


案件管理の中に分析結果を残しておけば、新たな案件に対応するときに役立つこともあります。似たような案件であれば参考にできますし、営業担当者の教育資料としても活用できます。



案件管理システムを使用する3つのメリット






案件管理をするのは、非常に手間が掛かります。Excelで案件管理をしている企業も多いですが、非常に手間がかかるうえ、Excelには出先から入力も共同編集もできません。代わりに案件管理システムを使うことをおすすめします。


この項目では、案件管理システムを使用するメリットを3つ挙げて紹介しますので、是非参考にしてください。


分析が簡単


案件管理システムでは、商材や期間ごとの売上見込みや実績、入力データを元にしたグラフの作成も簡単にできます。営業フェーズでの案件維持率を、グラフなどを使って科しかすれば、それぞれの担当者の得意不得意が明確になり、適切なフォローができるようになります


営業担当者同士が、それぞれの営業フェーズを分析し合うのも有効です。受注に至らない原因となるボトルネックを発見し、改善につながる可能性があります。


案件の進行状況を可視化できる


案件管理システムを使用すると、すべての取引案件について、どの顧客に、どの営業担当者が、いつ、どのような対応を行ったのか、可視化できます。同時に、今、誰がいくつ案件を担当しているのか、営業担当者の状況をリアルタイムで把握できます。


状況が可視化されると、進捗が遅れている案件にアラートを出すことができ、商談が停滞している案件やフォローが必要な案件に対してマネージャーが先回りしてアドバイスできます。


情報の共有ができる


案件管理システムを利用しない場合、営業担当者が1人で案件を管理するため、営業活動が属人化し、マネージャーやほかの営業担当者との進捗状況の共有はできません。


ところが、案件管理システムを利用していれば、商談の記録を入力するだけで部署や部門はもちろん会社全体でも案件の進捗を共有できるため、案件の進捗を確認しやすいです。


また、トップセールスのノウハウを営業部門全体で共有してナレッジを標準化すれば、他の営業担当者のスキルアップにつながります。営業職は属人化しがちだと言われることが多いですが、案件管理を元に、個人のスキルアップと営業チーム全体の底上げも可能です。


おすすめの案件管理クラウドシステム


案件管理システムを使うと、商談の進捗を可視化しやすくなるため、受注や売上の予測がしやすく、営業チームを目標達成に導きやすくなります。


この項目では、おすすめの案件管理システムを6つ、ピックアップして紹介します。


Pipedrive



Merが提供するpipedriveは、エストニア発の案件管理システムです。リードや案件の管理、顧客とのやりとりの追跡、タスクの自動化、分析とレポート機能など、営業活動を支援する機能を搭載しています。


案件管理システムの導入と活用にかかる導入コストや学習コスト、運用コスト、カスタマイズコストを削減し、生産性を向上させます。話やメール、カレンダーなど、今使っているグループウェアと双方向同期できるため、入力の負担を軽減できます。

リード獲得機能も充実しています。同期した連絡先を元にリードを事前に審査して情報を引き出すため、アプローチ前の対策もバッチリです。商談前の資料作成にかかる時間の削減にもつながります。リード管理、商談・顧客管理、行動管理まですべてカバーし、営業担当者が営業活動に割ける時間を増やします。


モバイルアプリの用意もあり、どこからでもメールや電話、タスクのチェックや案件確認や更新のような、営業活動に必要なことをすべてモバイルから行えます。




eセールスマネージャー Remix cloud



eセールスマネージャーRemix Cloudは、営業担当者はもちろんマネージャーも直感的に操作できるように設計されている国産の案件管理システムです。純国産のシステムですから日本企業の営業スタイルに特化しています。

スマートフォンに標準対応しており、営業現場での使い勝手を第一に考えているため、操作しやすいのが特徴です。導入後は専任の支援チームが定着するまでサポートします。

eセールスマネージャーRemix Cloudは、シングルインプット・マルチアウトプットが可能です。通常は案件や顧客の情報、スケジュールについてそれぞれ入力しなければなりませんが、いずれかの項目に入力した内容が紐付いたすべての項目に反映されます。入力の負荷が少なく、時間と手間を削減できます。

eセールスマネージャー Remix cloud


Knowledge Suite


Knowledge Suiteは、ナレッジスイート社が提供する総合ビジネスアプリケーションです。案件管理システムと顧客管理システム、グループウェアが1つにまとまっており、関連部署との情報共有が簡単にできるようになります。

CRMやSFAは、利用人数によって月額料金が変動する従量課金制が多いですが、Knowledge Suiteは企業ごとの月極料金で利用できるため、利用人数が多い場合も安心して使えます。

Knowledge Suite

楽楽販売


楽楽販売は、受注から発注、請求、入金、支払、売上や仕入れ業務まで、受発注管理に関する情報を一元管理できるシステムです。画面レイアウトやデータの表示形式などを自社が使いやすいようにカスタマイズできます。


楽楽販売に入力したデータはCSV形式のため、PDFや印刷用など、様々な形式に出力できます。帳票発行やメール送付などの何度も繰り返す業務を自動化でき、業務工数の削減にもつながります。アラート機能があり、対応漏れなどのミスも軽減できます。


楽楽販売


iRedmine


Redmineはプロジェクト管理ができるオープンソースソフトウェアです。社内との情報共有はもちろん、やるべき作業の記録と管理できます。Webアプリケーションなので、複数人が同時にアクセスして共同で作業を進められます。


Redmineで最もよく使われている機能は、「チケット」と呼ばれ、やるべき作業を管理します。ガントチャートやカレンダー、ロードマップなどで表示されるので、進捗をひと目で確認できます。作成したメモをチームで共有する「Wiki」、メンバーへ周知したいことを載せる「ニュース」、SubversionやGitなどと連携できる「リポジトリ」などの機能があります。


iRedmine


案件管理システム導入のポイント



案件管理システムはさまざまなものがあり、どれが自社に合っているか、判断が難しいと考える人は少なくありません。


ここでは、案件管理システムを導入する際のポイントを解説します。


顧客管理から行動管理まで幅広く対応しているか

案件管理システムは、自社の業務内容や扱う製品やサービスによって、必要な項目が異なります。

案件管理システムと言っても、案件を管理するだけのものから、マーケティング施策と繋げる機能がついたものまで、様々なツールがあります。高機能で便利な顧客管理システムでも、営業担当者にとって使いにくいシステムは定着しづらく、思ったような効果を得られません。また、自社にとって必要のない機能がついた多機能なシステムを選ぶと、コストが高くなりますから、必要最低限の機能を持つツールを選ぶことが重要です。


ただし、案件を管理するには、顧客管理から行動管理まで、幅広く対応していることが重要です。案件管理はもちろん、名刺管理機能や営業支援システム、顧客管理システムなど、営業活動に付随する機能に幅広く対応したシステムを選ぶと、1つですべてが完結するため、導入および運用コストを抑えながら、営業最適化を図れます。


モバイルデバイスに対応して使いやすいか

営業担当者は客先を訪問する機会が多いため、外出が多い職種です。移動時間などのスキマ時間を効率よく使うため、案件管理システムはスマートフォンやタブレット端末などのモバイルデバイスに対応したものを選ぶのがおすすめです。


選ぶ際には、実際にシステムに入力する現場の意見をよく聞いて、使い勝手のいいものを選ぶべきです。高いコストを払って導入しても、実際に入力されなければ、案件管理をすることは難しいからです。リモート環境からでもアクセスしやすいシステムであることも、重要なポイントです。

 

様々なアプリ等と連携機能があるか


社内に既に導入している他のツールと連携できるかも重要な選択肢です。メールやカレンダー、チャットツールと連携できれば、顧客はもちろん、社内のスタッフとも連絡がスムーズになり、業務効率化がさらに進みます。なかには、顧客とのコミュニケーションが増えた結果、ポジティブな関係性を育めたという事例もあります。


すでに導入していて便利に使っているツールがあれば、案件管理システムと連携できるかどうか、しっかり確認すべきです。


案件管理システムで商談を可視化し着実な目標達成を


案件管理では、案件ごとに顧客の情報や商談の進捗状況を可視化することが重要です。そのためには、営業担当者が案件管理システムに商談の進捗をこまめに入力することが求められるため、自社のビジネスに合っていて、かつ、現場の営業担当者にとって使い勝手のUIのものを選ぶことが重要です。


Merが提供するpipedriveは、エストニア発のCRM/SFAツールです。世界中の95,000社が導入し、高い評価を得ています。カスタマイズ性が高く、zoomやSlack、G suiteをはじめとした150種類以上のアプリと連携でき、自社の用途合わせたカスタマイズが可能です。


「pipedrive」は、初期費用0円、年間払いの場合、月額1,500〜6,000円/1ユーザーで利用できます。14日間のフリートライアル期間を設けており、使いやすさを確認してから導入できます。ぜひお試しください。