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グループウェアの主な機能と連携すべきSFAツールについて解説


組織の中では、従業員みんなが協業することが重要です。チームが一丸となって協業するには、意思疎通のしやすさが課題です。一緒に働く仲間の情報は今の仕事の状況を把握できる統合管理できるグループウェアは、テレワークが進む今、非常に重要なツールといえるでしょう。

この記事では、グループウェアの概要と機能を中心に紹介します。また、営業支援ツールであるSFAと連携するメリットについても解説します。

1. グループウェアとは

グループウェアとは、企業などの組織に属する人びとのコミュニケーションを円滑にし、業務の効率化を図るためのソフトウェアです。業務を遂行するうえで、業務に関する情報やメンバーのスケジュールなどを共有することが求められることが多いです。その際、共有がうまく行かないと業務自体が円滑に進まず、支障をきたすこともあります。

グループウェアには、次のような機能があります。

  • スケジュール管理

  • ファイル

  • 設備の予約

  • メンバーの連絡先一覧 など

これらの機能はどれも、業務を円滑に行うために必要なものばかりです。個人はもちろん、部署や社内全体へのメールの送信が可能ですし、ファイルや書類データの共有が可能になります。組織に所属する人々のスケジュールの一元管理もできます。

最近では、WEB上でログインさえすれば、上記の機能を含めさまざまな機能が使えるASPやクラウド型のものがあり、グループウェアとして導入している企業が数多くあります。

グループウェア導入を検討する理由

グループウェアを検討する理由は、業務効率化を達成するためです。グループウェアは、情報の可視化と共有化を重視しており、導入すると、部門間はもちろん、個人間のやり取りもスムーズになります。

スケジュール管理や文書管理、ワークフローなどを部門ごとに違うものを使っているなら、全社共通にするだけで部門間の情報共有が一気にスムーズになり、社員それぞれの業務状況が可視化できます。会議室などの施設の予約やWeb会議など、違うフロアや支社にいても、テレワークを行っていても、場所にとらわれず協業できるような環境を整えるのもグループウェアの役割の1つです。

このようなグループウェアが持つ本来の目的を達成するには、全社で導入すべきです。各部門で使用しているツールでグループウェアと重複するものがあれば、徐々にグループウェアにある機能に置き換えていくといいでしょう。

2. グループウェアの主な機能

グループウェアの主な機能は、コミュニケーション機能、情報共有機能、業務効率化の機能の大きく3つに分けられます。ここでは、各機能について解説します。

コミュニケーション機能

これまで主にメールで行ってきた業務連絡をグループウェアに変えるだけで、コミュニケーションが活発になるうえコミュニケーションにかかる時間が短縮されるため、業務効率化につながります。

グループウェアとメールとで大きく異なる点は、グループウェアのインターフェイスができるだけ簡単に入力できるようになっている点です。項目を選択するだけで済ませられるよう、チェックボックスが用意されています。メールを送る際には、例え相手が同じ会社の従業員であっても、最低限のビジネスマナーを守り手紙形式の文章を書かねばならず、手間がかかっていました。「お疲れさまです」「宜しくお願いいたします」のような定型文が不要になるだけで、効率化が進みます。

グループウェアのチャットツールは、会話が時系列で表示され、発信者名も明確ですから、よりスムーズにコミュニケーションを取れます。ファイル共有機能と組み合わせると、常に最新のナレッジやマニュアルを共有できます。

情報共有機能

グループウェアには情報共有機能があり、情報共有のスピードアップによって業務効率化が進みます。

複数の部署や支社が存在する企業では、別の部署や支社が同一の顧客とやりとりすることは少なくありません。グループウェアでは顧客情報などを一元管理でき、同じ部署はもちろん他部署から顧客情報を確認したり、営業の進捗状況を共有したりできます。情報に齟齬(そご)がないため、顧客に迷惑をかけることもありません。

グループウェアを用いて顧客情報を共有しておけば、適切なアプローチが実現し、顧客満足度の向上にもつながります。

業務効率化の機能

グループウェアには業務効率化につながる機能が多数搭載されています。

例えば、デスクワークの中には申請書類の承認依頼とフォローや会議室の予約のような、人の手が欠かせない業務が少なくありません。どの業務にかかる時間は少ないですが、積み重なると大きなロスとなります。このような問題を解決したい場合、グループウェアの導入によって得られる効果は、かなり大きいと言えます。

また、タイムカードをグループウェアで使用すると、自宅や出向先、出張先はもちろん、移動中でも勤怠の報告が可能です。上司に電話やメールで連絡すると、時間も手間もかかるうえ、連絡を受ける側である上司やスタッフの手を止めることにもつながります。伝言漏れなどのミスも起こりがちです。

グループウェアを使用すると、時間や場所に縛られずに業務を推敲できるうえ、情報の共有や業務の効率化につながるため、業務効率化を推進したいなら導入すべきツールです。

3. グループウェアの導入メリット

グループウェアを導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。この項目では、情報共有の活性化、必要な情報共有ツールとの連携にフォーカスして解説します。

情報共有の活性化

情報共有のスピードアップによって、情報共有が活性化していきます。グループウェアを利用すれば、離れた場所にある事業所やテレワーク中の従業員とのやり取りがスムーズに行えるようになります。文書の共有がしやすく、電子会議室等を活用すればリアルタイムに情報の交換や共有ができます。

必要な情報共有ツールと連携できる

グループウェアの魅力は、必要な機能がオールインワンで備わっていることです。一つ一つを別々のITツールで代替することも可能ですが、導入に手間がかかるうえ、さまざまなツールを切り替えながら使わねばなりません。その点。グループウェアなら多くの機能が1つのツールで完結するため、情報へのアクセスがシームレスとなり、工数削減につながります。

もちろん、使用するグループウェアに備わっていない機能は、ほかのツールで補うことができます。中には、CRMシステム(顧客管理)やSFA(営業支援)と連携できる製品もあります。その際には、他ツールと連携機能があるグループウェアを選ぶといいでしょう。すでに使っているツールがあるなら、そのツールとの連携が可能かどうか、導入前に確認することをおすすめします。


4. グループウェア連携でSFAがおすすめの理由

SFAはSales Force Automation(セールス・フォース・オートメーション)の略で、日本語では営業支援ツールと訳されます。

SFAは、営業プロセスや商談内容、プロジェクトの進捗状況を可視化するためのツールです。案件管理、進捗管理、顧客管理、予実管理、行動管理、レポート管理機能などの機能を搭載しています。

SFAは単独でも利用できますが、グループウェアと連携するとさらに効率的に利用できます。SFAとグループウェアを連携させると、SFAに営業活動の情報を入力するだけでスケジュール情報が同期され、全社と情報共有できます。案件管理や顧客管理が自動化し、営業効率化はもちろん、社内の業務効率化にも役立ちます。

営業活動の業務改善

SFAの導入により営業プロセスが可視化され、営業部全体の業務改善につながります。顧客情報や進捗状況をリアルタイムで可視化できます。

SFAによって売上予測やデータ解析が可能になり、マネージャーによる即時のフィードバックが可能になるばかりでなく、ボトルネックの発見や効率化を図れます。こうした一連の流れが、営業活動の業務改善につながります。

案件管理や顧客管理が自動化

SFAの導入により、案件管理や顧客管理が自動化できます。商談の記録や日報の記載といった活動報告が簡易化できるようになります。営業担当者が活動報告を入力すれば、すべてのツールに自動的に反映され、情報を用途別に入力したり、一から資料を作ったりする手間がなくなります。

企画書や提案書、見積書などの書類の作成やスケジュール管理のようなルーティンワークや定型業務を自動化すれば、業務の効率化が進み、事務工数や資料作成時間を大幅に削減できます。営業担当者は、見込み顧客へのアプローチのような本来営業田すべきコア業務に集中できるようになり、売上アップにつながります。

営業情報の蓄積から戦略立案

営業活動の情報が蓄積されてくると、営業担当者の日々の活動が可視化され、状況をリアルタイムで把握できるようになります。すると、上司やマネージャーから即座に的確なアドバイスが可能になり、戦略の立案がしやすくなり、結果として、組織的かつ効率的な営業活動が実現します。

さらに、個人単位はもちろん、部署単位で売上状況や売上予測を確認できるため、状況に応じて注力案件の優先順位やチーム編成を変えられるようになります。より速く、より戦略的に目標達成を目指せるようになります。

情報共有をする本来の目的は、社内で迅速な施策立案や改善をすることです。商材や組織の拡充、利益の追求といった企業活動を最適化することです。顧客の状況を把握し適切なアプローチしていくために、日々の営業活動に関する情報共有が欠かせません。

営業活動におけるPDCAの中で、最も重要なのがPlanにあたる「営業戦略の迅速な立案」です。Planを的確にするためには、きちんと情報共有することが重要です。また、企業として売上を最大化するためには、トップセールスの動きを見える化し、他の営業担当者にもそのノウハウを応用することです。

こうした動きを実現するために、営業情報の蓄積を元にした戦略の立案が重要なのです。


5. グループウェアと連携できるおすすめSFA(営業支援システム)6選

ここまでで、グループウェアと営業支援システムであるSFAが連携すると、企業にとって大きな力を発揮することがわかります。この項目では、その力を発揮するために必要なグループウェアと連携できるSFAを6つ、厳選して紹介します。

①pipedrive

pipedriveは、Merが提供するエストニア発のCRM/SFAツールです。リードや案件の管理、顧客とのやりとりの追跡、タスクの自動化、分析とレポート機能など、営業活動を支援する機能を搭載しています。電話やメール、カレンダーなど、今使っているグループウェアと双方向同期できるため、入力の負担を軽減できます。

モバイルアプリの用意もあり、どこからでもメールや電話、タスクのチェックや案件確認や更新のような、営業活動に必要なことをすべてモバイルから行えます。直感的に使えるUIで、1日あれば使用方法を覚えられるほどシンプルです。導入のハードルが低く、初めの学習コストが低いのも特徴です。

https://www.pipedrive.com/ja

②kintone

kintoneは、サイボウズ株式会社が提供しているビジネスアプリ作成クラウドサービス

です。kintoneはプログラミングの知識がなくても自社の業務に合わせたシステムをかんたんに作成できます。売上情報、顧客情報、問い合わせ対応履歴、ToDo、報告書、文書ファイルなど、さまざまなデータを管理できます。また、それらのデータに連携する業務プロセスを、柔軟に構築できます。

直感的に業務アプリを作成でき、チーム内で共有できます。社員間のつながりを活性化する社内SNSとしての機能も備えており、社内での情報共有がスピーディにできます。

https://kintone.cybozu.co.jp/

③JUST.SFA

JUST.SFAは、株式会社ジャストシステムが提供するクラウド型のSFAサービスです。操作性と視認性が高く、変化に合わせて柔軟に対応でき、優れたユーザーインターフェースと高いカスタマイズ性を備えています。

基本的な営業管理機能のほか、売上状況のグラフなどを表示させるダッシュボード機能など業務でよく使う機能を業務パネルとして数多く収録しており、必要な業務パネルをドラッグ&ドロップで張り付けるだけで、自社の業務に最適な画面を構築できます。

社内で必要とする情報などが変化した場合、画面構成、パーツなどを簡単に変更できるのも魅力的です。部署やプロジェクトごとにシステムを設計でき、案件管理のほかプロセス管理にも対応しており、社内のさまざまなスタイルの営業活動に合わせて利用できます。


https://www.justsystems.com/jp/products/justsfa/

④Senses

Sensesは、ドラッグ&ドロップの直感的な操作で案件管理できるツールです。Sensesの導入後15ヶ月での平均売上成長率は39%、営業の管理にかかる時間を30%削減しており、導入した企業のサービス利用継続率は98%を誇ります(2018年8月実績)。取引先に紐付く情報を自動取得し、業務効率化をすすめます。

グループウェアはもちろん、既存のメールやカレンダー、名刺管理ツール、チャットツールとも連携できます。顧客はもちろん、社内のコミュニケーションをスピーディに取れるのも魅力です。

https://product-senses.mazrica.com/

⑤Zoho CRM

Zoho CRMは、中小企業向けのツールです。2005年にアメリカでサービスを提供開始して依頼、世界中の中小企業やスタートアップ企業に選ばれています。初期費用やオプション料金はかからないため、導入ハードルが低いのが特徴です。

顧客管理や営業情報の管理はもちろん、データ分析や業務の効率化といったSFA機能があります。柔軟なカスタマイズが可能なため、業種に合わせた運用ができます。操作が簡単なため、システムに精通するスタッフがいなくても安心して使えます。Googleが提供するグループウェアG Suiteとの連携が可能です。

https://www.zoho.com/jp/crm/


⑥AppSuite

AppSuiteは、紙やメール、Excelを主体にした非効率な社内業務をわずか4ステップで社内システム化できる業務アプリ作成ツールです。AppSuiteはdesknet's NEOというグループウェア上で動作するオプションサービスです。AppSuiteは、あらゆる自社業務をシステム化するプラットフォームとなり、グループウェアの活用の幅を広げます。

多様なビジネスシーンに対応したアプリがそろうAppSuiteアプリライブラリから、目的に合ったアプリを選択します。特別なITの知識を用いずに、自社の業務や運用に合わせて、カスタマイズして使うことができます。表計算ソフトで作られた管理台帳もそのままアプリ化が可能です。


https://www.desknets.com/neo/appsuite/

6. グループウェアとSFAを連携させて営業効率化をすすめよう


グループウェアは、自社の従業員のコミュニケーションを円滑にし、業務の効率化を図るためのソフトウェアです。グループウェアと営業効率化を支援するSFAを連携させると、案件管理や顧客管理が自動化し、営業効率化はもちろん社内の業務効率化にも役立つため、おすすめです。そのためには、グループウェアと連携できるSFAを選ぶべきです。

Merが提供するpipedriveは、電話やメール、カレンダーなど、今使っているグループウェアと双方向同期できるため、入力の負担を軽減できます。pipedriveには4プランあり、どのプランも初期費用0円で導入できます。運用コストは年間払いの場合、月額1,500〜6,000円/1ユーザーで利用できます。14日間のフリートライアル期間があるため、使いやすさを確認してから導入できます。


グループウェアの導入と業務化以前を検討しているなら、ぜひご相談ください。