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業務改善の目的とは？効果的に進めるポイントと基本手順を解説
業務改善は今や企業にとって欠かせない取り組みです。労働人口の減少や働き方改革の影響もあり、業務改善を実行し多角的な改善に取り組んでいる企業は少なくありません。
この記事では、業務改善の概要や業務改善によるメリットを踏まえ、業務改善を進めるステップとポイントについて解説します。業務改善についてしっかり理解しておけば、業務改善をスムーズに進められるはずです。
1. 業務改善とは
業務改善とは、会社の生産性を高め職場環境をより良くすることを指します。
会社の利益を向上するには、高品質な商品やサービスを安定したスピードで提供することが必要です。このような本来得るべき利益を得るには、今抱えている課題やトラブル、ムダな作業などを解決する業務改善が必須です。
業務改善は、従業員のモチベーションを維持するのにも役立ちます。業務内容や職場環境に不満を抱えていると、モチベーションの低下はもちろん、離職に繋がることも考えられます。
ユーザーに高品質な商品やサービスを安定供給し、従業員が働きやすい職場環境を提供するには、業務改善は必須でしょう。結果的に自社の業績改善にもつながるため、業務改善には積極的に取り組むべきです。
経費削減と業務改善の違い
業務改善と経費削減は、全く別の事柄です。業務改善を進めた結果、経費削減につながることは多々ありますが、業務改善と経費削減はイコールではありません。
業務改善は、経営効率化に向けてすべての業務を対象に実施するため、会社の体質そのものの改善につながります。抱えている課題や悩みは、当然ながら会社によって異なります。時には、長期にわたり業務改善を進めなければならないケースもあるでしょう。
一方の経費削減はコストカットが目的です。電気代や水道代、通信費のようなインフラにかかる費用を削減したり、ランニングコストがかかるものを見直したり、経費削減となることを実行して自社の利益につなげます。経費を削減できる事柄を見つけて実行すれば、経費削減を必ず達成できます。
このように、業務改善と経費削減とでは目的が異なります。関連はありますがイコールではないことを理解しておきましょう。
2. 業務改善が必要な理由
業務改善を進めると、生産性の向上と人材育成につながります。自社はもちろん、社員にとっても有益です。この項目では、生産性と人材育成の観点から、業務改善が必要な理由を解説します。
生産性
業務改善の一環として作業工程を見直すと、生産性の向上につながります。現場で行っている作業や業務のなかには、昔からのやり方や慣れた手順だからと、無駄な工程が多い作業を続けていることがあります。無駄の多い作業は効率が悪く、時間や人件費、モチベーションなど多くのモノ・コトをロスしてしまいます。作業工程の見直しによって、こうしたロスを減らし、業務の効率化を達成できます。
業務フローを改善して確認作業を減らしたり、部門間のやりとりはWeb上で完結させたりという対策によって、生産性の向上を図れます。業務にかかる時間を含め、企業全体を俯瞰して業務改善を進めるといいでしょう。
人材育成
人材育成は、社員にも企業にも有益です。社員には、自分のスキルや能力のアップによって課題解決能力が向上し、仕事に大きなやりがいを感じられるようになります。また、会社自分のことを考えてくれていると感じられるため、会社に対する信頼感が高まります。その結果、離職の防止が期待できます。
一方、会社にとっては、社員の成長によって組織全体のパフォーマンスを上げられるというメリットがあります。目の前の実務をこなすだけでなく、主体性を持ち計画的に行動でき、事業の発展に貢献できる人材を育てることが必要です。
業務改善としての人材育成では、マネジメントや管理体制、社員の意識などについて現状を分析し、社内で共通認識化するところから始めます。重要なのは組織として継続的に取り組むことです。
3. 業務改善をすることのメリット
業務改善を実施することには、多くのメリットがあります。この項目では3つのメリットを挙げ、解説します。
生産性の向上
業務改善によって不要な業務の削減や業務の標準化が進み、業務フローをマニュアル化しやすくなります。マニュアルが整備されると人材育成にかかる時間コストを短縮でき、業務の属人化を避けることができます。
特に業務の属人化は、退職によるリスクがあります。人材育成の際、マニュアル化しにくいといったリスクもあります。組織として業務の質を一定に保つには、属人的な作業を見直し、標準化する必要があります。
コスト削減
業務改善によって、不要なコストを減らす効果が期待できます。日常の業務の中で最もコスト削減につながりやすいのは、ペーパーレス化でしょう。
紙ベースでの情報共有には、用紙そのもののコストのほかインク代、コピー作業への人的コストがかかります。書類整理のためのファイルや保管スペースが必要なうえ、必要な資料を探し内容を確認するのに時間がかかります。誤って紛失してしまう可能性も否めませんし、不要になった書類を破棄するのにも費用がかかります。
1つ1つを取り上げると大したコストではないように見えますが、積み重なると大きな金額になることも。こうしたコスト削減のため、ペーパーレス化する企業が増えています。
作業のIT化もコスト削減につながります。人件費は、企業における最大コストと言っても過言ではありません。一つの業務に携わる人数が多ければ多いほど、人件費が増加しやすいです。こうした人件費の削減のため、業務のIT化を進める企業は少なくありません。 請求書の作成から郵送までのすべての流れをIT化するサービスの導入など、取り入れやすいIT化のためのサービスを選ぶといいでしょう。
また、社内で行わなくてもよい作業をアウトソース化するのもいいでしょう。コア業務に集中できるようになった結果、利益がアップすれば、人件費の削減と同等もしくはそれ以上の効果を得られます。
働き方改革
働き方改革は、企業の成長戦略と従業員の人材育成の要となります。働き方改革とは、少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少と働くニーズの多様化などの課題に対応し、働く人が抱える個々の事情に応じた多様かつ柔軟な働き方を選択できることを目指す改革です。
働き方改革を進めるには、いくつかのポイントがあります。そのうちの1つに業務改善があります。働き方改革と業務改善を並行して行うには、自社の課題を洗い出し、自社の業務改善と働き方改革の目的を明確に定めることが重要です。 長時間労働の是正、生産性の向上、ワークライフバランス、多様な人材育成など、改善点は多岐にわたります。
4. 業務改善を進める上での重要点
この項目では、業務改善を進める上での重要点と、業務改善のステップについて解説します。
業務の可視化
業務やプロセスを可視化すると、業務の全体像を把握できるうえ、認識を共有できます。また、作業の属人化を防ぐことも挙げられます。
業務の可視化は、初めに項目の一覧化や業務フローを作成します。ポイントは、今実行している業務をできるだけ漏らさずに洗い出すことです。
項目の一覧化や業務フローの作成には、ある程度のスキルや経験が求められるケースも多くあります。現場の担当者に依頼したり、担当者へのヒアリングを通じて整理したりするのがおすすめです。
項目の一覧化や業務フローの作成を通じて、工程の中にある無駄を発見することもあります。このような無駄を改善するだけで、工数削減につながることもあります。複数の部署で重複して行っている確認の実施など無駄を見つけることも同時に行っていきましょう
昨今では、ITツールを導入し、業務の可視化を実施している企業も増えています。
業務改善の目標を設定する
業務効率化の目標には、業務効率化の目的に紐づいたKPIを設定します。KPIとは「重要業績評価指標」の略称です。KPIは単なる目標ではなく、目標の達成度合いを評価する評価指標を指します。
KPIは、売上や利益に関する指標、オペレーションや労務に関する指標の大きく2つに分けられます。売上や利益に関するKPI設計では、データに基づいた指標を立てることが重要です。指標が多すぎると評価が煩雑になるため、多くても5つほどに設定するのがおすすめです。オペレーションや労務に関する指標では、きちんと数字を示しておくことがポイントです。例えば労務なら、残業時間の減少などが見込めます。
優先順位の明確化
自社にあった業務効率化ツールを選定するためには現状の把握が不可欠です。どのような業務が行われているのか、工数はそれぞれどの程度使用しているのかを知る必要があります。
実際にツールを利用する現場の社員と共に細かくタスクを洗い出し、分析することで優先順位や効率化の焦点を当てるべきポイントが見えてくるはずです。
目標を立てる前に実際の業務との齟齬が起きることのないように、従業員の声を聞いてみると良いでしょう。
業務改善計画の作成
現状の課題や最終的なゴール、ならびに実施する方法について整理し共通認識を持つために、業務改善計画を作成します。単に「業務改善を行う」というだけでは、関連部署との共通認識を持てず、改善後にする効果測定の基準が明確になりません。業務改善計画を立案すれば、業務改善による期待効果や測定方法についても明確になります。
5. 業務改善の具体的なステップ
業務改善の重要点を踏まえ、実際に業務改善を行うのに必要な具体的なステップを4つに分けて紹介します。それぞれのステップですべきことを確実に実行すれば、本質的な業務改善を達成しやすくなります。
業務を全て可視化
初めに、既存の業務プロセスを可視化し、課題を洗い出します。業務フローを作成し、その中に課題を書き込むとわかりやすいです。同時に、特定の業務を変更した際に影響が及ぶ範囲なども記載しておくと、スムーズに業務改善を進められます。
優先順位と課題を明確にする
洗い出した課題をリストアップして優先順位をつけ、業務改善の目的と目標を明確にします。何のための業務改善を進めるのか、課題を明確にして考え取り組むと、施策効果が圧倒的に高くなります。
外注化の検討・ITツールの導入
改善対象となる業務が外部に任せられることやITツールによってカバーできるなら、外注化やITツールの導入を検討すべきです。
業務には定型業務と判断業務があり、定型業務は社内の人材による判断が不要なため、外注化しやすいです。一見定型業務でも、プロセスの途中に誰かの判断が必要ならば、外注することで効率性が落ちる可能性があります。既存業務を可視化し定型業務か判断業務かを指標に、外注化やITツールの導入を検討するといいでしょう。
業務手順書の作成
浮き彫りになった課題を改善したら、業務手順書を作成し、マニュアルに落とし込みます。業務をマニュアル化すると、社員1人ひとりが仕事の全体像を理解できるため、行動しやすくなります。それにより、作業品質の均一化が進み、業務の質と生産性の向上が見込めます。人材育成にかかる時間を短縮でき、業務が属人化するリスクを解消できます。
6.業務改善によって会社の生産性を高め働きやすい環境を実現しよう
業務改善によって、会社の生産性を高め職場環境をより良くなると、従業員のモチベーション維持につながります。また、高品質な商品やサービスを安定したスピードで提供できるようになり、本来得るべき利益を得られるようになります。自社の業績改善にもつながるため、業務改善には積極的に取り組むべきです。
Merが2021年12月から提供している「DIGLY」は、業務自動化構築サービスです。ノーコードツールを活用し、業務の自動化・効率化・可視化を迅速かつ圧倒的に高いコストパフォーマンスで実現します。重要指標を見える化し、リアルタイムで自動的にデータに反映させて業務効率を向上させます。経営の意思決定をスピーディに行えるようサポートします。
無料のテンプレートを用意しており、経営データや営業データの可視化が可能です。また、導入時には、課題や問題点をヒアリングしたうえで支援内容を提案します。自社に最適なツールとして稼働できます。
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