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業務改善のアイデア5選|業務改善の流れと実施のポイントを紹介


テレワークやリモートワークの導入や働き方改革の推進により、業務の効率化が求められています。そのため、業務改善は今、多くの企業にとって大きな課題になっています。

この記事では、業務改善のアイデアを5つ紹介するとともに、業務改善の進め方、成功に導くための実施のポイントを紹介します。取り組む前に理解しておくと、業務改善をスムーズに進められるはずです。


業務改善とは


業務改善は、会社の生産性を高め、職場環境をよりよくするために行います。業務の目的や内容、業務全体のフローを見直して改善していきます。同じような言葉に、業務削減や業務効率化、経費削減がありますが、いずれも業務改善の一環です。業務改善を行う際には、業務削減、業務効率化、業務削減のいずれか、またはすべてを行うことになります。

業務改善は、会社の利益向上に役立ちます。高品質な商品やサービスを安定した速さで提供できれば、会社の利益は向上します。この本来得るべき利益を得るには、今抱えている課題を解決する必要があり、業務改善は必須です。

また、業務改善によって、従業員が働きやすい環境を整えることもできます。業務の無駄を省き、必要な業務に必要な時間をかけられるようになります。すると、残業時間の削減や生産性の向上が見込めます。

ユーザーに高品質な商品やサービスを安定供給し、従業員が働きやすい職場環境を提供するには、業務改善は必須といえます。結果的に自社の業績改善にもつながるため、業務改善には積極的に取り組むべきです。

業務改善の流れ

業務改善は、どのような流れで行うとスムーズにいくのでしょうか。ここでは、業務改善の流れを4つのステップで紹介します。

①業務内容を可視化する

最初にすべきは、既存業務を可視化することです。

従業員の誰がどのような業務を行い、どれだけの時間がかかっているのかをハッキリさせます。業務やプロセスを可視化すると業務の全体像を把握でき、改善すべきポイントを洗い出すことができます。業務の全体像を把握できるうえ、認識を共有できます。

業務内容を可視化する際のポイントは、今実行している業務をできるだけ漏れがないように洗い出すことです。漏れを防ぐために、項目の一覧や業務フローを作成することをおすすめします。

項目の一覧や業務フローの作成には、ある程度の経験やスキルが求められることもあります。現場の担当者に依頼したり、ヒアリングを通じて整理して作成したりするといいでしょう。近年では、ITツールを導入し、業務の可視化を実施している企業も増えています。


②無駄な業務や課題を把握する


業務を可視化することによって、課題や改善すべきポイントを把握します。

業務の可視化を通じて、無駄な業務や課題を把握します。何が問題で、どのように改善していくべきかを明確にし、改善目標を立案します。業務フロー全体、部署ごと、個人ごとに、それぞれの業務改善に向けて、目標を立てます。

課題を明確にして業務改善に取り組むと、何のために改善するのかがわかりやすいため、施策効果が高くなります。

③業務改善のアイデアを共有する

業務の可視化によって出てきた業務改善のアイデアを、従業員の間で共有します。

業務改善のアイデアや進捗状況をチーム全員で共有していない場合、複数の従業員が同じ作業を行うという非効率な状況に陥りがちです。アイデアや進捗状況を共有していれば、このような状態が起こる可能性は非常に低くなります。

また、コミュニケーションが自然と活発になるため、従業員同士の連帯感が生まれやすくなります。その結果、モチベーションを維持しながら業務に取り組む従業員が増えていくでしょう。

④業務改善アイデアを実際に行い、効果検証を繰り返す

業務改善のアイデアを共有したら、誰が何をいつまでにやるのかを決めていきます。このときに役立つのが「タスク管理ツール」です。紙ベースでは個人での管理となるため共有が難しいですが、タスク管理ツールを活用すればアイデアや進捗状況をチームで管理できるため、スムーズに進められます。

業務改善のアイデアを実行したら効果検証し、作業工程を工夫したり、工数を削減したり、改善に向けてPDCAを回します。これによって、より一層の業務効率化を期待できます。

業務改善のアイデア例

業務改善にはさまざまなアイデアがあります。ここでは、業務改善のアイデア例を5つ挙げて紹介します。このような例の中に自社や自部門の課題を解決できるアイデアがあるかもしれません。ヒントにしながら取り入れてみて下さい。

業務の分業化


業務の分業化により、特定のユニットや担当者が独自に行っていた業務を分業化するだけで、業務効率化を図れることも少なくありません。属人化していた業務を分散させることで、チームメンバーの一人ひとりに役割が生まれ、それぞれが自身の役割に徹することができるようになるからです。その役割を全うするための研修やトレーニングを受けることで、従業員1人ひとりをスピーディに即戦力へと育成できます。

文書を全て電子化にする


会議の資料や業務マニュアルのような文書をすべて電子化することで、印刷やコピーをする手間が省けます。文書の保管場所から特定の文書を探す時間と手間を削減できるため、効率的です。

文書を電子化すれば、クラウド上で文書決裁を完結できます。近年では、企業間の契約書の締結をクラウド上で完結できるサービスがあり、取り入れている企業が増えています。ビジネスをよりスピーディに進めるためにも、文書の電子化は重要と言えます。

リモートワークの有効活用


ネット環境が整ったことにより、多くの企業がリモートワークを取り入れています。リモートワークを有効活用すればオフィスに出社しなくても仕事ができるため、通勤時間や交通費などのコスト削減が実現します。

2000年以降は、コロナウイルス感染拡大によってリモートワークを取り入れる企業が増えている傾向にあります。住んでいる地域や就労場所にとらわれずに働けるリモートワークは、人材の有効活用につながります。今後、リモートワークというアイデアは、さらに注目されていくでしょう。

アウトソーシングの検討


業務をアウトソーシングすると、業務効率化を図れます。アウトソーシングとは、外部の協力先に業務の一部を発注することを指します。アウトソーシングでは、特定の業務をその業務に長けた外部の専門業者に発注するため、コストを削減しながら業務の品質を高めることにもつながります。

業務をアウトソーシングして自社の人材をより重要なコア業務に注力させるためにそれ以外の業務をアウトソーシングする、という考えでアウトソーシングを利用している企業もあります。

アウトソーシングの対象となる業務にはさまざまなものがあります。アウトソーシングできる業務の代表例は、商品の梱包・発送業務、Webサイトの制作や更新業務、広告制作、経理の仕分けなど。近年では、特に情報技術の急速な発達に伴い、社内の人材の技術習得が追いつかない、人件費を増やせないという事情から、情報分野でのアウトソーシングの需要が増加傾向にあります。

また、企業の業務プロセスを一括して外部に委託するアウトソーシングの一種としてBPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)があります。自社業務の一部を切り出して外部に委託するアウトソーシングとは異なり、BPOでは、業務の企画や設計・施策の実行・分析までを一括して外部委託します。BPOの対象となる業務範囲が広く、人事部や総務部など部門単位で行っていた業務を全て委託するといった事例もあります。

ほかに、人事や総務、情報システムなどの間接部門をグループ企業間で集約するシェアードサービスも、業務効率化のアイデアの1つです。シェアードサービスによって、人材や設備を集約できるため、コスト削減につながります。

このように、アウトソーシングの方法はいくつかあります。自社の課題解決につながる方法を選択するといいでしょう。

業務改善ツール・サービスの導入

自社の課題解決につながるツールやサービスの導入によって、従業員の時間や労力の削減につながります。人的エラーや失敗のリスクを低減できるため、業務改善につながります。

業務改善ツールには、タスク管理ツールや定型文入力ツール、ルーティンワークやノンコア業務の自動化ツールなど、さまざまなものが登場しています。業務改善の目的に合うのはどのようなツールなのかを比較検討し、最適なツールを導入しましょう。

業務改善に役に立つITツール

業務改善に役立つITツールにはどのようなものがあるのでしょうか。ここでは、グループウェア、情報共有サービス、マーケティングオートメーション(MA)、SFA・CRMの4つを挙げ、具体的にどのようなツールなのか解説します。

グループウェア


グループウェアとは、企業をはじめとした組織に所属する人々のコミュニケーションを円滑にし、業務を効率化するためのソフトウェアです。一旦導入すると長く使うことになるツールですから、慎重に検討すべきです。

グループウェアには次のような機能があります。


  • スケジュール管理

  • 設備予約

  • インフォメーション

  • ワークフロー

  • 文書管理

  • 電子会議室

  • ToDo管理

グループウェアを活用すれば、社内でのコミュニケーションが円滑になります。グループウェアにあるさまざまな機能を活用すると、部門や役職の垣根を超えた社員同士のコミュニケーションや情報共有がスムーズに取れるようになります。社内の活性化にもつながり、従業員が働きやすい環境を提供できます。

情報共有サービス


昨今では情報共有ツールの有用性が認知されてきており、多くの企業が情報共有ツールを導入しています。社内全体から部門、プロジェクト単位にいたるまで適切にコミュニケーションを取れるようになるため、意思疎通が円滑になっていきます。

情報共有サービスを導入しているのは大企業だけではありません。多くの中堅・中小企業が情報共有サービスを導入し、業務効率化が進み、職場環境の改善、会社全体の売上アップといった成果につながっています。

情報共有ツールを導入する大きな目的は大きく3つあります。

  • 社内のコミュニケーション促進

  • 業務の効率化

  • ノウハウの蓄積

情報共有ツールの導入を検討する際には、目的に合った機能をピックアップし、自社や部門、チームに必要な機能が搭載されている情報共有ツールを選びます。


情報共有サービスの多くが、利用する人数によってかかるコストが変わります。事前に情報共有ツールの利用者人数と費用を確認し、予算内で導入できるものを選びましょう。

マーケティングオートメーション(MA)

マーケティングオートメーション(MA)は、マーケティング業務の一部を自動化するツールのことを指します。見込み客の集客から情報の一元管理、見込み客の育成(ナーチャリング)の実施に役立ちます。

MAには、見込み客へのアプローチを自動化する機能や、顧客の属性や特徴に基づいたキャンペーンの管理、行動履歴や閲覧ページのスコアリングなどの機能があります。見込み客の収集から育成までのプロセスを自動化でき、成約数や売り上げの向上が期待できます。

MAツールの導入により、マーケターが手動で作業しなければならないメール配信や見込み客の管理などを自動化できるため、作業効率の向上につながります。成約につながりやすい見込み客(ホットリード)を把握できるため、営業効率の向上につながるというメリットもあります。

MAツールを単体で導入しても大きなメリットがありますが、次に紹介するCRMツール(顧客管理システム)と連携するとマーケティング部門と営業部門とのやりとりがスムーズになり、さらなる業務効率化を期待できます。

SFA・CRM


SFAとは営業支援システムのことを指します。営業を支援し効率化するシステムで、営業部の情報や業務内容を分析して効率化を図り、プロセスの中に潜むボトルネックを発見するのに役立ちます。

SFAは業務の自動化もできます。営業担当者の多岐にわたる業務の中から、企画書や提案書、見積書などの書類の作成やスケジュール管理のようなルーティンワークや定型業務を自動化し、事務工数や資料作成にかかる時間の大幅な時間削減を実現します。これにより営業担当者はコア業務に集中できるようになるため、業績や売上のアップにつながります。

CRMとは、顧客情報を管理するシステムのことを指します。CRMを導入する最大の目的は、売上と利益を上げることです。

CRMでは顧客の個人情報、購入履歴などすべての履歴を記録できるため、営業のほか、マーケティング、開発、情報システムなど営業と連携する複数の部門で共有できます。顧客との関係を強化するためにCRMを使用し、顧客を起点とした事業戦略の立案や営業プロセスの構築を実行し、管理します。

SFA・CRMを選ぶ際には、自社のビジネスモデルや業種を考慮します。業務改善に向けた目標を、SFA・CRMの導入によって叶えるために必要な機能をカバーしているツールを選びます。既に使用しているほかのシステムと連携できるかどうかもチェックすべきです。

業務改善を行う際のポイント

業務改善を行う際には、優先順位を明確にし、中長期にわたり継続的に行うことが重要です。この項目では、優先順位を明確にして計画を立てる方法と継続的に行うべき理由に触れながら、ITツールの選び方について解説していきます。

優先順位を明確にした改善計画

業務改善は、段階的に進めていくのが効率的です。計画を立てるにあたり、改善対象に優先順位をつけることをおすすめします。優先順位の判断基準は、改善の難易度と改善による効果です。難易度は、解決策に要する時間や費用などのコストを基準にします。改善による効果は、業務効率化や生産性向上など、業務改善によって得られる効果を基準にします。

優先順位の上位となるのは「改善の難易度が低いが改善による効果が大きい業務」です。反対に優先順位の下位となるのは「改善の難易度が高いが海瀬による効果が小さい業務」です。

優先順位を付けたら、改善計画を立てます。改善の方法やアイデア、目標のほか、改善前後の変化をデータとして残しておくのがおすすめです。数値で残しておけば、業務改善による効果を客観的に評価できます。

中長期の期間、継続的に行う


優先順位が低い業務改善の中には、費用はさほどかからないものの、長い時間が必要なものもあります。すぐに結果が出る短期的な業務改善ばかりを重視していると、中長期的な業務改善の成果を見失ってしまうことになりかねません。

業務改善を行う際には、中長期的な視点を持って粘り強く取り組み、結果につなげていくことも重要です。そうした改善に取り組む従業員の、モチベーション維持のための工夫も必要です。

自社の課題にあったITツールの選択

業務改善の立案の中でITツールの選択時には、使用する現場のスタッフにヒアリングをし、自社の課題に合ったものを選ぶべきです。業務改善を計画する際の中心人物は管理職や上層部であることが多いですが、必ずしも現場の状況を知っているとは限りません。現場の声を聞き、本当に改善が必要なのか、どうしたら業務改善ができるのか考え、時にはディスカッションしながら、現場にとって使いやすいツールを選択すべきです。

業務には定型業務と判断業務があります。定型業務は従業員による判断が不要なため、アウトソーシングしやすいです。定型業務とはいっても実際にはプロセスの途中に従業員の判断が必要な場合は、アウトソーシングすると効率が落ちる可能性があります。

最初に既存業務を可視化し、定型業務か判断業務かを判断したうえで、アウトソーシングやITツールの導入を検討することをおすすめします。

業務改善のアイデアは優先順位をつけて取り組むべき

業務改善のアイデアは、社内で共有し、優先順位をつけて改善に取り組むのがおすすめです。

業務改善は、会社の利益向上に役立ちます。ユーザーに高品質な商品やサービスを安定供給し、従業員が働きやすい職場環境を提供できるようになるため、結果的に自社の業績改善にもつながります。

業務改善の際には、現場の声をヒアリングし、自社の課題に合った方法を取捨選択します。自社の課題解決につながるツールやサービスの導入によって、従業員の時間や労力の削減につながります。

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