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【業務改善提案書の具体例】作成手順と必要項目を解説



企業にとって業務改善は、利益向上のために取り組みたい活動です。業務や組織が抱える課題を見つけ、無駄を省き、効率化を進めていきます。

業務改善は、業務改善の提案からスタートします。上司や経営層などの上層部が内容を理解し、決済がおりて実行に移すことができます。

この記事では、業務改善の第一歩である業務改善提案書について解説します。目的や作成メリットのほか、具体的な作成方法にも言及しています。

業務改善提案とは

業務改善提案とは、業務の中にある課題を見つけ、業務をより進めやすい状態を構築するための改善策を上司や経営層に提案することを言います。

業務改善とは今の業務を見直し、改善するための取り組みです。業務における無理・無駄・ムラを取り除いて業務効率化やコスト削減を目指します。業務改善提案は、業務効率化やコスト削減につながる、重要な提案と言えるでしょう。

業務改善提案の目的

業務改善提案の目的は、企業の利益向上です。業務改善提案をする際には提案書を作成しますが、その際、その目的を見失っていないか、提案が利益向上につながっているかを確認します。

よい業務改善提案書を作成するには、行改善提案の目的やメリットをしっかり理解した上で作成しましょう。


業務改善提案書の作成メリット

業務改善提案書は、上司や経営層に向けてわかりやすく作成します。作成にあたり、現状や改善策を客観視できるため、業務や業務の改善内容を整理できます。

このほかにも、業務提案書を作成するメリットが2つあります。それぞれについて解説します。

業務改善の課題や改善等を共有できる

業務改善書を作成すると、業務の現状と業務改善の必要性を社内に共有でき、改善策の実行を取り付けることができます。上司や経営層は、意思決定の権限を持つ人びとです。業務改善には、費用や人材などのリソースが必要ですから、彼らの承認を得られなければ進められません。

そのため、上司や経営層に向けて、業務の現状と問題点、業務改善の必要性を的確に伝えられるよう、他部門の人が見てもわかりやすい提案書を作成しましょう。

業務改善の評価軸が明確になる


業務改善提案をする際には、改善を実行するとどのような効果がどれだけ実現できそうか、明確にします。改善提案の評価ポイントは、効果と実現可能性です。

特に効果については、定量的に測定できる要素を指標にすると数値で理解できるため、わかりやすいです。業務改善提案書に記載することによって、業務改善の評価軸が明確になります。作業時間や費用の削減、処理件数の増減、ミスの削減などは、数値で提示されると実感がわきやすいです。

効果が出るまでにかかる時間やコスト、人的リソースについてのシミュレーションも重要です。コスト面での改善のハードルが高くても、改善後の効果が大きければ受け入れてもらえる可能性が高まります。このように、業務提案書に数値を盛り込むと、提案する業務改善の評価軸が明確になるため、受け入れてもらえやすくなるというメリットもあります。

提案した解決策によってどのような効果が期待できるか、記載しましょう。例えば、「営業支援システムの導入によって営業プロセスの可視化と最適化が実現すれば、〇〇の工程を〇%削減できます。これにより生産コストを〇%削減できます」というように記載するのがおすすめです。

解決策だけでは、期待される効果やメリットについて読み手が想像できないことのほうが多く、説得力に欠けます。そのため、数字やデータを盛り込んで具体的な効果を訴えていきます。


業務改善提案書の作成手順


業務改善提案書を作成するには、踏むべき手順があります。この項目では、業務改善提案書の作成手順を4つのステップに分けて紹介します。

①業務改善の問題点を可視化する

業務改善提案書の作成に着手する前に、業務の中に潜む問題点を可視化します。現状の業務内容や業務プロセスを洗い出すと、見えてくることが多いです。業務プロセスは、長く続けるほど複雑化や属人化しやすくなる傾向があります。時には、実際に業務に従事している部門のメンバーですら、業務の全体像を把握していないということも少なくありません。

このような場合、業務内容や業務プロセスを洗い出すと業務のブラックボックス化が解消され、課題や改善点を把握しやすくなります。業務の中に潜む課題や問題点を可視化するために、業務プロセスをリストアップすることをおすすめします。

具体的には、業務のフローチャートを作成し、流れを見える化します。それぞれの業務を担当する部署や担当者、作業の流れなど、すべての業務を誰が見てもひと目でわかるような状態にアウトプットし、業務改善に向けて問題点を可視化します。

②改善策の検討・具体案の決定

可視化した問題点を元に、改善策を検討し、実行に向けた具体案を決定します。どんなに素晴らしい改善策でも、実現が難しい内容では意味がありません。現実的に実行可能な改善内容、実施方法、実行可能性を検討します。

③業務改善計画の確認

立案した業務改善策計画を実施するにあたり、どの程度の費用や時間、工数が必要なのかを確認し、事前にシミュレーションと見積もりを実施します。正確な数値を導き出します。ただし、効果がコストを上回らないと上層部は納得しない可能性が高いため注意が必要です。業務改善にかかる期間は、大まかなスケジュールではなく、具体的な日程を提示すべきです。

④業務改善提案書を作成する

業務改善提案書は、対象業務に関係ない第三者が見ても理解できるよう、できるだけ具体的に、客観的に書く必要があります。作成した業務改善提案書の内容を確認するのは、直接業務に関わっていない上司や経営層です。彼らが精査し実行の可否を決め、稟議にかけます。

稟議では、直属の上長から関連部署の責任者、上層部へと順に文書が回り、最終的に権限を持つ人物が決裁します。決裁権限をもつ人が承認すると、業務改善を実行できるようになります。

文書を閲覧する人の中には、現場の作業や業務に詳しくない人もいるため、誰にでも趣旨が伝わり理解できる内容が求められます。業務改善提案書は、できるだけ具体的に、第三者が見てもわかるように作成しましょう。

良い業務改善提案書を作成する際の3つのポイント

業務改善によって職場環境を改善し、利益向上を目指すためにも、業務提案書の作成に最善を尽くしたいものです。この項目では、良い業務改善作成書を作成する際に気をつけたい、3つのポイントを紹介します。

①業務改善が明確で分かりやすい書き方をする

業務改善提案書で最も重要なのは、明確でわかりやすいことです。今の業務の問題点や課題について、何をどうすればどの程度改善されるのか、わかりやすく記載すべきです。

イメージが先行していて抽象的で、漠然とした内容の業務改善提案書では、決裁権を持つ上層部からの理解を得ることは難しいでしょう。

わかりやすい業務改善提案書を作成するには、5W1H(いつ・どこで・だれが・なにを・なぜ・どのように)を明確にするのがおすすめです。さらに業務改善によって生まれる効果や必要な時間、人員などの具体的な数値を明記すると、意図が伝わりやすい業務提案書となるはずです。

②第三者の視点で客観的に記載する

業務改善提案書は、提案内容が客観的であることが重要です。客観的に書く理由は、決裁権を持つ人びとからの共感を得るためです。主観的な提案書は改善に向けた感想文になりがちで、上層部を説得することが難しくなります。

業務改善提案書は、業務改善に進むための最初の一歩です。次の一歩を踏み出すため、この業務改善がどうして必要なのか、改善にはどのような価値があるのかを客観的に記載しましょう。

客観的に記載するためには、チーム内でしか使われないような専門用語は誰にもわかるように噛み砕いて記載する、個人の感情にフォーカスするのではなく部門や会社としての生産性に着目して記載すると、客観性が高まります。

③業務改善提案書に必要な項目が網羅されている

業務改善提案書の項目例は次の通りです。


  1. 作業手順な従業員スなど対象業務の現状

  2. 現状業務の課題点や問題点

  3. 具体的な改善方法

  4. 改善によって見込める効果

  5. 必要な経費

  6. 必要な時間やスケジュール

  7. 必要な人員

  8. 目標数値

  9. 業務改善における問題点

中でも、改善によって見込める効果は、提案書を見る人に最も印象を与えるポイントです。業務改善によって、現状と比べてどのような効果が出るのか、具体的に数値で表すと、受け入れてもらいやすいでしょう。具体的な改善方法やスケジュールなどについてもできるだけ具体的に記載し、提案する業務改善が実現可能であることを提示します。

【業務別】改善提案書の例


この項目では、営業、事務、経理の3業務での改善提案書の作成例を紹介します。業務改善提案書を作成する際の参考にしてみてください。

営業

【営業支援ツールを活用して営業報告をオンライン化する改善提案書】

日付

第1営業部

名前

■現状の問題点

現在、帰社後にExcelに日報や伝言メモを入力し、営業報告をおこなっている。しかし、報告のためだけに帰社したり、客先を訪問するたびに報告したりしていては効率的でじゃまい。

■問題点の改善方法

営業支援ツールを活用して、帰社せず、移動途中などの隙間時間を活用して営業報告や進捗報告ができるようにする。

■改善に必要なコストや労力

営業支援ツールの導入と運用費用。導入後の学習コスト。

■業務改善の数値目標

ITツールを活用してオンラインで報告できれば、業務効率アップが期待できる。報告のために帰社する必要がなくなり、事務担当者が報告者を待つ時間も不要になるため、残業削減につながる。

■実施スケジュール

各種営業支援ツールの見積もりを11月中に取る。

無料トライアルで使い勝手を試し、比較検討する。

事務

【業務の基準を重要度別に変更する改善提案書】

日付

総務部

名前

■現状の問題点

文書や資料の作成と、責任者によるチェックに時間がかかりすぎている。社外向け、社内向け問わず、同じプロセスで作成・チェックしているが、社外向けと社内向けのチェックの基準を分けることによって作業を減らし、社内向けの情報をよりスピーディに提供できるようにしたい。

■問題点の改善方法

書類の提出先、使用目的によって重要度を分類する。

■改善に必要なコストや労力

重要度の分類についてマニュアルを策定する。策定には10日ほどを要する。

■業務改善の数値目標

比較的重要度が低い社内資料について、作成から共有までの流れを一両日中に完結したい。

■実施スケジュール

10月第1週の部門ミーティングで議題に挙げ、重要度の分類について話し合う予定である。

経理

【社内の経費支払いに関する改善提案書】

日付

経理部

名前

■現状の問題点

従業員からの経費精算が月に何度も発生しており、現金精算の手間と人件費がかかっている。

■問題点の改善方法

現金での精算は月末のみ行うことにする。社員ごとに精算表を提出してもらい、立替分は給与と合算して振込口座に振り込む。

■改善に必要なコストや労力

精算表の作成と振込手続きが必要。振込によって現金精算がなくなり、精算表を使ってまとめて仕訳できるため、全体の事務コストは削減可能である。

■業務改善の数値目標

残業時間を前年比15%削減する。

銀行からの現金の引き出しや小口現金を管理する手間が不要になる。


■実施スケジュール

11月より実施を予定。



業務改善には客観的で第三者にも理解しやすい内容の業務改善提案書が必要

業務改善提案の目的は、企業の利益の向上です。業務改善提案時に作成する提案書では、利益向上につながる提案がされているか、確認します。

業務改善には、CRM/SFAと呼ばれる個客管理ツールや営業支援ツールの導入がおすすめです。タスクのチェックや案件確認、ワークフローの自動化などが可能なため、業務効率化につながります。


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