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CRMのデータって、いつの間にかぐちゃぐちゃになっちゃうよね。。っていうのを解決する方法!



皆さんこんにちわ!本日は、あるあるというか、ほんとによくあるこの課題

"CRMのデータ、いつの間にかぐちゃぐちゃ"

この課題に対してMerなりの解決策を提示していきます! Merはセールステックとノーコードを活用して、営業業務の効率化・可視化・自動化を支援しています。なので今回も、簡単に!お安く!自動的に!解決できる方法をご紹介していきます!


会社名の表記の仕方問題

CRMに顧客データを登録するとき、手動登録、インポート、データ連携など様々な方法があります。その際、CRM側にも自動的に重複をマージしてくれる機能がついていることは多いです。例えばPipedriveを例に挙げてみると、

下記のようなルールで重複が検知されます。


重複している組織
[名前] および [住所] フィールドが同一の場合は、重複している組織とみなされます。

なるほど。 ロジック的にはいいと思う。いいと思うけど、、、

実際の運用では、よくこんなことが起きます。 (例 正式名称→株式会社Mer 入力されうる値 →株式会社Mer →株式会社MER →株式会社メル →㈱Mer →㈱メル などなどなど、、、、


このように、営業マンが手動で登録するにせよ、お客様が問合せフォームを送ってくださるときにせよ、CRMにデータが登録される様々な場面を想定すると、必ずしも正式な名称でデータが登録されるとは限りません。


そうするといつの間にか、CRM上に同一顧客の情報があそこにも、ここにも、あんなとことにも、、、なんてことになりかねません。

しかしこれらを人が確認しながら、、、 人が作業していくのはあまりにも工数が、、、

もちろんこういった問題は会社情報のみならず、人物情報でも言えることです。 ではどのように解決していくか?をご紹介していきます!


会社情報を自動的に重複マージしていく方法


まず、マージ作業を自動的に実行してくれるツールをご紹介します。

それがInsycletというツールです。


いろんなことができるんですが、簡単にいうと、CRMなどのデータを、自分が指定した独自の条件を元に、自動的にマージしてくれたり、修正してくれたりします。




しかも無料から始められるというのも嬉しいポイント



このツールを利用すれば、人が確認し、作業しなければならないことを代わりに行ってくれます。

さて、Incycleを使えば、マージ作業を自動化してくれるというのはわかりましたが、後はどのような条件でマージ作業を実行してもらうかが重要になります。


会社情報をマージする条件

参考例として、以下のようなマージ条件を定めます。


以下のいずれかに該当する場合、マージする
・会社名と住所が同一
・所属人物情報から自動抽出したドメインが同一かつ会社名が類似
・法人番号が同一

所属人物情報からドメインを自動抽出する方法

CRMに登録されるデータは、基本的に会社の情報と人物の情報が紐付いていることが多いです。人物のメールアドレスに含まれるドメイン(@以降)は会社で発行されることがほとんどのためこのドメインをキーにすることで、会社情報の重複をはじき出すことが可能です。


①"新規人物が登録されたら、メールアドレスからドメイン抽出する"という自動化を設定する

今回は、integromatというiPaaSを活用して、ドメイン抽出を自動化します。




integromatも無料から始められる。。。

本当に素晴らしいサービスを展開してくれている会社は多いです😭




この画像のように、自動化作業を構築しています。

①Pipedriveに新規人物が登録されたら ②スプレッドシートで同じ人物がいないか人物IDで検索 ③同一IDがなかったらスプレッドシートに記載 →スプレッドシートでは、  A列・・・人物ID  B列・・・メールアドレス  C列・・・会社ID  D列・・・会社名  E列・・・ドメイン となっており、E列には下記のような関数が入っています。



=ARRAYFORMULA(if((RIGHT(D1:D,LEN(D1:D)-(FIND("@",D1:D))))="gmail.com","",if((RIGHT(D1:D,LEN(D1:D)-(FIND("@",D1:D))))="icloud.com","",if((RIGHT(D1:D,LEN(D1:D)-(FIND("@",D1:D))))="yahoo.co.jp","",if<