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SFA(営業支援システム)のメリット・デメリットと失敗しない選び方

営業支援システムであるSFAは、売上と利益の向上を目的に導入します。SFAを導入する企業は増えつつありますが、SFAを導入するメリット・デメリットを理解し、自社にあったシステムを選ばないとうまく運用できず、SFAの活用ができません。


この記事では、営業支援システムであるSFAを導入するメリットとデメリットについて解説しながら、失敗しないSFAの選び方を解説します。


SFAの導入を成功させるために、役立ててください。





SFA(営業支援)システムとは?



SFAとは「Sales Force Automation」の略で、営業支援システムのことを指します。SFAは、受注数や売上のほか、営業プロセスや案件の進捗、商談の内容などを可視化して管理・共有し、営業活動の効率化と高精度化を図ります。営業チームが収集した情報や業務内容を分析して効率化を図り、ボトルネックを発見するのに役立ちます。


営業は、売上目標・利益目標の達成を目指して活動します。SFAは営業活動を支援するシステムですから、営業活動の効率とパフォーマンスを高め、売上と利益の最大化を目的としています。


そのためSFAは、営業の業務に欠かせない顧客管理、プロセス管理・行動管理、売上予測管理・スケジュール管理などに使用できます。それぞれについて解説していきます。


顧客管理


SFAを導入すると、顧客の名刺、情報、ホームページを始めとしたWebメディア、プレスリリース、株価、担当者の性格や異動情報など、あらゆる顧客情報を一元管理できます。自動的に必要な情報にアクセスし、システムに取り込む機能を持つSFAもあります。


ドキュメント共有機能があるSFAなら、顧客に提出した資料や顧客から提供された資料をアーカイブ化して管理できます。


SFAには顧客に関する詳細情報が集約されるため、担当者が不在のときに顧客から問合せがあった際に別の従業員が対応できます。営業担当者の異動などの際には、後任者への引継ぎがスムーズにできます。


プロセス管理・行動管理


SFAを導入すれば、アポイント、商談、受注までのすべての営業プロセスを可視化できます。マネージャーは営業担当ごとに案件の進捗をリアルタイムで把握できるため、そのフェーズに合った的確な指示を出せます。


SFAに記録する営業プロセスの情報は、顧客情報とも連動します。単なる営業日報や報告、商談記録とは大きく異なり、定量的な営業情報として記録を残せるのも大きなメリットです。


売上予測管理・スケジュール管理


SFAを導入すると、営業担当者ごとの実績はもちろん、会社全体、顧客別、商材別、担当部署別など、さまざまなセグメントで売上を確認できます。


SFAにあらかじめ予算をインプットしておけば、予算と実績を比較しながら進捗を確認できます。予算と実績との乖離や問題点などをすぐに洗い出せます。


SFAを導入すれば、営業担当ごとの売上はもちろん、会社全体、部署別、顧客別、商材別など、さまざまなセグメントで売上を確認できます。いつでも予算と実績を比較しながら進捗を管理できるため、随時、進捗の軌道修正が可能です。また、見込案件の管理や売上予測もしやすくなります。


また、SFAにはスケジュール管理機能のような業務を網羅する機能が備わっています。スケジュール管理のほか、ToDoリスト、メーリングリスト、グループチャットなどのグループウェア機能が充実しているものもあります。見積書や請求書の作成、日報や月報などの活動報告、分析/集計レポートの作成も可能です。


このように、SFAを導入すれば営業に関わるすべての業務フローを一元管理できるのです。


SFA(営業支援)システムの導入のメリット・デメリット


SFAの導入することによるメリットは多くあります。その反面、デメリットもあります。ここでは、SFA導入により得られる4つのメリットと2つのデメリットについて解説します。


メリット


SFAを導入するメリットは、主に次の4つです。


・営業活動の可視化

・営業活動の標準化

・営業活動の効率化

・組織内での情報共有


それぞれについて解説します。


営業活動の可視化


SFAを導入すると、営業活動を可視化できます。過去の商談の履歴や進行中の案件の進捗などが見える化されるため、マネージャーは、個々の営業担当者の営業プロセスをリアルタイムで把握し、フェーズに合った適切なアドバイスができるようになります。


アポイント率や成約率などを分析できるため課題が浮き彫りになり、売上向上に向けて改善策を打ち出しやすくなります。


顧客情報のデータベースが構築されるため、担当者が変わる際の引継ぎがスムーズにできます。新たな担当者は、過去の商談履歴をスピーディに把握できるため、機会ロスを防げます。



営業活動の標準化


SFAを導入することで営業担当者の行動プロセスが可視化されるため、属人化しがちな営業パーソンの営業プロセスを標準化できます。全員が戦略的に営業活動を行えるようになるため、営業チーム全体の底上げにもつながります。


組織内で成功事例と失敗事例を分析し共有すれば、組織全体の営業力アップにつながります。過去の履歴と実績を元に商談会数の見直しや上司の同行回数を増やすなど、いち早く対策を講じることも可能です。


営業活動の効率化


SFAを導入すると、営業担当者の仕事を効率化できます。提供されているSFAツールの多くがクラウドサービスのため、商談先からオフィスに戻らずにスマートフォンやタブレットを使って操作できるからです。外出先はもちろん出張先からも顧客情報を確認し、商談記録や日報等を入力できるため、手間や時間を削減できます。


マネージャーとはSFAを通じてリアルタイムでやりとりできるため、商談の進捗や状況、目標の達成状況を共有しています。ピンポイントで的確なアドバイスがもらえるようになり、マネージャーとの連携がより密になります。


従来のような報連相のために時間を割く必要がなくなるため労働時間を短くでき、社内満足度の向上につながります。


組織内での情報共有


SFAでは、蓄積してきた過去の資料をアーカイブ化できます。商談時やマネージャーや同僚との報連相の際に必要な情報を必要なタイミングでスムーズに抽出できるため、営業の効率化につながります。


支社や支店が全国にあるような拠点の数が多い企業なら、SFAの導入により、拠点間の情報共有がスムーズになります。リアルタイムで更新した最新の情報を、すべての拠点で共有できます。複数人で同時に編集できないExcelでは、このようなシームレスな連携は難しいです。リアルタイムでの情報共有もできません。


SFAを導入すれば、会社が掲げる目標に対する進捗や達成状況を瞬時に把握し、お互いをフォローし合うことができます。SFAにより目標達成状況が可視化しチームで共有すれば、売上や利益の向上に役立ちます。


デメリット


SFAの導入には、2つのデメリットもあります。

1つ目は、金銭的なコストがかかるということです。実際にかかる金額は、導入するツールやサービス内容によって変わりますが、導入コストやランニングコストがかかります。

とはいえ、SFAを導入後、しっかり運用し活用して売上が向上し、コストを上回る利益を得られれば問題にはなりません。

2つ目は労働コストです。SFAを導入したら、顧客情報や商談記録、日報や月報など、さまざまなデータを入力するため、営業担当者1人ひとりに対して労働コストが発生します。

営業支援システムであるSFAは、業務の自動化も得意としています。ところがSFAは、放っておけば何でも自動的にやってくれる夢のようなシステムではありません。営業担当者が自ら情報を入力してデータを蓄積していかないと、活用すらできません。

いずれのデメリットも、SFAを正しく運用し労働コストを上回る効率化が実現すれば、SFAによる大きなメリットを受けられます。SFAを導入したら、確実に運用し、成果につなげていきましょう。


SFA(営業支援システム)の必要性




長引く景気低迷により企業は新規顧客の獲得が難しい昨今では、営業担当者に依存する体質からの脱却を目指すため、多くの企業がSFAの必要性を感じています。実際にSFAを導入し、成果を上げている企業も多くあります。


ところが、1990年代前半にアメリカから持ち込まれたSFAを導入した企業のうち、成果を上げられたのはごく一部の企業だけでした。


<h3>:過去の日本企業がSFAの効果を受けられなかった理由とは


1990年代前半の日本企業がSFAの効果を受けられなかったのは、営業部門が社内で絶対的な力を持ち、営業部門があげる実績が属人化していたからです。


米国企業と日本企業には、組織の文化や体質に大きな違いがあります。最もわかりやすいのは、営業部門とマーケティング部門の関係性です。


米国企業におけるマーケティング部門は、セールス部門より強いポジションに位置づけられることがほとんどで、マーケティング戦略に基づきセールス部門が動きます。


一方、日本では、企業の売上・利益を支える営業部門がマーケティング部門よりも優位です。営業部門が社内で絶対的な権限を握っていることも少なくありません。


日本企業は営業部門とマーケティング部門が連携できないとよくいわれますが、それは当時から変わりません。営業部門の成績は営業担当者に属人化しており、営業業務を標準化や自動化を目指すSFAの考え方は受け入れられませんでした。そのため、SFAを導入したものの効果が得られた企業はごく少数だったのです。


SFAが昨今、注目を集めている理由


昨今、SFAが再び注目されているのは、長引く景気の低迷により、昔ながらの属人的な営業スタイルでは新たな顧客を獲得しにくくなってきたからです。その事実に気付いた企業は、営業担当者個人に依存する体質から脱却するため、営業部門の改革を迫られたのです。


そこで注目を集めたのが、営業支援システムであるSFAです。最近では、クラウドシステムを利用したSFAツールを比較的安価に導入できるようになりました。ノートPCやスマートフォン、タブレットが普及し導入のハードルが下がっているのも、SFA導入の機運の高まりにつながっています。




SFAを導入する背景




SFAを導入する背景には、営業組織の変化と顧客離れがあります。多くの企業が、新たな顧客の獲得を目指し、より強い営業組織を作るためにSFAを導入しています。


営業組織の変化


かつての営業組織は、個人のスキルに依存し、営業担当者の成績差が顕著に表れていました。こうした属人的な営業スタイルが通用しなくなってきた現在では、営業のノウハウをメンバー全員で共有しより強い営業組織を作ろうと、組織自体が変化しつつあります。そのため、組織で情報を共有できるSFAが必要なのです。


SFAの導入により営業組織全体の動きを改善できるうえ、業務の効率化により営業担当者は営業活動に集中できるようになります。SFAに蓄積したデータからトップセールスの営業プロセスを共有できるため、営業組織の中にトップセールスを量産できるため、より強い組織を作れるのです。


顧客離れ


個人のスキルに依存する属人的な営業方法では、営業担当者の異動や退職の際の引継ぎが難しく、顧客離れにつながっていました。前任者しか知らない情報や商談履歴については細部まで引き継げず、すべての情報が共有されないまま担当者が変わるため信頼を失い、顧客満足度が低下します。最悪の場合、顧客を失うことにもなりかねません。


SFAをしっかり運用していれば、あらゆる商談の記録が蓄積されており、情報共有が容易です。人事異動や退職の際にもスムーズに引継ぎができ、顧客離れを防げます。


時間外に行うコミュニケーションの負担


SFAを導入すれば、組織内での情報共有や報連相が容易になり、コミュニケーションを取りやすくなります。


営業担当者の1日のうち、通常の業務時間の多くを顧客対応に費やします。SFAの導入により、それまで業務時間外に実施していたマネージャーや同僚への報連相がスムーズになり、労働時間が短縮します。社内満足度が向上し、社員のモチベーションアップにもつながります。


SFA(営業支援)に失敗しないためのシステムの選び方



コストをかけてSFAを導入するなら、運用できる自社のビジネスにマッチした、運用しやすいシステムを選びたいものです。ここでは、失敗しないSFAの選び方を5つ挙げて紹介します。


選び方(1)誰でも操作ができる


SFAの運用を成功に導くには、日々の入力作業が簡単にできることが重要です。SFAへのデータ入力は、営業活動で得た顧客情報や商談情報を蓄積・共有するためには必要不可欠な業務です。


SFAは十分な量のデータを蓄積していないと、システムの力を発揮できません。運用が失敗するのは、データ入力が十分ではないために効果を上げることができず定着しなかった、という事例がほとんどです。


実際、これまでの営業業務にはなかった新たな工数が発生するうえすぐに成績に直結するわけではないので、営業担当者の多くが面倒に感じるのは当然のことと言えます。だからこそデータ入力が簡単で、営業担当者の負担にならないツールを選ぶことが重要なのです。


外出先からシステムを利用できることも重要です。スマートフォンやタブレットからアクセスできれば、移動時間のようなスキマ時間をデータ入力に充てられ、効率よく入力できます。スマートフォンやタブレットに対応しているかどうか、事前に確認しましょう。


UIがシンプルで直感的に操作できることも重要です。導入の際には、現場の営業担当者にヒアリングし、シンプルで使いやすいものを選びましょう。


選び方(2)低予算から始められる


現在提供されているSFAの多くがクラウド型のため、導入費用も運用コストも比較的安価なため、低予算で始められます。SFAには、オンプレミス型とクラウド型があります。


オンプレミス型とは、自社で用意したサーバーにシステムをインストールして利用する形態のサービスです。サーバーやネットワーク機器などを用意せねばならず、導入のための初期コスト、利用コスト、ライセンス料、メンテナンス費用、バックアップ費用、端末費用など多くの費用がかかります。


実は1990年代前半にはまだクラウド環境はなく、アメリカから日本に持ち込まれたSFAはオンプレミス型でした。設備環境が高価なため、広く普及しなかったという面もあります。


一方のクラウド型は、自社でシステム環境を構築する必要がなく、導入コストがかかりません。導入までのスピードが速く、ランニングコストはオンプレミス型に比べて安価です。オンライン環境さえあればどこにいても利用でき、スマートフォンから簡単にアクセスできます。そのためクラウド型のほうが費用対効果は高いと言えるでしょう。


選び方(3)豊富な実績


SFAを選ぶ際には、導入実績が豊富なSFAを選ぶべきです。SFAは、導入後にデータを蓄積せねばならず、効果が出るまでに時間がかかります。そのため、導入はもちろん運用についてもサポート体制が整っているかどうかは非常に重要です。


提供実績が豊富になればなるほど、営業プロセスを改善するさまざまな知見を蓄積しており、自社のビジネスに合ったカスタマイズの提案やサポートを受けられ、営業力強化の確度が高まります。また、導入後、自社では解決できないトラブルが発生した際にもサポートが受けられるシステムを選ぶといいでしょう。


選び方(4)営業活動を支援する機能の充実


SFAを選ぶ際、必要な機能を網羅しているかを確認しましょう。SFAにはいくつもの種類があり、CRMを兼用しているもの、名刺管理ソフトを活用するものなど、機能面も幅広いです。導入の際にはマネージャーのほか現場の営業担当者にもヒアリングし、重視すべき機能を絞り込んでから比較検討することをおすすめします。


というのも、あまりにも機能が多すぎるシステムは煩雑で、たくさんの使わない機能が業務の妨げになることも。多機能=自社にとってよいシステムというわけではありません。使い勝手を良くしより多くの情報を蓄積していくためにも、必要な機能を備えているかを注視すべきです。


選び方(5)他のシステムとの自由なカスタマイズ


すでに使用している基幹システムや他サービスとの連携や同期ができるかは、必ずチェックしたい点です。


個客情報や営業進捗などのデータをCSVファイルで読み込めると、これまで蓄積してきたデータを新たに導入するSFAでも活かせます。顧客データの登録作業も効率化でき、よりスピーディーに結果につながります。受発注システムと連携すれば、より付加価値の高いサービスの提供が実現します。


SFAを選ぶ際には、ほかのシステムと連動性が高いシステムを選び、より幅広くデータ収集し、売上と顧客満足度の向上につなげていきましょう。


まとめ



営業支援システムであるSFAの目的は、売上と利益の向上です。SFAを正しく運用し、蓄積したデータを分析し活用すれば、営業の効率化と売上の向上を期待できます。


SFA導入を成功に導くには、自社の営業部門が抱える課題を明確にし、必要な機能を見極めることが重要です。なぜSFAを導入するのか、目的達成のためにはどのような機能が必要か、社内で話し合いましょう。


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