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会員管理システムの5つのメリットとは?選び方・おすすめツールを解説


ECサイトや各種サービス提供のために、会員登録が必要なケースは少なくありません。Excelやスプレッドシートを使って会員管理をはじめたものの、会員数が増えるにつれて管理が煩雑になり、かかる手間と時間に悩まされている方は少なくないはずです。


この記事では、会員管理システムを利用するメリットと選び方を解説します。おすすめの会員管理システムや、会員管理システムとして活用できる顧客管理システム(CRM)も紹介します。


1. 会員管理システムとは

会員管理システムとはどのようなシステムなのでしょうか。この項目では、会員管理ステムの概要と必要性、基本的な機能について解説します。


会員管理システムの概要

会員管理システムとは、サービスやECサイトに登録している会員の情報を、安全かつ効率よく一元管理するシステムを指します。

会員制のビジネスを運営する場合、Excelやスプレッドシートなどで会員情報を管理していることが多いかもしれません。ファイルを利用しての管理では、会員数が増加すればするほど手間がかかり、ミスが発生しやすくなります。

ファイルでの管理では、入力方式や項目設定などが属人化しがちです。担当者ごとに管理方法が異なり、担当者が変わる際の引継ぎに手間がかかります。メルマガの送信や送付物の宛名印刷などでは、エクセルやスプレッドシートからメールアドレスを抽出せねばなりません。また、顧客情報を管理しているファイルから、宛名作成ツールやメールサービスへ情報を出力したり転記したりする段階でミスが発生しやすくなるなどのデメリットがあります。

こうした手間やミスの発生を防ぐのが、会員管理システムです。会員のデータをシステム上で管理すれば、情報が常に整理され、データの検索や編集がしやすくなります。入会年月日、会員ランク、生年月日など豊富な検索項目を設定できるので、検索時、情報を細かく絞って抽出できます。

会員管理システムの必要性

会員管理を実施するなかで、事務作業の効率化や集客の強化、プラットフォーム構築の必要性を感じているなら、会員管理システムを利用すべきです。

事務作業の効率化

会員管理システムを導入すると、事務作業の効率化が実現します。直感的な操作でデータの収集から活用までひとつのシステムで完結するため、会員の個人情報を効率的に管理できるようになります。

システム経由の口座決済で集金できるようになるうえ、支払い状況も管理画面から確認できるので、入金管理がスムーズになります。予約システムや経理システムと連携させれば、売上管理などの後続業務の効率化も可能です。

会員の手続き画面とシステムが紐づき、会員の申込や退会、変更などの各種手続きをワンストップで実行できるようになります。登録情報を手入力などで別のシステムへ転記する手間も省けます。


集客の強化

メルマガ、LINEメッセージ、アンケートの配信などをシステム上で設定でき、会員との接点を作りやすいので、コミュニケーションできる機会が増えます。顧客が、いつ、どのような物を購入したのか、どのイベントに参加したのか、利用履歴がデータベース上に反映されるため、最適なプロモーションが可能になります。会員それぞれのニーズに応じたアプローチも実現できます。

会員管理システムを利用すると、会員登録がオンライン上で完結します。紙の申込書を使うよりも手続きが容易で、顧客と自社、双方の手間を減らせます。手続きの簡略化は、顧客にとって申し込みのハードルを下がるため、集客しやすくなります。

プラットフォーム構築

既存の会員管理システムを利用すると、ベンダーのノウハウや知見を活かしたシステムを利用できるため、自社でイチから開発するよりも安価かつ効率的に導入できます。

会員管理の機能や仕組みを自社の運営方法に合わせてカスタマイズできる会員管理システムも多く、自社にとって使いやすいようにカスタマイズすることも可能です。また、個人情報を扱うため、多くの会員管理システムではセキュリティ対策に万全を期しており、その点においても安心して利用できます。

会員管理システムの基本的な機能

多くの会員管理システムに搭載されている基本的な機能には、次の3つがあります。

  • データベース機能

  • プロモーション機能

  • 会員サポート機能

それぞれについて解説します。

データベース機能


会員管理システムには、データベース機能があります。データベース機能では、会員の基本情報、会費などの決済方法と決済履歴、商品の購入履歴、イベントなどへの参加履歴を記録できます。

個別のデータ管理のほか、会員数や属性の内訳の変化の確認や、分類・抽出してのデータ分析も可能です。

プロモーション機能

プロモーション機能とは、メール配信やアプリのプッシュ通知などを活用して会員へアプローチし、サイトの利用や商材の購入、イベント参加などを促します。イベントの告知や参加者管理、参加者へのメール配信など、イベント開催に役立つ機能があるシステムもあります。

会員サポート機能

会員個別に用意されるマイページでは、自身の購入履歴や講座の受講履歴などの履歴や会費の納入状況などを確認できます。問い合わせフォームを設置したり、重要なお知らせを伝えたりすることも可能です。




2. 会員管理システムを導入する5つのメリット


会員管理システムを導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。この項目では、業務効率化、会員情報の把握と分析、集客強化、コスト削減、セキュリティ対策の5つの観点から得られるメリットを紹介します。

①業務の効率化

会員管理システムを利用すると、データベースに蓄積された会員情報をそのまま活用しメールの配信などのアプローチができるようになり、手間と時間を削減できます。

例えばExcelで会員情報を管理している場合、会員にメールを配信する際には、Excelで会員情報を確認し、名前やメールアドレスをコピーして、メールサービスにペーストして送信します。時には、膨大な顧客情報から属性を洗い出してメールの内容を変更して送信することもあるでしょう。このような場合、Excelとメールサービスを行き来するため、転記ミスや配信内容を間違えるなどのミスが発生する可能性があります。

このような場合、会員管理システムを利用すると、データベースにある会員情報の転機からメール送信まで一元的に行うことができます。前述のようなミスは発生せず、複数のサービスを行き来せずに済むため、手間と時間を削減でき、業務効率化につながります。

②会員情報・傾向を把握・分析できる


会員管理システムを使って会員情報をデータベース化すると、会員の情報を蓄積できます。蓄積した情報を分析すれば、傾向や好みの把握などが可能になります。

Webサイトの行動情報と会員情報を紐付けて見える化できるため、行動情報に合わせたアプローチも可能になるため、会員の興味関心が高い事柄やタイミングを踏まえたアプローチが可能になります。


③集客強化

会員管理システムの多くに搭載されたプロモーション機能の活用が、集客強化につながります。

会員データの分析結果をもとに、メルマガ配信やアプリのプッシュ通知などを活用して、会員それぞれに合わせた効果的なアプローチが可能になります。また、会員それぞれに最適なサイト内広告の表示も可能です。

④コスト削減

これまでExcelに会員情報を手入力していた場合、人的な作業に多くの手間と時間がかかっていました。会員管理システムを利用し効率化すると、入力にかかる人的な作業を削減でき、浮いた従業員の時間をコア業務に集中させられるため、人的資源が必要な施策へ投下できます。例えば、マーケティングや営業の施策に注力してもらえば、売り上げアップにつながります。

⑤セキュリティ対策

会員管理システムの利用は、個人情報漏洩のリスクを低減できます。個人情報である会員情報が漏洩すると、企業の信頼は失墜し、大きな損失を被ります。会員管理システムではセキュリティ機能が高いものが多く、アクセス制限をかけずに済み、不要な個人情報の閲覧を避けられます。

3. 会員管理システムを比較するポイント

会員管理システムを導入する際、複数のベンダーから資料を取り寄せ、比較検討するでしょう。その際のチェックポイントを理解しているとスムーズです。ここでは、会員管理システムを比較する際、比較すべきポイントについて解説します。

機能面の比較

会員管理システムは、さまざまな機能が搭載されています。備わっている機能や注力している機能は、当然ながら、各ベンダーによって違います。最初にすべきは、自社の課題と、課題改善のために求めている機能をリストアップすることです。そのうえで、会員管理システムの機能のほか、既に利用しているサービスやグループウェアとの連携の有無についてもしっかり確認しましょう。

コスト比較

会員管理システムによって導入費用や月々のランニングコストが異なるので、比較検討は必須です。導入費用が高くて月額料金が安い、導入は無料だが月額費用が高い、利用する人数によって月額費用が変動するなど、さまざまな料金形態が考えられるので、自社の費用感に合うものを選ぶべきです。

クラウド型の場合は初期費用がかからないことが多く、基本的には月額使用料が必要となります。パッケージ型はサーバー費、ライセンス取得費、カスタマイズ費などの設置費用と初期費用、運営コストがかかることが多いです。

無料トライアル期間がある会員管理システムなら、実際に運用したうえで検討するといいでしょう。ホームページに記載がない場合、使用感などについて問い合わせて使用感を確認するのがおすすめです。

対応デバイスや操作性の比較


会員管理システムは、操作する現場の従業員にとって使い勝手のいいものを選びます。システムを使用する多くの人にとって、使いやすいかどうか、画面がみやすいかどうか、見極めることが重要です。システムを選ぶ際は、現場の声をヒアリングすることも重要です。操作方法がシンプルで、できるだけ短期間で操作方法を習得できるシステムを選ぶと、導入後の学習コストがかかりません。

セキュリティ面の比較

会員管理システムには、データをクラウド上に預けるクラウド型と、自社でセキュリティを管理するパッケージ型があります。クラウド型を選ぶ際には、システムを提供するベンダー型のサーバーを利用するため、ベンダーのセキュリティ体制を必ず確認します。ログイン履歴の確認ができることや、第三者による不正アクセスができないようになっていることも重要ポイントですから、必ずチェックしましょう。


4. おすすめの会員管理システム

ここまで、会員管理システムを利用するメリットや、導入時のポイントについて解説してきました。この項目では、おすすめの会員管理システムを3つ、紹介します。機能を把握し、自社の課題を解決できる会員システムを見つける一助になれば幸いです。

Smart Core


Smart Coreは、会員情報の管理、会員サイト内での交流、サイトコンテンツの更新管理の3つの機能をシームレスに連携できる統合会員管理システムです。学会や学術団体、協会、NPO法人などさまざまな団体が導入しています。2週間の無料お試しが可能です。

会員管理と会員サイト機能を統合した基本機能を中心に、多様なモジュールを選択でき、会員や顧客を戦略的に管理するために必要となるシステムを迅速に構築することができます。

Smart Coreは、個人情報の保護を第一に考えられています。アプリケーションレベルでは、ログイン認証、プライバシー設定、アクセス制御などのセキュリティ機能を搭載しており、個人情報をはじめとした大切なデータを保護します。

https://smartcore.jp/

Nice!Members

Nice!Membersは、公益法人の会員を効率的に管理できる会員管理システムです。さまざまな種別の会費に対応した会費の管理機能が搭載されており、個人別の残高まで細かく管理できます。

システムの構造が柔軟で、設定変更をするだけでシステムの改修ができるため、システム改修に係る費用を大幅に削減できます。

Nice!Membersは、クライアントサーバー型の閉鎖的なシステムなので、アクセスにはIDとパスワードが必須です。アクセス履歴もすべて記録が残るため、セキュリティ面でも安心です。

https://www.wedge-soft.jp/nicemembers/index.html

UruPla-Reg

UruPla-Regはイベント管理ツールです。あらゆるイベントの継続課金や会費徴収に特化しており、サブスクリプションと連携すればデジタルイベントの強化も図れます。

月謝や年会費のような継続的な支払いが発生するビジネスモデルは、運用コストがかかります。UruPla-Regは、顧客管理のほか、クレジットカードや銀行振込による継続自動決済が容易なため、イベント運営の事務処理業務に起こりがちな煩雑さから解放されます。

https://www.urupla.jp/

会員管理機能があるCRMツール


会員管理ができるのは、会員管理システムだけではありません。ここでは、会員管理機能があるCRM(顧客管理)ツールを3つ、厳選して紹介します。

Salesforce Marketing Cloud

Salesforce Marketing Cloudは、顧客データと行動データを組み合わせ、顧客ごとに最適化されたコミュニケーションを実現するツールです。顧客情報の一元化、カスタマージャーニーの自動化、顧客とのコミュニケーションをマルチチャネル化したい企業に向いています。

顧客情報の一元化は、Webサイトの閲覧履歴や購入情報、POS情報などバラバラに存在する顧客にひもづく情報を一元管理するため、あらゆる情報からデータを収集できるようになります。これにより、例えば1年前にある商品を購入した顧客に新商品のキャンペーン情報を送るような、カスタマージャーニーの自動化も可能になります。

顧客情報の一元化により、メールやモバイルアプリのプッシュ通知、SNSの広告など、デジタルチャネルを使い分け、顧客との有効なコミュニケーションが可能になります。

https://www.salesforce.com/jp/products/marketing-cloud/overview/

SPIRAL

SPIRALは、個人情報を安全に扱う会員管理クラウドシステムです。SPIRALを導入すると。 会員へのタイムリーな情報提供や会費や会員情報の更新に関する手間やコストを削減でき、会員管理業務を効率化できます。脆弱性診断で最高評価を獲得するほど高度なセキュリティを構築しており、個人情報流出などの不安がありません。

SPIRALは会員管理システムに欠かせないフォーム作成機能や メール配信機能を標準搭載しています。外部サービスとのAPI連携にも対応し、会費の決済や会員限定の動画配信など、さまざまなカスタマイズが可能です。

https://webspiral.jp/

pipedrive


Merが提供するpipedriveは、エストニア発のCRM/SFAツールです。pipedriveは一般的に顧客管理と営業支援ツールとして認知されていますが、顧客=会員と考え、会員管理に必須の機能が数多く搭載されています。

会員情報の管理、会員とのやりとりの追跡、タスクの自動化、分析とレポート機能などの機能を搭載しています。人物詳細ページには、過去の問い合わせ履歴や個人情報まで何でも記録できます。

直感的に操作できるカンバン方式を採用しているため、操作が容易です。1日で操作を理解できるほどシンプルでわかりやすいので、導入時の学習コストも大幅に抑えられます。クラウド型サービスなので、セキュリティ面も安心です。

https://www.pipedrive.com/ja

5. まとめ:ツールを使えば煩雑な会員管理が容易になる

会員管理システムを利用すると、サービスやECサイトに登録している会員の情報を、安全かつ効率よく一元管理できます。会員情報をExcelに手入力するよりもずっと容易に管理でき、事務作業の効率化、集客の強化が図れます。多くの会員を管理するなら、ぜひ導入したいシステムです。会員管理システムの導入時には、CRMと呼ばれる顧客管理システムも視野に入れて検討するのがおすすめです。

顧客管理と営業支援を同時にできる顧客管理ツールであるpipedriveは、14日間のフリートライアル期間を設けており、使いやすさを確認してから導入できます。プランは4つあり、どのプランも初期費用0円、年間払いの場合、月額1,500〜6,000円/1ユーザーで利用できます。会員管理システムを検討しているなら、ぜひ一度試してみることをおすすめします。

会員管理をよりスムーズにしたいなら、ぜひご相談ください。