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仕事効率化をすべき理由と業務効率化に役立つITツール6つを紹介




仕事の効率化は、コツさえつかめば誰にでもできるようになります。そのためには、仕事ができる人がどのようにして仕事を進めているのか、知ることが重要です。

この記事では、仕事の効率がよく成果を上げている人の特徴と仕事の進め方を解説します。また、仕事効率化のためにチームで活用すべきITツールについても併せて紹介します。




1. 仕事の効率がよく、仕事で成果があげる人の特徴とは


「仕事の効率がいい」とは、業務に必要なスキルを発揮し、任された仕事を段取りよくこなすことを意味します。自分が期待されているミッションを理解してやり遂げることが、成果を上げていることになります。

ビジネスパーソンの誰もが、仕事を効率よく進めながらしっかりと成果をあげたいと願っているはずです。ここでは、仕事の効率が良く、仕事で成果をあげる人の特徴について解説します。

目標や目的が明確

仕事の効率がよく成果をしっかりあげる人は、業務に取りかかる前に、自分が担当する業務の全体像を捉え、業務の目的や最終的な目標にフォーカスします。効率が悪い人の多くが、全体像や目的、目標が定かではなく、場当たり的に仕事をしていることが多いです。

仕事の全体像を俯瞰できると、ゴールに向けての計画を立てやすくなります。また、目的と目標が明確になるため、自分が進むべき方向がハッキリします。目標達成に向けてタスクの優先順位がつけやすくなるため、効率よく業務を進められますし、モチベーションの維持もしやすくなります。

ITツールを積極的に活用している

仕事の効率がよく成果をしっかりあげる人は、効率よく業務を進めるためにITツールを積極的に活用しています。活用しているツールとして、スケジュールや必要な情報をクラウド上で一元管理できるビジネスツールや、メンバーと簡単かつ素早くコミュニケーションできるチャットツールなどのツールが挙げられます。

ExcelやWordを使った資料作成やデータ抽出のようなルーティン化している業務があるなら、マクロを使って自動化するのもおすすめです。上手く自動化できたらマニュアル化し、同じような業務の担当者と共有すれば、組織全体の業務効率化につながります。

タスク管理で期日を把握して優先順位をつけている

一日の始まりに今日のうちにやるべきことを洗い出し、To Doリストを作成するのも有効です。タスクを見える化できるうえその日にすべきことがイメージでき、その場の思いつきで対処するような仕事の進め方をしなくなるため、時間を有効に使えます。

To Doリストを作ったら、優先順位をつけていきます。仕事の重要度、緊急性の2軸を元につけていきます。比較し優先順位に迷うタスクがあれば、先輩や上司に相談するといいでしょう。

人間の脳のコンディションは午前中が良いと言われています。集中力が求められる仕事を午前中に行ったり、自分が得意とするタスクから取りかかってモチベーションを上げたりするスケジュールの立て方もおすすめです。


また、重要だけど緊急性が低いタスクは、自分の成長に欠かせないことであることが多いです。ところが、現実的には重要かつ緊急度の高いものに時間を割かねばならず、重要だけど緊急性が低いタスクになかなか取り組めないことが多いでしょう。こうしたタスクこそ、朝一に、優先して取りかかるといいでしょう。

2. 仕事を効率化することのメリット


仕事を効率化することには、3つのメリットがあります。ここでは、どのようなメリットがあるのか解説します。

常に余白を持ちながら、仕事に対応できる

取り組むべきタスクを可視化すると頭の中を整理できるので、考える余白が生まれ、目の前にある業務に集中できるようになります。

業務が山積みだと何から手を付けるべきか整理できず、焦ったり気が散ったりして、仕事の効率が落ちやすいです。こうした状況を回避するためには、タスクを可視化するのがおすすめです。付箋や手帳にメモとして書き出したり、To Do管理アプリに入力したりするといいでしょう。

タスクが可視化されると、目の前のすべきことに集中できるため、常に頭の中に余白を持ちながら仕事に対応できるようになります。

目先の業務だけでなく、仕事全体のことを考えることができる

仕事を効率よくこなす人の多くが、仕事全体のことを考えて業務に取り組んでいます。仕事の全体像を把握すれば、自ずと目先の業務だけではなく、仕事全体を俯瞰して見られるようになります。

仕事の効率が悪く仕事がなかなか終わらない人は、目先の業務でいっぱいいっぱいになっていることが多いです。そのような場合、仕事全体に意識を向けるだけでも仕事の効率が上がることが多いです。まずは、仕事に対する視点を変え、仕事の全体像を捉えることから始めるといいでしょう。

残業をしなくても、限られた時間で業務を終えることが可能

仕事を効率よくこなせるようになると、限られた時間で業務を終えられるようになります。残業せずに済むため、自分のために使える時間をしっかり確保できますし、締切に遅れることもありません。

時間内に仕事を終えられない・仕事の時間が足りない場合、原因として次のようなことが挙げられます。

  • 限られた時間の中に予定を詰め込みすぎている

  • 頼まれた仕事を断れない

仕事が予定通りに終わらないのは、タスクを詰め込みすぎているからです。スケジュール管理を的確にするために、自分の作業にかかる時間に合わせて予定を組むことが重要です。

また、ほかの人に仕事を頼まれたとき、安請け合いしていませんか?仕事が終わらない人は、自分ができる範囲をオーバーして仕事を引き受けている可能性があります。「これくらいならできるだろう」と引き受けたのはいいけれど、残業したり休日出勤をしたりしなければならず、依頼した相手に迷惑をかけることになりかねません。

仕事を引き受けるときは、自分の力量を見極め、無理のないスケジュールを立てることが肝心です。引き受けられないのなら最初から断るようにしましょう。そのほうが結果的にお互いのためになります。


3. 仕事の効率化をするならおすすめのITツール


仕事の効率化に役立つITツールはいくつもあります。ここでは、仕事の効率化を進めるにあたり、社内のコミュニケーションのほか、タスク管理や人事労務管理、バックオフィス業務などに役立つツールを6つ、ピックアップして紹介します。

コミュニケーションツール 「Slack」


SlackはSaaS型のチャットツールです。ChatworkやFacebookメッセンジャー、LINE WORKSなどのほかのチャットツールとの大きな違いは、Slackがビジネス用に設計されている点です。

Slackは、PCのほかスマートフォンやタブレット端末からの利用でき、OSごとにアプリの提供があります。時間や場所を選ばずにコミュニケーションでき、ビジネスを効率アップできます。

外部連携がしやすいのも特徴の1つです。GoogleドライブやGoogleカレンダー、Trelloなどのサービスと連携でき、Slackに通知が来るよう設定できます。参加しているチャンネルごとに、通知の設定を変えることもできます。


Slack


タスク管理ツール 「Trello」


Trelloは、タスク管理ツールです。カンバン方式と呼ばれる視覚的なタスク管理を採用しており、チームで効率的にタスクを共有できます。各タスクにはコメントやフィードバックを残せ、アクティビティログを確認すればタスク完了までのプロセスも確認できます。

Trelloはクラウド型のサービスですから、パソコンやスマートフォン、タブレット端末から簡単にアクセスできます。時間や場所に囚われないため、出社しているスタッフとテレワークのスタッフがいても、チームメンバー全員が必要な情報を共有し、タスクの進行状況をひと目で把握できるというメリットがあります。

Trello



名刺管理ツール 「Sansan」

Sansanは、システムによって社内の名刺を一括管理するクラウド名刺管理サービスです。Sansanに名刺情報を登録すると、社内にある全ての名刺が集約されたデータベースを構築できます。

Sansanに登録すると、職歴のほか、社内で過去にコンタクトした同僚の名前が表示されます。その同僚とSansan上でメッセージのやりとりが可能なため、事前に情報共有ができ、営業活動を効率的に進められます。会社名や所属、役職等で人物検索ができ、「部長」という役職を持つ人だけを探し出せます。ZapierやSalesforceなどの基幹システムや他の顧客管理システムとの連携も可能です。

中でも、Sansanのオリジナル機能である「One to One」メールは、日頃親しくしている方にイベントや展示会の情報を一斉にメール配信をしたいという場合に非常に有効です。名刺の所有者をFromアドレスに指定すれば私信メールとして送れるため、イベントやセミナーの案内に対し、高い返信率を期待できます。

コロナ禍により、オンラインを前提とした営業手法を求められる昨今、これまで積み重ねてきた出会いが会社の資産となり、ビジネスの可能性を広げられます。


Sansan

人事・労務ツール 「SmartHR」


SmartHRは、人事労務の管理ができるクラウド型サービスです。雇用契約や入社手続きをペーパーレスで完結できます。また、住所の変更など従業員が直接入力することで完結します。

SmartHRを導入すると、人事労務管理の手間を大幅に削減できるうえ、間違いを減らせ、最新の情報を蓄積できます。もちろん変更履歴の確認もできます。

年末調整や給与明細などにも対応しており、射界保険や雇用保険の手続を電子申請できるため、役所に行く手間と時間を省けます。さまざまな外部サービスとの連携もワンクリックで簡単にできます。


SmartHR

バックオフィスツール 「freee」


freeeは、個人事業主から中規模法人まで対応したクラウド会計ソフトです。登録した銀行口座やクレジットカードから取引明細を自動で取得し、AIによる自動判定と仕分けルールを元に自動で記帳を行います。

freeeはERP型の会計ソフトでもあり、業務全体の効率化を実現します。見積書や請求書、債権管理、債務管理、経費精算、決済など、経理に関するあらゆる作業を効率化できます。自社の資金繰りについて、グラフ付きのレポートを自動生成できるため、迅速な経営判断に役立ちます。

クラウド型のため、オフィスのパソコンはもちろん、スマートフォンやタブレット端末などからもアクセス可能です。プランによっては複数人をユーザー登録できるため、場所を問わず経理作業やデータ確認ができるため、リモートワークにも最適です。経理業務の時間コストや人件費を削減したい企業におすすめです。


freee

営業管理ツール 「pipedrive」

pipedriveは、IT先進国と言われるエストニア発のCRM/SFAツールです。世界9.5万社以上で利用されており、中にはAmazonやskycanner、vimeoのような企業にも導入されています。顧客管理や営業管理に便利なCRM/SFAの導入と活用にかかる導入コスト・学習コスト・運用コスト・カスタマイズコストを削減し、生産性を向上させます。

pipedriveが得意とする分野は、自動化による業務効率アップです。手作業で時間がかかっていた部分についてどの機能を使えばよいのか、pipelineが教えます。

設定方法が非常に簡単なうえ、導入時の初期費用がかからないため、導入コストを抑えられます。直感的なUIで使い方がわかりやすいため、学習コストを抑えられます。外部連携機能が豊富で、電話やメール、カレンダーなどのグループウェアやzoomやSlackなどの200種類以上のアプリと連携ができ、カスタマイズコストも抑えられます。




4. 仕事効率化にITツール導入が必要な理由



リモートワークの導入が進む今、チームで効率よく仕事に取り組むにはITツールの導入が不可欠です。この項目では、ITツールの導入が必要な理由について解説します。

リモートワークの加速

2020年からの新型コロナウィルスの影響により、多くの企業で、リモートワークの導入が加速しています。

現在では、出社せざるを得ない業界・業種を除いて、勤務形態をリモートワークに切り替える企業や、リモートワークを検討する企業が増えています。

リモートワークでは対面でのコミュニケーションが難しいため、チームで業務を遂行するには生産性を下げないための工夫が必要です。そこで活用したいのが、業務改善ツールです。企業は上記のようなITツールの導入によって業務効率化を推進し、アフターコロナの新しい日常に備えるべきです。

プロジェクト管理

プロジェクト管理ツールやタスク管理ツールの導入は、生産性向上に役立ちます。Excelや紙でのプロジェクト管理とは異なり、同時編集が可能なうえ可視化が容易です。リモートワークが進む昨今、どこにいても同僚やチームの最新の進捗状況を共有でき、仕事やタスクの抜けや漏れを防げるITツール導入は、プロジェクト管理に必須と言えるでしょう。

働き方の多様化

少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少や、育児や介護と仕事の両立など、働く人のニーズがさまざまな昨今では、働き方が多様化しています。働き方の多様化に対応すべく、国が働き方改革を推進しています。働き方改革とは、各従業員の事情に応じた多様な働き方を選択できる社会を目指す取り組みです。

働き方改革の推進を妨げる事柄の1つに、出社の手間があります。リモートワークが実現すれば、出社の手間を解消し、働き方改革を進めることにつながります。働き方改革関連法は、大企業での改革をまず後押ししてきましたが、いよいよ中小企業でも、と言われるようになった時期に、新型コロナウイルスによるリモートワークの推進が開始しました。

リモートワークをスムーズにするには、自社のビジネスに合ったITツールの導入をすべきです。ツールを選ぶ際は、既に導入しているツールと連携しやすいものを選ぶのがおすすめです。

5. リモートワークと仕事効率化を推進するには業務効率化ツールは必須

パソコンを使って仕事をするなら、仕事効率化のためのツールを導入すべきです。手作業を自動化したり、情報共有や分析がしやすくなったりするなど、業務の効率化を担う重要なものです。また、リモートワークによって従業員同士が顔を合わせる機会が激減しているため、仕事の効率化を進めるには、社員同士のコミュニケーションを向上させるツールの導入が不可欠です。

働き方改革やリモートワークに対応するには、仕事を効率化するツールの導入は必須と言えるでしょう。 こうしたツールを導入する際には、社内が一丸となって取り組む必要があります。自社にあった仕事効率化ツールを選ぶには、現場の声をしっかり聞いて、実際の業務で使いやすいものを選ぶことが重要です。


Merでは、顧客管理および営業管理ツールであるpipedriveを提供しています。自動化による仕事効率化は、pipedriveが最も得意とする分野です。手間や時間がかかっていた作業について、どの機能を使えばよいのか、pipelineが教えます。


直感的なUIのpipedriveは、操作を覚えやすく、導入後の学習が最小限で済みます。14日間の無料トライアル期間がありますので、ぜひお試しください。