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無料で使える業務効率化ツール7選|ツールを使って生産性向上を目指そう


日々の業務フローの中には、多くのムダがあります。人によって仕事の進め方が違うこともあるため、業務効率化のためにマニュアルを制定している会社もあるかもしれません。


とはいえ、実務ではマニュアルを参考にすることはさほどなく、効率化されたスタイルで業務が進められていないケースは少なくないでしょう。


この記事では、業務効率化の進め方とおすすめの無料ツールを紹介します。





業務効率化とは


業務効率化とは、日常の業務からムダを見つけ出して減らし、生産性を向上するため業務改善を行うことを指します。


業務効率化を進めると将来的なコスト削減につながるため、あらゆる企業が業務効率化に取り組むべきです。業務効率化は、企業の躍進に欠かせない課題と言えます。


業務効率化のために必要なこと


業務効率化を進める場合、一体どのようなことをすべきでしょうか?この項目では、業務効率化のために必要なことを2つ、紹介します。


どの業務を効率化したいのかを決める


業務効率化を進めるには、まず、各工程のどこにムダがあるかを明確にし、どの業務を効率化すれば課題解決になるか、検討します。そのため、最初に取り組むべきは業務フローを可視化することです。


実際の業務フローを明確にする際、各工程について次の項目を把握します。


・誰が

・いつ

・どのような業務を

・どの程度時間をかけているか


浮かび上がる課題は組織によって異なりますが、中には次のような課題が浮かび上がってくることがあるでしょう。


・成果に直結しない作業に時間がかかっている

・人によって業務の取り組み方が違う


このように業務フローの中からムダを洗い出し、改善すべきポイントを明確にします。


業務効率化を実現できる方法を見つける


次に、業務効率化を実現できる方法を見つけます。


例えば、成果に直接関係ない業務に膨大な時間を費やしているなら、ツールを導入して自動化を進めるといいでしょう。またその業務自体がなくても問題ないなら、思い切って辞めてしまうのも手です。


人によって業務の進め方が違うため効率が悪い場合は、業務フローを見直し、マニュアルの整備や改善をするのがおすすめです。1つの作業を複数人で行っている場合、同じような作業を1つにまとめ、1人でできるよう改善します。社内にある情報を探すのに時間がかかる場合、社内の誰もがアクセスできるようデータベースを活用したり、すべての情報をクラウドで管理したりするといいでしょう。


すべての業務フローを見直し、社内のリソースだけでは対応しきれないと判断した場合は、外部に委託することを検討しましょう。


とはいえ、見つけた課題を一度にすべて改善するのは、現実的ではありません。優先順位を決め、1つずつ着実に改善していくほうが、成功率が高いです。改善後のインパクトが大きい順に優先順位をつけましょう。



業務効率化ツールを多くの企業が導入している理由とは


近年では、多くの企業が業務効率化ツールを導入しています。業務効率化ツールの適切な導入が、業務効率化につながるからです。


この項目では、多くの企業が業務効率化ツールを導入している理由について解説します。


業務量が変わらないなかでの労働人口減少

近年、働き方改革が推進されている理由の1つとして、少子高齢化に伴い生産年齢人口が減少していることが挙げられます。とはいえ、労働人口はどんどん減少しても業務量そのものは変わらないため、業務効率化は必須です。


また、従業員にとって働きやすい企業でないと、定着率は上がりません。育児や介護との両立など従業員それぞれの事情に応じた多様な働き方を選べるなど、従業員にとって魅力ある企業であり続けるためにも、業務効率化ツールを導入する企業は増えています。


コロナで加速したDX化の推進

2020年以降、新型コロナウィルスの影響で、テレワーク(リモートワーク)を導入したり、検討していたりする企業が多いです。長引く新型コロナウィルスの影響でもありますが、国が推し進める働き方改革関連法法に対応するためでもあります。


出社しないと業務が成り立たない業界・業種を除き、勤務形態をテレワークに切り替えたり、検討したりする企業は、実際増えています。


一方、テレワークという働き方には、従業員同士が対面でコミュニケーションを取れないため、生産性を下げないようにする工夫が必要です。そこで役立つのが、業務効率化ツールです。企業はITツールを導入して業務効率化を徹底し、新しい日常に備える必要があります。


無料で使える業務効率化ツール




業務効率化ツールには、無料で導入できるうえ、使い勝手がいいものがいくつもあります。多くの企業で使われていて、定評があるツールを紹介します。


Googleドキュメント


Googleドキュメントは、Googleが提供している文章作成ツールです。クラウドで管理でき、複数のユーザーでのファイル共有や同時編集が可能なため、テレワークに最適なツールです。Googleアカウントがあれば誰でも無料で使えます。


Googleドキュメントはインストール不要で、URLをやりとりしてファイルを共有します。ファイルにアクセスする人を制限でき、閲覧や編集の権限も適宜変えることができます。編集の権限がある人全員が同時に編集でき、今誰がどこを編集しているのか色別で表示されるためひと目でわかりますし、編集履歴を見れば、誰がどのような編集をしたのか確認できます。


コメント機能や提案モードを活用すれば、アドバイスしたい箇所にコメントを残すことや、よりよくするための提案もできます同じ場所にいなくても一緒に仕事を進められるため、業務効率化を図れます。


Googleドキュメントのほか、表計算ソフトであるGoogleスプレッドシート、プレゼンテーションソフトであるGoogleスライドも、Googleドキュメントと同じように共有して使えます。スマートフォンやタブレット端末用のアプリケーションもあります。


Googleカレンダー


Googleカレンダーは、Googleが提供するスケジュール管理ツールです。Googleドキュメント同様、クラウド上でスケジュールを管理でき、OSを問わず利用できます。スマートフォンやタブレット端末用のアプリケーションもあります。


Googleカレンダーは、Googleの他のサービスと連携できます。オンライン会議の予定を設定する際、ボタンを1回クリックすればGoogle MeetというGoogleが提供するビデオ会議機能のURLをその場で発行できます。予定の日時にカレンダーにアクセスしGoogle MeetのURLをクリックすれば、すぐに会議に参加できます。


Googleが提供する組織向けオンラインアプリケーションセットであるGoogle Workspaceを導入すれば、 社内のメンバー間の予定調整を効率的に行えます。Google Workspace の Google カレンダー は、同僚の予定を簡単に確認できるうえ、会議室の空き状況を確認しながら参加者全員に会議に招待できます。そうした招待をもらった日時に不在の場合には自動で招待を辞退する機能もあり、チーム内の会議のセッティングを効率的に進められます。


Dropbox

Dropboxは、インターネット上でファイルの管理や共有を行えるクラウドストレージサービスです。クラウド上に全てのデータを保存するため、手持ちの別のデバイスからデータにアクセスできますし、共有フォルダを介して社内の別のチームやほかの部署のメンバーなどにも簡単にファイル共有が出来ます。


Dropboxに無料で保存できるデータ容量は2GBまで。接続できるデバイスは、1アカウントにつき3台までです。有料プランに変更すれば、Droboxに保存できるデータ容量の上限を引き上げたり、共有権限設定などの機能を付けたりできます。


Evernote

Evernoteは、情報を書き込むためのメモアプリです。 テキストのほか画像や動画、PDFファイルなども保存できます。Evernoteは、アイデアを書き留めたり、業務の中で得た情報をメモしたりする人が多いです。フォルダごとに分類して保存できるので、「プライベート」「仕事」などに用途を分けてメモを保存できるため、使い勝手がいいです。


マルチデバイスに対応しており、Web版のほか、iOSアプリやAndroidアプリからもメモを残せます。高速にメモを取るためのEvernote専用のアプリ「FastEver」の提供もあります。


無料プランの場合、同期端末台数は2台まで、オフラインでの保存ができないなどの機能制限があります。また、無料プランの月間アップロードの上限が60MBのため、動画やデザインデータのような容量の大きいファイルを扱う場合、有料プランでの利用が大前提となります。


有料プランでは、アップロード上限が200MBまでに引き上げられます。また、ユーザーを管理しながら複数人で共同作業をするなら、TEAMSプランの契約が必須です。


Slack

SlackはSaaS型のチャットツールです。チャットツールにはSlackのほか、ChatworkやFacebookメッセンジャー、LINE WORKSなどがありますが、Slackとほかのチャットツールとの一番の違いは、ビジネス用に設計されていることです。


PCのほかスマートフォンやタブレット端末からの利用が可能で、OSごとにアプリが提供されています。時間や場所を選ばず、スムーズにコミュニケーションできるため、ビジネスの効率アップが可能です。


拡張機能が充実しており、外部連携がしやすいです。既に紹介したGoogleドライブやGoogleカレンダー、これから紹介するTrelloなどのサービスと連携でき、Slackに通知が来るよう設定しておけば作業効率が上がります。


Zoom

Zoomは、セミナーや会議をオンラインで開催するために開発されました。パソコンやスマートフォン、タブレット端末からビデオ会議や電話会議に参加できます。セミナーや授業、講義などにも使われています。


Zoomには無料版と有料版があります。両者の違いは、通話時間の制限の有無、追加機能の有無ですが、無料版でもほとんどの機能を使えます。利用できる時間は40分間で、参加メンバーのPC画面を共有しながら会議や打合せができるうえ、100人まで同時に会議に参加できます。自分のパソコンに、ミーティングを録画した映像の保存もできます。


ただしZoomは、ほかのサービスと連携できません。会議の連絡はほかのサービスの利用が必須です。画面共有は簡単にできますが、ファイルなどデータの共有はできないため、こちらもほかのサービスを使ってやりとりする必要があります。ただしチャット機能があるため、その場でGoogleドキュメントなどのURLを交換することは可能です。


Trello

Trello(トレロ)は、タスク管理ツールです。カンバン方式と呼ばれるカードを使った視覚的な管理方法を採用しており、チームで効率的にタスクを共有できます。各タスクにはコメントやフィードバックを残せます。アクティビティログを確認すれば、タスクが完了するまでのプロセスも可視化されます。


クラウド型のサービスなので、パソコンやスマートフォン、タブレット端末を使い、時間や場所を問わず簡単にアクセスできます。出社しているスタッフとテレワークのスタッフがいても、必要な情報を共有し、チームメンバー全員がタスクの進行状況をひと目で把握できます。


業務効率化ツール選定のポイント


有料・無料問わず業務効率化ツールはいくつもあり、選定に頭を悩ませることもあるでしょう。ここでは、業務効率化ツールの選ぶ際のポイントを3つ、紹介します。


費用感は妥当か

業務効率化ツールには、無料で使えると有料で使えるものがあります。有料の場合、導入コストと運用コストを算出し、投資利益率の高いツールを選びましょう。また、無料ツールでも、設定やスタッフ全員が使いこなせるようにまでに時間がかかります。育成コストも考慮して選ぶべきです。


社内システムとの連携が可能か

業務効率化ツールを導入する際、自社で既に運用しているシステムやツールがあるなら、連携できるかどうか導入前に確認しましょう。業務効率化ツールには、それ1つで十分機能するものもあれば、ツール同士を連携させることでさらに業務改善が進むツールもあります。


サポート体制の充実 

業務効率化ツールには、海外製のツールも多くあります。導入後、マニュアルが日本語対応しておらず放置になってしまったり、すぐに連絡を取れるサポートセンターがないため使い方がわからなかったり、サポート体制の不備によって、コストだけ払って使いこなせないまま、ということも少なくありません。


業務効率化ツールの導入時には、電話やメール、チャットですぐに相談できるサポートセンターがあるか、マニュアルなどの資料の有無と日本語対応について、しっかり確認しましょう。


業務効率化ツールは自社に合うものを吟味して選ぼう

業務効率化は、日常の業務からムダを見つけ出して減らし、生産性を向上するため業務改善を行うことです。日々の業務フローを見直して業務効率化を進めると、将来的なコスト削減につながります。業務効率化ツールの導入は、有料・無料問わず、自社に合うものを吟味して選ぶことが重要です。


Merでは、営業管理ツールであるpipedriveと営業効率化に最適なリードジェネレーションツールであるLeadPoolを提供しています。



「pipedrive」は、エストニア発のCRM/SFAツールです。CRM/SFAの導入と活用にかかる導入コスト・学習コスト・運用コスト・カスタマイズコストを削減し、生産性を向上させます。自動化による業務効率アップはpipedriveが得意な分野です。手作業で時間がかかっていた部分についてどの機能を使えばよいのか、pipelineが教えてくれます



LeadPoolは企業属性×人物ペルソナを元に、指定した条件を元にキーパーソンリストを生成し、キーパーソンへのアプローチを効率よく進められるようサポートします。


チャットやメール、Web面談にて、使い方を熟知したカスタマーサクセス担当者がクライアントを常にサポートします。できるだけ短期間にスムーズに進めたいなら、ぜひお問い合わせください。