NoCode(ノーコード)ツール「Zapier」を使って無料で案件管理のワークフローを自動化してみる【前編】

各社でリモートワークが推奨されるようになって数日が経つかと思います。状況は芳しく無く、未だ油断出来ない状況です。こういった中、どのような情報の発信が少しでも役に立つのか考え、普段弊社サービスである「POPCORN-ポップコーン-」で社内DXやインサイドセールス部隊の構築を支援させて頂く中でご要望の多い、案件管理のワークフローの自動化について、その手法をまとめていこうと思います。また弊社のクライアントはスタートアップの方々も多く、なるべくコストを抑えたいというご要望も多いため、今回は無料で構築できる方法(ある程度機能を絞って)をまとめていきます。

どんなことができるのか？

NoCode(ノーコード)ツールを使うとこんな自動化も実現できる！

まず今回どんなことが自動化出来るのか、結論の部分から。

HPに資料ダウンロード用ポップアップを表示⇢web見込み顧客が資料ダウンロード⇢顧客管理システムに顧客登録と案件チケットの作成と御礼メールの自動返信⇢slackで案件が入ってきたことの通知⇢asanaに初回対応タスクを作成

こんなことが自動で行われるようになります。

どんなツールを使うの？

NoCode(ノーコード)ツールだけでは何も出来ない？

ひとえにNoCode(ノーコード)といっても、その種類は様々です。webサービスを作れるようなものから

、今回ご紹介するようなiPaaSと言われるものまで本当にいろんな種類があります。

今回使用するツールは、iPaaSと言われるwebサービスとwebサービスをつなげるサービスです。今回のケースで言えば、繋げるサービスがあって初めて成り立ちますが、もちろんそれ単独で求める機能を実現できるものもあります。

それでは今回使用するツールですが、こちらになります。

・HubSpot　顧客管理や案件管理など

HubSpotって何？という方はこちらの記事をご参考に。

【2020年最新版】初めてのMA(マーケティングオートメーション)ツール導入するなら！厳選比較3選！ツールの機能・特長・価格・メリットデメリットを徹底解説！

・Asana　タスク管理ツール

Asanaって何？という方はこちらの記事を参考に。

【2020年最新版】海外発！話題のタスク管理ツール3選！！
https://note.com/merinc/n/nfa323f6a8bdb

・slack　チャットツール

slackって何？という方はこちらの記事を参考に。

現在記事準備中です。少々お待ち下さい😥

・Zapier　ワークフローを自動化するNocode(ノーコード)ツール

Zapierって何？という方はこちらの記事を参考に。

こちらも現在記事準備中です。少々お待ち下さい😥

STEP1 HubSpotでポップアップ作成(資料ダウンロード、顧客登録、自動御礼メール)

それでは早速STEP1から行っていきましょう！所要時間は30分です！

アカウント登録方法はこちらの記事を参考に！

[HubSpot]徹底解説【アカウント作成編】

アカウント登録が終わったら、メニューのマーケティング⇢フォームを選択

フォームタイプ選択画面でポップアップボックスを選択

注意Point

ここで注意Pointです！上記ポップアップボックスを選択後、画面の左下にこのような選択肢が現れます。

一見、今回のケースだとファイルダウンロードを選びそうになるのですが、

焦ってファイルダウンロードを選んではいけません！ここはフォームステップを選びましょう！そうすることで、見込み顧客から取得したい名前などをフォームで入力してもらうことが可能になります。 フォームステップを選択したら次のステップでフォームに入力してもらいたい情報を選択します。

(残念ながら無料プランで選択出来るのは、メールアドレス、姓、名、電話番号のみとなります)

フォームの設定が終したら、次のステップです。

注意Point

ここでまた注意pointです。サンキューページの文言を設定する下に「ボタンを追加」という項目があるので、ここに必ずチェックを入れて下さい。チェックを入れるとファイルダウンロードという項目が現れますので、ダウンロード頂きたい資料を設定します。

こちらを設定し終えたら、次のフォローアップで、自動返信メールの設定を行うことが出来ます。自動返信メール設定後は、ターゲティングでどのタイミングでポップアップを表示するかとオプションを設定し、プレビューを確認したらHubSpot側での設定は終了となります。あとは対象のページにポップアップを設置するのみとなります。(詳しい設定はHubSpotのヘルプページをご確認ください)

今回は以上となります。次回はいよいよNocode(ノーコード)ツールを活用して、取引の作成、slack通知、Asanaへのタスク登録の自動化を行っていきます。お楽しみに！！