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業務改善に役立つフレームワーク厳選8選



働き方改革の推進と生産人口の減少による人手不足などによって、業務改善は企業にとって欠かせない取り組みとなっています。ところが、いざ業務改善に取り組もうとしても、手順やポイントを理解していないと、スムーズに進められません。


そこでこの記事では、業務改善について、進め方のポイントや業務改善に役立つフレームワークを紹介します。


業務改善フレームワークが重要な理由


フレームワークの本来の意味は「枠組み」で、業務改善におけるフレームワークは効果的に業務改善を進めるための分析方法を意味します。


この項目では、業務改善フレームワークの概要と活用する目的について解説します。


業務改善フレームワークとは


業務改善フレームワークとは、効果的な業務改善を推進するために、業務を分析する方法のことを意味します。業務改善のフレームワークは、業務の生産性向上や、膨大なデータやタスクの効率化など、さまざまな業務改善で役立つ重要なものです。


業務改善フレームワークを活用する目的


業務改善を進める際にレームワークを活用するのは、業務の進め方やそれぞれの業務の担当者を洗い出し、不要な業務がないかを可視化するためです。


フレームワークを活用すると、問題解決の糸口が明確になります。問題の可視化によってメンバー間での認識が一致し、業務改善を進めやすくなります。フレームワークを使うと、何について考えればいいのか絞り込めるため、新しい業務改善アイデアが浮かびやすくなるのもメリットです。



業務改善に活用できるフレームワーク8選



フレームワークは数多くあり、業務改善にあたり、どのフレームワークを選ぶべきか、迷うこともあるでしょう。この項目では、業務改善に活用できるフレームワークを8つ、厳選して紹介します。


BPMN(ビジネス・プロセス・モデリング表記)


BPMNとは業務プロセスの定義や描画法に関する国際標準のことです。ビジネスプロセスモデリング表記法のことを指し、手描きのシンプルな図から、充分な実装情報を記載する複雑なものまで、さまざまなものがあります。


BPMNが国際基準になっているのには2つの理由があります。1つは、言語のように、BPMNには独自の文法が存在します。文法が崩れてしまうと正しく機能しませんが、文法が正しければどの国の人にも理解してもらえます。


もう1つは、業務をモデリングできることです。業務を分解して階層化し、上位概念から下位概念に向けて業務を細分化できます。


BPMNは国際的な標準ではありますが、全社的な業務改革のような大きなプロジェクトではないなら、文法や業務の階層化を定義通りやる必要はありません。自分が所属する部門の業務や自分の仕事を可視化するためのフレームワークとして活用するといいでしょう。


ECRS(イクルス)


ECRS(イクルス)は、業務フローを可視化ではなく業務改善のために使われるフレームワークです。排除(Eliminate)、統合(Combine)、交換(Rearrange)、簡潔(Simplify)の頭文字を取っており、業務改善の手法として知られています。


イクルスは、業務フローを可視化した後、その業務をやめたり簡素化する作業を実施します。業務フローの中にある無駄を客観的に判断し、業務の重複などを防ぎます。


KPT

KPTとはアジャイル開発でよく使われる振り返りのフレームワークです。Keep、Problem、Tryの頭文字で、Keep(維持すること)、Problem(改善すべき問題)の頭文字を取っており、個人またはチームで案を出し合います。


例えば、アポイントを4件獲得できた場合は次のように考えます。


Keep…4件のアポイントを獲得できたこと

Problem…獲得までに時間がかかった

Try…商談には上司に同席してもらい上層部へのアプローチを依頼する


KPTは比較的シンプルなフレームワークなので容易に始められます。ただし、マンネリ化しやすいというデメリットがあるため、何のためにKPTを利用するのか目的を定めて、業務改善に繋げられるように意識することが重要です。


PDCAサイクル


PDCAサイクルとは、Plan(計画)、Do(実行)、Check(評価)、Action(改善)を繰り返し、継続的に業務改善を進めていく改善するフレームワークです。


PDCAサイクルは、生産や業務プロセスの中にある改良や改善を必要とする箇所を特定し、変更していくために提唱されました。各プロセスを分析し、PDCAのサイクルを継続的に回して連続的なフィードバックを行うという、ループ型のモデルです。


Plan(計画)では、目標・目的を設定し、アクションプランを立案します。なぜその目標や実行計画を立てるのか、自らの仮説に対し論理的なPlanを意識する必要があります。


Do(実行)は、Planを計画を実行に移します。


Check(評価)では、実行した内容を検証します。計画通りに実行できなかった場合は特に、計画通りに実行できなかった原因や理由を入念に分析します。


Action(改善)では、Checkによる検証結果を受け、今後どのような対策や改善を行っていけばよいか、検討します。ポイントは、Checkの段階で仮説の検証、要因分析がしっかりと行うことです。仮説の検証と要因分析が誤っていると、対応策の立案を失敗することがあるからです。


成長し続けている企業が新しい価値を創出するために、経営管理の重要度がさらに高まっています。PDCAを繰り返し回せば、全社の生産性が上がりパフォーマンスも最大化していくはずです。


バリューチェーン分析


バリューチェーン分析とは、ビジネスのどの工程でバリュー(付加価値)を創出しているかを分析するフレームワークです。バリューチェーン分析を行うと、各活動にかかるコストを把握できるためコスト削減につながるうえ、自社の強みと弱みを整理して競合との差別化を図れるというメリットがあります。


バリューチェーン分析をする際には、事業活動を主活動と支援活動に分けることから始めます。主活動は生産活動や営業活動、マーケティングなど、支援活動は人事・労務管理や調達活動のようなバックオフィス業務や技術開発などが該当します。


次にすべきは、どの活動に自社の強みと弱みがあり、どの活動にどの程度のコストが発生しているのかを分析することです。分析結果は、競合戦略とコスト戦略に役立ちます。


マンダラート


マンダラートは、仏教に登場する曼荼羅(マンダラ)とアートを組み合わせた造語です。その名の通り、曼荼羅模様のようなマス目の1つ1つにアイデアを書き込んで整理し、思考を深めるために活用します。紙と鉛筆があればできるため、手軽に実践できるフレームワークです。発想法、思考法として、多くの人が活用しています。


やり方はとても簡単です。紙に3×3のマス目を書きます。中央のマス目に思考を深めたい課題をかき込み、周囲のマス目に関連した語句を思いつくまま記入します。すべて埋めたら、中央のマス目以外の8マスから1マス選び、そこに書かれている言葉を別の紙に書いたマス目の中央に転記して同じことを繰り返します。


マンダラートは、大谷翔平選手が高校時代に活用していたことでも知られ、昨今ではマンダラートのアプリが開発されています。今後、活用範囲がさらに広まっていくことでしょう。


ロジックツリー(決定木分析)


ロジックツリーとは、問題の原因を論理的に分解し、真の原因を突き止めるためのフレームワークです。問題や課題をツリー状に書き出し、漏れやダブりがないように分解していきます。課題の原因を特定するための「WHYツリー」や、問題解決の手段を分解するための「HOWツリー」などがあります。


ロジックツリーを使えば、現状の課題の整理や理想像の策定、問題や解決策の洗い出しなどが可能です。作成手順は、中心となるテーマを決め、要素を書き出し、分解できるところまで分解し続けます。具体的な行動レベルまで分解すると、実効性が高まります。


MECE


MECE(ミーシー)とはMutually Exclusive、Collectively Exhaustiveの略で、「モレなく、ダブりなく」という意味を持ちます。ロジカルシンキングの基本となる考え方です。


複雑で大きな課題を、できるだけシンプルで小さな要素に細分化することを「構造化」と言います。構造化する際、漏れやダブりがあると、問題が解決できないばかり、同じことを何度も繰り返すことになり、非常に効率が悪いです。MECEは、こうした漏れやダブりを減らすために非常に重要な考え方です。MECEは。最適な切り分け方の指針となる概念と言えます。


MECEには、トップダウンアプローチとボトムアップアプローチという2つのアプローチ方法があります。


トップダウンアプローチは、物事の全体を構成する要素や目的、課題に沿った切り口で分類していきます。全体像を明確に定義付けできるときに有効なアプローチです。体系的かつ俯瞰的に物事を考えられ、ゴールを意識しやすいのがメリットです。全体像に誤りがあると漏れやダブりが発生しやすくなるというデメリットがあります。


ボトムアップアプローチは、要素を全て洗い出してグループ化して全体像を導き出します。全体像が不明瞭だったり、要素分解の見当がつかなかったりするときに役立ちます。適切な分類方法がわからない時や未知な領域についても思考を始められるのがメリットですが、全体像がわからないことにより、要素に抜けや漏れが生じやすいというデメリットがあります。


業務改善フレームワーク以外の業務改善の例


業務改善フレームワーク以外に、業務改善に役立つ事例があります。この項目では、アウトソーシングの活用、業務マニュアルの作成、業務改善ITツールの導入を例に挙げ、解説します。


アウトソーシングの活用


アウトソーシングを活用すると、業務効率化を図れます。アウトソーシングとは、外部の協力企業に業務の一部を外注することです。特定の業務をその業務が得意な専門業者に発注するため、業務の品質を高めながらコスト削減が図れます。自社の人材をコア業務に注力させるため、それ以外の業務をアウトソーシングしている企業もあります。


  • アウトソーシングできる業務の代表例は次の通りです。

  • 商品の梱包

  • 発送業務

  • Webサイトの制作や更新業務

  • 広告制作

  • 経理の仕分け など


昨今では情報技術の急速な発達に伴って、従業員の技術習得が追いつかず、人件費を増やせないため、情報分野でのアウトソーシングの需要が増加している傾向があります。

また、アウトソーシングの一種としてBPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)があります。自社業務の一部を切り出して外部に委託するアウトソーシングとは異なり、業務の企画や設計・施策の実行・分析までを一括して外部委託するのがBPOの特徴です。


BPOの対象となる業務範囲は広く、人事部や総務部など部門単位で行っていた業務を全て委託するといった事例もあります。

シェアードサービスもアウトソーシングの一種と言っていいでしょう。人事や総務、情報システムなどの間接部門をグループ企業間で集約するシェアードサービスは、企業内の人材や設備を集約できるためコスト削減につながります。

業務マニュアル作成


業務マニュアルの作成も、業務改善に役立ちます。長年の業務経験から得たノウハウを活かし作成する営業マニュアルは、業務をよりよいものにするのに役立ちます。

ベテランの担当者のノウハウをまとめたマニュアルを作成すれば、ベテランのノウハウを経験の少ない従業員にわかりやすく伝えられ、比較的短期間で即戦力に育てることができます。属人化しがちな業務もマニュアルがあれば、多くの人が対応できます。また、マニュアル自体が、会社の資産にもなります。

マニュアルの作成は、次のようなステップを踏んで作られます。

1.マニュアル作成の目的の明確化

2.マニュアルの適用範囲と作成スケジュールの決定

3.記載内容をピックアップし整理する

4.マニュアルを作成する

5.実際に運用し効果測定をする

6.必要に応じて修正する

社内でマニュアルを作成するには専門の担当者が必要なうえ、時間もコストもかかります。営業マニュアルの作成サービスを専門とする会社に依頼すれば、コストを軽減できます。


業務改善ITツールの導入


自社の課題解決や業務改善につながるITツールを導入すると、


業務にかかる時間や労力の削減につながるうえ、人的ミスや失敗のリスクを低減でき、業務改善につながります。

業務改善ツールには、タスク管理ツール、ルーティンワークやノンコア業務の自動化ツール、定型文入力ツールなど、さまざまな種類があります。自社の課題や業務改善の目的に合うツールはどれか、比較検討し、最適なツールを導入しましょう。


業務改善フレームワークは業務の課題を洗い出し可視化するのに役立つ


業務改善におけるフレームワークは効果的に業務改善を進めるための分析方法を意味します。業務を洗い出して自社の課題を可視化したり、業務改善に取り組む際の手順やポイントの選定にも役立つので、実践してみるといいでしょう。


また、即効性のある業務改善をしたいなら、アウトソーシングの活用や業務改善ITツールの導入がおすすめです。




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