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営業事務の仕事内容とスキルを解説|業務に役立つITツールも紹介



営業事務は、営業担当者と顧客をサポートする役割を果たします。営業活動の縁の下の力持ちとして、迅速・正確・ていねいに多くの業務をこなします。


この記事では、営業事務の役割と仕事内容、必要なスキルに加え、営業事務の仕事をアシストするITツールについて紹介します。リモートワークが普及する今、オフィス以外の場所にいながら営業担当者や営業事務の業務を円滑に進められるツールの導入を考えているなら、ぜひ参考にしてみてください。


営業事務とは


営業事務の仕事は、営業担当者の予定やメールをチェックし、その日の作業内容や連絡事項などの確認から1日が始まります。営業担当者に代わって、見積書や請求書の作成、データ入力などを行います。


営業担当者からの指示を受けて、顧客に対する説明資料や提案資料を作成することもあります。夕方、営業担当者が帰社したらその日の情報を共有し、その日のうちに処理すべき業務があれば対応します。


また、営業担当者が不在の時には、来客対応や、顧客からの問い合わせやクレーム対応などの業務も行います。


一般事務と営業事務の違い


一般事務と営業事務は、担当する業務の範囲に違いがあります。一般事務はさまざまな部署に配属され、ファイリングや電話応対、データ入力などの事務作業全般を担当することが多いです。


営業事務は営業担当者のアシストが主な業務です。従って、営業担当者が営業活動をスムーズに行えるように事務作業を担当します。



営業事務の主な仕事内容


営業事務の主な仕事は営業担当者をアシストすることですが、これでは漠然としていて、一体どんな業務をしているのかわかりにくいですよね。そこでこの項目では、営業事務が担う主な仕事内容について、詳しく紹介します。


メール・電話対応


営業部門には、営業担当者に向けた顧客からの電話が頻繁にかかってきます。営業担当者自身は商談などで外出していることが多いため、会社の電話にかかってきたら営業事務が代わりに対応します。担当者への取り次ぎはもちろん、簡単な問い合わせならば、営業事務が回答することもあります。


資料・書類作成


営業担当者が顧客との商談や契約後に必要な見積書、契約書、請求書などの書類の作成も、営業事務が担当します。書類が整わないと商談も取引も前へ進まないため、スピード感が求められます。また、どの書類も取引の重要な証拠となるため、正確さが求められます。


売上管理


部署の売上を日別、月別、案件ごとに記録し、取りまとめます。時には、分析作業をすることもあります。報告のために打ち上げ報告書の作成を依頼されることもあります。


売上管理に使用するのは、Excelやスプレッドシート、専用ツールなど、会社によってさまざまです。


顧客・案件管理


顧客管理や案件管理は、売上に関わる重要な仕事です。顧客情報や案件の管理も、営業事務の仕事です。顧客の住所や電話番号、契約内容、発注履歴などの顧客情報を管理します。


継続案件の場合、更新時期を顧客に案内するなどの業務もあります。時には、発注履歴や購入履歴、問い合わせ履歴を分析して新規提案のサポートをすることもあります。


サポート業務


営業事務は、在庫管理や商品の受発注業務、プレゼン用の資料の作成、業務フローの改善提案など、営業担当者をサポートするためのさまざまな業務を担当します。


このように、営業事務は事務とはいえ、依頼された仕事を黙々とこなすだけではないことがあかります。営業担当者やクライアント企業とうまくコミュニケーションを取りながら仕事を進めていくことが重要です。ExcelやWordなどのパソコンスキルだけではなく、コミュニケーションスキルやビジネスマナーも求められる仕事です。


営業事務に必要なスキル



営業事務に求められるスキルは、パソコンスキルやコミュニケーションスキルだけではありません。この項目では、営業事務に求められる基礎的なスキルを紹介します。


事務処理能力


営業事務は、さまざまな書類をスピーディにミスなく作成する高い事務処理能力が求められます。見積書・納品書などの書類作成はもちろん、入金チェックなどの事務作業を正確に素早くやり遂げるには、ていねいさと正確さが求められます。


ただ単に作業をこなすのではなく、日々の業務を通じて自らの能力を高めていく努力をしていくことが重要です。


コミュニケーションスキル


営業事務は、営業担当者に代わってクライアントとやりとりすることが少なくありません。商品の内容や在庫について、クライアントからの問い合わせ受け、クレーム対応をすることもあります。そのため、取引先との信頼関係を構築し、要望に正しく応えられる高いコミュニケーションスキルとビジネスマナーが求められます。


また、見積書の作成から受発注までのすべての営業フローについて、営業担当に代わって営業事務が行うことも多いです。そのため、営業担当者とも密に連携する必要があります。そのため、営業担当者とのコミュニケーションを円滑に取れるスキルも非常に重要です。


ITツール活用スキル


近年では、営業支援ツールや顧客管理ツール、受注管理ツールなど、営業活動をサポートするITツールを導入する企業が増えています。営業担当者をサポートするポジションの営業事務は、WordやExcelなどのPCスキルに加え、ITツールを活用できるスキルも求められます。


ITツールを活用した営業事務の重要性


2000年以降、一気にリモートワークが普及し、営業事務にもITツールの活用が求められるようになりました。この項目では、リモートワークの普及のほか、営業事務にもITツールの活用が求められるようになった背景と、ITツールの重要性について解説します。


リモートワークの普及


新型コロナウイルスの影響で、リモートワークを取り入れる企業が増えています。そもそも営業職は1日の大半を社外で過ごすことが多く、Web会議を利用すればテレワーク化がしやすい職種です。


営業事務は、社外にいる営業担当者と連携し業務フローを構築する必要があります。その際に役立つのが、チャットツールやファイル共有ツールです。営業からの指示や営業事務からの質問や確認はチャットツールを活用すればスムーズですし、ファイル共有ツールや文書管理システムを使用すれば見積書や提案書、契約書などの共有もしやすいです。


DX化


DXとは「Digital Transformation(デジタルトランスフォーメーション)」の略で、デジタルによる革新と直訳できます。DXとは最新のデジタル技術やITツールなどを有効活用し、企業の生産性向上や組織改革を行い、営業効率の最大化による収益向上を実現します。


営業担当者の作業の効率化のためには、営業事務やバックオフィス業務など、営業領域に関わるスタッフの業務効率化も重要です。営業活動の中には、事務作業や顧客からの問い合わせ対応、営業先のリストアップや競合他社の情報収集などの作業が山のようにあります。こうした業務を、DXの推進によって効率化したり自動化したりできれば、営業領域のあらゆるスタッフの負担を軽減できます。


ITツールを活用することでの営業活動の効率化


ITツールの中には、SFAと呼ばれる営業支援ツールがあり、活用すれば営業活動を効率化できます。SFAを活用すれば、営業事務の業務である企画書や提案書、見積書などの書類の作成やスケジュール管理のようなルーティンワークを自動化でき、業務の効率化が進みます。


これにより、営業は、アポイントや商談、既存顧客のフォローのようなコア業務に集中できるようになり、営業事務は担当する業務の事務工数や資料作成時間を大幅に削減できます。


営業効率化を図るITツール



営業活動を効率化できるITツールには、SFAのほかにどのようなものがあるのでしょうか。この項目では、営業効率化に役立つITツールを3種類に分けて概要を解説します。


SFA(営業管理)ツール


SFAとは、Sales Force Automation の略で、営業活動に必要な業務や行動などのプロセスを把握して効率化を図り、営業をサポートするシステムです。営業のボトルネックの発見にも役立ちます。


SFAを導入するメリットは、営業活動を可視化できることです。顧客情報はもちろん、案件ごとの進捗状況、営業担当者それぞれの目標達成までの営業プロセス、売上状況や売上予測を可視化できます。


営業プロセスの可視化によって、商談の停滞や数字の伸び悩みの原因にいち早く気付くきっかけにもなります。SFA上で情報を一元管理できるようになり、営業担当者が活動報告を入力すれば、すべてのツールに自動的に反映されるため、営業事務が一から資料を作るという手間がなくなります。営業担当者と営業事務とが、タイムロスなく連携できます。


CRM(顧客管理ツール)


CRMは、データベースにすべての顧客情報を管理するシステムのことです。CRMとは「Customer Relationship Management」の略で、「顧客管理」「顧客管理関係性マネジメント」などと訳せます。


CRMには、顧客の個人情報、購入履歴などのすべての履歴を記録します。記録したデータは、営業部門はもちろん、情報システム部門、マーケティング部門、開発部門など、営業部門と連携する複数の部門で共有し、事業戦略を立てていきます。


顧客情報を一元管理し、知りたい情報を一瞬にして見える化できます。細かなデータ分析もすぐにグラフや表として可視化できるため、顧客管理に必要な作業の効率化が図れます。顧客情報を元に顧客のニーズを確認し、顧客ごとにマッチする製品やサービスの提供ができるため、営業事務に求められる顧客管理や分析業務を効率化できます。


MAツール


MAツールは、見込み客の創出と育成、分類、管理(リード管理)を行えます。「MA(マーケティングオートメーション)」とは、マーケティングのプロセスを自動化することを意味します。


従来ではバラバラに管理していたリード獲得から管理までの一連のプロセスを、ひとつのツールで一元管理できるのがMAツールの特徴です。MAツールには、アクセス解析、Web行動解析、キャンペーン管理、マーケティングシナリオ作成などの機能があります。


顧客からの問い合わせを担う営業事務にとっては、見込み客の今の状況を把握でき、状況に合わせた対応を実現できるツールです。




営業事務の業務はITツールでサポートするのがおすすめ


営業担当者をサポートする営業事務の役割は、電話やメール等での顧客対応をはじめ、書類作成、売上管理、顧客や案件管理など多岐に渡り、多くの業務を担います。顧客の数が多ければ多いほど業務は煩雑になり、ていねいさと正確さ、スピードが求められます。


CRMやSFA、MAツールなど、営業の業務をサポートするITツールは、当然ながら、営業事務の業務もしっかりサポートします。新型コロナウイルスの影響でテレワークが拡大した2000年以降は、オフィス以外の場所にいながら、営業担当者と連携し、業務を円滑に進めるために導入する企業が増えています。



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