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SFA(営業支援システム)のメリット・デメリットと失敗しない選び方

営業支援システムであるSFAは、売上と利益の向上を目的に導入します。SFAを導入する企業は増えつつありますが、SFAを導入するメリット・デメリットを理解し、自社にあったシステムを選ばないとうまく運用できず、SFAの活用ができません。


この記事では、営業支援システムであるSFAを導入するメリットとデメリットについて解説しながら、失敗しないSFAの選び方を解説します。


SFAの導入を成功させるために、役立ててください。





SFA(営業支援)システムとは?



SFAとは「Sales Force Automation」の略で、営業支援システムのことを指します。SFAは、受注数や売上のほか、営業プロセスや案件の進捗、商談の内容などを可視化して管理・共有し、営業活動の効率化と高精度化を図ります。営業チームが収集した情報や業務内容を分析して効率化を図り、ボトルネックを発見するのに役立ちます。


営業は、売上目標・利益目標の達成を目指して活動します。SFAは営業活動を支援するシステムですから、営業活動の効率とパフォーマンスを高め、売上と利益の最大化を目的としています。


そのためSFAは、営業の業務に欠かせない顧客管理、プロセス管理・行動管理、売上予測管理・スケジュール管理などに使用できます。それぞれについて解説していきます。


顧客管理


SFAを導入すると、顧客の名刺、情報、ホームページを始めとしたWebメディア、プレスリリース、株価、担当者の性格や異動情報など、あらゆる顧客情報を一元管理できます。自動的に必要な情報にアクセスし、システムに取り込む機能を持つSFAもあります。


ドキュメント共有機能があるSFAなら、顧客に提出した資料や顧客から提供された資料をアーカイブ化して管理できます。


SFAには顧客に関する詳細情報が集約されるため、担当者が不在のときに顧客から問合せがあった際に別の従業員が対応できます。営業担当者の異動などの際には、後任者への引継ぎがスムーズにできます。


プロセス管理・行動管理


SFAを導入すれば、アポイント、商談、受注までのすべての営業プロセスを可視化できます。マネージャーは営業担当ごとに案件の進捗をリアルタイムで把握できるため、そのフェーズに合った的確な指示を出せます。


SFAに記録する営業プロセスの情報は、顧客情報とも連動します。単なる営業日報や報告、商談記録とは大きく異なり、定量的な営業情報として記録を残せるのも大きなメリットです。


売上予測管理・スケジュール管理


SFAを導入すると、営業担当者ごとの実績はもちろん、会社全体、顧客別、商材別、担当部署別など、さまざまなセグメントで売上を確認できます。


SFAにあらかじめ予算をインプットしておけば、予算と実績を比較しながら進捗を確認できます。予算と実績との乖離や問題点などをすぐに洗い出せます。


SFAを導入すれば、営業担当ごとの売上はもちろん、会社全体、部署別、顧客別、商材別など、さまざまなセグメントで売上を確認できます。いつでも予算と実績を比較しながら進捗を管理できるため、随時、進捗の軌道修正が可能です。また、見込案件の管理や売上予測もしやすくなります。


また、SFAにはスケジュール管理機能のような業務を網羅する機能が備わっています。スケジュール管理のほか、ToDoリスト、メーリングリスト、グループチャットなどのグループウェア機能が充実しているものもあります。見積書や請求書の作成、日報や月報などの活動報告、分析/集計レポートの作成も可能です。


このように、SFAを導入すれば営業に関わるすべての業務フローを一元管理できるのです。


SFA(営業支援)システムの導入のメリット・デメリット


SFAの導入することによるメリットは多くあります。その反面、デメリットもあります。ここでは、SFA導入により得られる4つのメリットと2つのデメリットについて解説します。


メリット


SFAを導入するメリットは、主に次の4つです。


・営業活動の可視化

・営業活動の標準化

・営業活動の効率化

・組織内での情報共有


それぞれについて解説します。


営業活動の可視化


SFAを導入すると、営業活動を可視化できます。過去の商談の履歴や進行中の案件の進捗などが見える化されるため、マネージャーは、個々の営業担当者の営業プロセスをリアルタイムで把握し、フェーズに合った適切なアドバイスができるようになります。


アポイント率や成約率などを分析できるため課題が浮き彫りになり、売上向上に向けて改善策を打ち出しやすくなります。


顧客情報のデータベースが構築されるため、担当者が変わる際の引継ぎがスムーズにできます。新たな担当者は、過去の商談履歴をスピーディに把握できるため、機会ロスを防げます。



営業活動の標準化


SFAを導入することで営業担当者の行動プロセスが可視化されるため、属人化しがちな営業パーソンの営業プロセスを標準化できます。全員が戦略的に営業活動を行えるようになるため、営業チーム全体の底上げにもつながります。


組織内で成功事例と失敗事例を分析し共有すれば、組織全体の営業力アップにつながります。過去の履歴と実績を元に商談会数の見直しや上司の同行回数を増やすなど、いち早く対策を講じることも可能です。


営業活動の効率化


SFAを導入すると、営業担当者の仕事を効率化できます。提供されているSFAツールの多くがクラウドサービスのため、商談先からオフィスに戻らずにスマートフォンやタブレットを使って操作できるからです。外出先はもちろん出張先からも顧客情報を確認し、商談記録や日報等を入力できるため、手間や時間を削減できます。


マネージャーとはSFAを通じてリアルタイムでやりとりできるため、商談の進捗や状況、目標の達成状況を共有しています。ピンポイントで的確なアドバイスがもらえるようになり、マネージャーとの連携がより密になります。


従来のような報連相のために時間を割く必要がなくなるため労働時間を短くでき、社内満足度の向上につながります。


組織内での情報共有