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SFAを導入するメリットは?CRMとの違いと失敗しない選び方を解説



営業支援システムであるSFAを導入する目的は、売上と利益の向上です。SFAを導入する企業は年々増えていますが、SFAの導入メリットや選び方について十分理解していないと、導入したけれど定着しない、データの分析ができないというように、失敗してしまうケースも少なくありません。


この記事では、SFAの基本情報と導入するメリット、CRMとの違い、失敗事例に触れながら、SFA導入を成功させるためにはどのようにシステムを選ぶべきか解説します。


SFA とは?基本情報や導入のメリット

SFAとはどのようなシステムなのでしょうか。まずはSFAの概要とSFAを導入するメリットについて紹介します。


SFAの概要

SFAとは「Sales Force Automation」の略で「営業支援システム」と訳します。SFAは、営業を支援し効率化するシステムのことを指し、セールスフォースである営業部の情報や業務を分析して効率化を図り、ボトルネックを発見します。


SFAは業務の自動化もできます。営業の仕事は、アポイント、顧客リストの作成のほか、企画書や提案書、見積書などの書類作成、商談、既存顧客のフォロー、見込み顧客への情報発信、クレーム対応など、非常に多岐にわたります。


こうした業務の中から、企画書や提案書、見積書などの書類の作成やスケジュール管理のようなルーティンワークや定型業務を自動化すれば、業務の効率化が進み、事務工数や資料作成時間を大幅に削減できます。営業担当者は見込み顧客へのアプローチのようなコア業務に集中できるようになるため、売上アップにつながります。


SFAを導入するメリット

SFAを導入する最大のメリットは、営業部全体の動きを改善できる点にあります。SFAに営業担当者の行動を記録すると業務プロセスのチェックができるため、営業活動において何がボトルネックになっているのか発見しやすくなります。ボトルネックが解消できれば、売上の増加が見込めます。 SFAの導入により、営業担当者が誰でも同じように営業できる体制を築けます。日々の業務を記録し続ければ、SFAに案件や商談の情報が蓄積され、成功率の高い営業方法を導き出すこともできます。 営業の再現性が高まり、営業担当者の経験や勘に頼らずに成約率を上げられるため、営業部担当者全員のスキルアップにつながり、継続して売上向上を目指せるようになります。SFAを通じてノウハウや知識の共有が可能なため、新人は提案資料の作り方や営業手法を自ら学べ、先輩や上司は新人へのトレーニングの負担を軽減できます。


営業活動を効率化できる

SFAを利用すると、情報を一元管理できます。営業担当者が活動報告を入力すれば、すべてのツールに自動的に反映されるため、情報を用途別に入力する、一から資料を作るといった手間がなくなります。 必要な情報を素早く検索できるうえ、日報やスケジュール管理、商談リストの作成などはSFA側が実行するため、営業担当者の負担が減り、コア業務により多くの時間を割けるようになります 。 営業担当者の日々の行動が可視化され状況をリアルタイムで把握できるため、上司やマネージャーから的確なアドバイスができるようになり、組織的かつ効率的な営業活動が実現します。個人単位、部署単位で売上状況や売上予測を確認でき、状況に応じて注力案件の優先順位やチーム編成を変えられるため、より速く、より戦略的に目標達成を目指せるようになります。


SFAとCRMの違い

SFAとCRMは、同じような場面で使われることが多く、違いを明確に理解できていないという人は少なくありません。 ここではSFAとCRMの違いと共通点、CRMのメリットについて紹介します。

CRMとは

CRMは、データベースにすべての顧客情報を管理するシステムです。CRMとは「Customer Relationship Management」の略で、日本語では「顧客管理」「顧客管理関係性マネジメント」などと呼ばれます。本来は、顧客満足度と顧客ロイヤリティの向上を通じて売上と利益の向上を目指す経営戦略を指しますが、近年では顧客管理を行うITツールのことを指します。 CRMを使用する目的は、売上と利益を上げることです。どんなに素晴らしい製品やサービスでも、購入する顧客がいなければビジネスは成り立ちません。顧客との関係性を強化するため、CRMを使用し、顧客を起点として事業戦略や営業プロセスを構築し管理します。 CRMに記録するのは、顧客の個人情報、購入履歴などのすべての履歴です。記録したデータは、営業部門はもちろん、情報システム部門、マーケティング部門、開発部門など、営業部門と連携する複数の部門で共有し、事業戦略を立てていきます。


CRMの機能

CRMの機能には、次のような機能があります。 ・顧客管理・顧客分析

・ファイル共有

・イベント管理

・経理・会計

・契約管理 など SFAとの大きな違いは、顧客に関する属性情報の管理に特化しているという点です。

一方SFAには、営業日報、ToDo管理、見積書や契約書の作成、タスク振り分け、ダッシュボードなどの機能が備わります。いずれもCRMにはないことが多い機能です。CRMが顧客管理を目的としたツールであることに対し、SFAは営業活動を効率化することを目的としたツールであり、2つの違いはこの点にあります。


しかしながら近年ではCRMとSFA両方の機能を有しているサービスの方が多くなっています。


CRMのメリット

CRMを導入するメリットは以下の通りです。 ・顧客情報を一元管理できる

・他部門とリアルタイムに情報共有できる

・業務効率化につながる

・営業担当者のパフォーマンスの向上

・既存顧客から優良顧客を生み出す

・顧客満足度の向上 など CRMを導入すると、顧客情報を可視化できます。全ての情報を一元管理できるため、管理している情報にワンクリックでアクセスでき、見たい情報を一瞬にして見える化できます。細かなデータ分析もすぐにグラフや表として可視化できるため、顧客管理に必要な作業の効率化が図れます。 顧客情報を元に顧客のニーズを確認し、顧客ごとにマッチする製品やサービスの提供ができるため、顧客満足度の向上も目指せます。既存顧客の囲い込みができれば、優良顧客へと育てることができ、継続的に利益を得られるようになります。ターゲットを絞り込めるため、営業にかかるコストの削減も実現します。

SFAとCRM共通点

SFAとCRMの共通点はどちらも「顧客情報管理システム」であることです。SFAもCRMも、顧客データを一元管理でき、蓄積したデータを自由に活用できます。SFAやCRMを利用した顧客情報の管理・共有によって業務の効率化が進み、蓄積したデータをマーケティングに活かし、戦略的に営業活動を進められます。 CRMで管理できる顧客情報は、企業名、担当者の名前と部署・役職、連絡先、企業所在地、アンケート結果、購入履歴などの顧客情報が主体ですが、SFAはCRMで管理する顧客情報に加え、商談・折衝履歴、案件や商談の内容、顧客が抱えている課題、顧客の興味・関心といった情報も管理できます。 顧客管理が主体ならばCRM、顧客管理をしながら営業の課題を解決するならSFAと使い分けるといいでしょう。


SFA導入が失敗する原因とは?

SFAの導入を失敗してしまう理由には、どのようなものがあるのでしょうか。SFA導入に失敗した事例や理由と解決方法を知っておけば、SFA導入後、SFAを十分に活用し、売上アップや業務の効率化を実現できます。


せっかく導入したのにシステムをうまく活用できず、導入コストを無駄にしてしまうという失敗を避けるためにも、次の情報をぜひ役立ててください。


SFA導入の目的が明確ではない

SFA自体は非常に便利なシステムですが、導入さえすれば自動的に営業の業務が効率化し、業績が上がるというわけではありません。目的が明確でないと評価の基準がないため、SFAによる効果を実感しにくいです。 SFAを導入する際には、導入の目的を明確にしておきましょう。導入目的が明確であればSFAの成果を評価する基準ができるため、運用後の評価や活用がしやすいです。


そのためには、検討の段階から、自社の課題と導入の目的を整理しておくべきです。SFAの機能やスペックのほか、導入事例や活用方法の具体例も確認し、導入後の運用方法をイメージします。何のためにSFAを使うのか、SFAの導入によりどのようなメリットがあるのか、現場のメンバーに理解を求めることも重要です。


データ分析を行い、課題発見や問題解決に繋げられる体制が整っていない

データを分析し課題や成功事例を発見できればSFAの導入は成功と言えますが、SFAに蓄積されたデータの分析方法がわからない場合や、分析担当を担える人材がいない場合には、せっかくのデータを活用できずSFAの本領発揮とはなりません。 SFAの本来の目的は、営業力を強化することです。SFAに情報が蓄積されると、営業の勝ちパターンや営業担当者のよい行動が明らかになり、これまで個人の経験や勘に頼っていた営業力を体系化して共有し、営業部門全体の営業力の底上げにつながります。 導入時には「データが蓄積されたら分析をすればいい」と考え、導入後、段階的に分析を始める企業がありますが、事前に何を知りたいか明確にし、そのためにはどのような分析をすべきか決めておくことは非常に重要です。


SFAを単なる記録ツールにしないために、あらかじめ分析担当者を決めておくべきです。担当者は、マネージャーのような管理職でもいいですし、営業アシスタントに依頼してもいいでしょう。


自社のビジネスモデルや業種を考慮して、SFA を選択していない

SFAを選ぶ際、自社のビジネスモデルや業種を考慮して選びます。SFAは大きく4タイプに分けられます。営業活動を幅広く支援する高機能で汎用的なもの、営業の関連部門と連携しやすいもの、ルート営業やメンテナンス、保守典型業務といった現場業務に向いたもの、最低限の機能を搭載したシンプルで低価格なものがあります。


重要なのは、自社の目的や課題解決がそのSFA導入によってどのように叶えられるのか、ということです。そのために必要な機能をカバーしているSFAを選びます。


検討の際には、社内での営業部門のポジションや業務内容との相性を考慮するといいでしょう。また、SFAを導入後、少なくとも数年は使用することも忘れてはいけません。長期運用も視野に入れ、将来的なカスタマイズ性や拡張性を確認しましょう。


SFA導入を成功するためのシステムの選び方


SFA導入を成功させるためには、システムの選びにコツが5つあります。ここでは、それぞれについて解説します。


選び方(1)誰でも操作ができる

初めての導入ならば、シンプルで使いやすいSFAを導入するのがおすすめです。営業担当者は若手からベテランまでおり、誰もがITツールに慣れているとは限りません。操作が難しいツールや入力に手間がかかるツールは、導入しても定着しにくいです。 検討段階でベンダーに問合せると、他社との差別化を図るためにほかにはない機能やマニアックな機能を説明されることがあります。初めての導入であまりに多機能・高機能なSFAを選ぶと使いこなせず、操作に慣れるまでに時間がかかり、肝心なデータ入力が定着しません。 クラウド型のSFAを導入すれば、スマートフォンやタブレット端末から入力できます。外出先や移動中に入力できるため、営業担当者の負担を軽減できます。こうした要望は、現場の声を聞いてみないと案外わかりにくいものです。実際にSFAを使用するのは営業部門のスタッフですから、検討段階で現場の営業担当者にヒアリングし、現場の実情にマッチしたSFAを選ぶべきです。


選び方(2)低予算から始められる

SFAには月額1,500円/1ユーザーから利用できるものから、毎月80,000円/1ユーザーと高額なツールまであり、価格設定はさまざまです。 SFAやCRMといった企業向けのクラウドサービスは、アカウント単位で課金されるケースがほとんどです。従業員数が多ければ利用金額は跳ね上がりますし、従業員数が頻繁に変動するなら予備アカウントを用意せねばならず、使用していないアカウント分の利用料が発生します。


SFAで最も重要なことは、使い続けることです。目標達成に向け、SFAに情報を一元化し蓄積していくためには、無理なく使い続けられなければなりません。使い続けるには、ランニングコストは重要なポイントです。自社に必要な機能が備わっていれば、低予算であっても満足のいく運用ができるはずです。


選び方(3)豊富な実績

SFAを選ぶ際には、ベンダーに豊富な導入実績があるかどうかも重要です。導入にあたり、他社の導入事例ほど参考になるものはありません。同業種、同規模であればなおさらですし、同じ課題を解決したくて導入した企業があれば、導入後の運用を具体的にイメージしやすいです。


また、SFAの導入後、社内に定着させ活用するには、ワークフローの再構築、営業スタッフへの教育などが必要です。その過程で生じる悩みや課題の解決方法はマニュアルにないことが多く、ベンダーのサポートが欠かせません。


導入実績が多ければ多いほどシステムについての知見が蓄積されており、導入前のアドバイスや導入後の活用支援、ノウハウの提供、実務的な使い方の共有など、企業に合わせた柔軟な対応が期待できます。多くの導入実績があるほど、導入前も導入後も安心です。


選び方(4)営業活動を支援する機能の充実

営業支援ツールであるSFAの機能には、顧客管理、営業プロセス管理、営業マネジメントの効率化、グループウェア機能、予実管理をするため多くの機能を備えています。SFAを選ぶ際には、価格と機能が見合った適正価格であることはもちろん、費用対効果の観点からも機能が充実しているかチェックします。 あまりに高機能なSFAを導入しても、自社では不必要な機能があるなら無駄なコストになります。会社によっては、基本機能のみで十分な場合もあります。SFAのベンダーを選ぶ際には、費用に対して機能が充実しているかも確認しておきましょう。


また、SFAは営業担当者が毎日使用するツールですから、操作性の良さやインターフェイスの見やすさも選択のポイントとなります。使用する端末ごとにインターフェイスを確認することも忘れずに。入力項目が少なく、名刺やアンケートフォームなどから顧客情報を自動取り込みできるような入力サポート機能があるものを選ぶといいでしょう。


選び方(5)他のシステムとの自由なカスタマイズ

SFAはほかのさまざまなシステムと連携すると、より威力を発揮します。


SFAとCRMを連携すると、CRMによって絞り込んだ成約率が高い顧客に、SFAによって効率化された営業プロセスデアプローチできるため、より高い成果が見込めます。もしも商談が失敗に終わっても、SFAとCRMの両方に記録すれば、成約率の改善につなげることができます。


コミュニケーションツールと連携すれば、スムーズかつスピーディな情報共有や意思決定が可能です。zoomと連携できれば、SFAのスケジューラ機能を利用する際にビデオ通話リンクをセットし、オンラインミーティングをスムーズに開始できます。クラウド請求書と連携すれば、請求書や領収書の発行もSFA上で可能になります。


最初はSFAを営業支援ツールとして活用し、徐々にほかのツールとの連携を進めていくと、業務効率が高まっていくのを実感できます。会社の成長と共に事業規模が拡大すればするほど、他システムとの連携するメリットが理解できるはずです。そのためにも、どのようなカスタマイズが可能なのか、導入前に確かめておきましょう。


まとめ

SFAの導入は、売上と利益の向上を目的としています。SFAを導入し、蓄積したデータを分析・活用すれば、営業の効率化と利益の向上を期待できるはずです。


とはいえ、SFAは単なるツールでしかありません。SFA導入を成功に導くには、自社の営業部門が抱える課題や導入目的を明確にすることが重要です。SFAの情報収集をする前に、なぜSFAを導入するのか、目的達成のためにはどのような機能が必要か、社内で話し合い、整理しておきましょう。選定の際にはこの記事で紹介した「SFA導入を成功するためのシステムの選び方」が役立つはずです。


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