diverは、SaaSの選定・設定・自動化構築までを行い、 運用が定着しやすい最適なワークフローを構築・提供し続けるサービスです。営業活動の仕組みを整えることで、業務の自動化・効率化を実現し、企業様の営業成果の最大化に貢献します。 今回は、diverのプロジェクトが具体的にどのように進んでいくのか、４カ月のプロセスを紹介します。

SaaSの導入を通じた 組織変革

はじめに、diverについてご紹介します。 diverは「筋肉質な組織になること・ITリテラシーを育てる環境の構築」を掲げ、SaaSの導入支援を行うコンサルティングサービスです。 「筋肉質な組織」は言い換えれば、「少人数で大きな成果を出す、生産性の高い組織」を指します。 運営会社のMerは、エストニア発のCRMプラットフォーム「Pipedrive（パイプドライブ）」を国内代理店として提供しています。Pipedriveの販売チームは、わずか3人。少数精鋭の組織で事業を伸ばし、2年連続でAPAC（アジア・太平洋）エリア1位の販売実績を獲得しました。 少人数の体制でこれほどまでに事業を拡大できた理由は、自動化と効率化です。

Merでは社員一人あたりの生産性を重要指標として、業務の自動化・効率化を徹底的に行いました。その成功の秘訣である「自動化と効率化」のノウハウを詰め込んだパッケージがdiverです。 あらゆる業務において人が介在することでヒューマンエラーの可能性はなくなりません。提携業務やデータ入力など、本来人よりもシステムの方が向いている業務があります。

それらの分業・効率化を徹底して行い、属人的な作業を最大限に減らすことで、より筋肉質な組織へと変えることができるのです。

また、diverは日常的にITツールに触れる環境を自然に作ります。ITリテラシーは一朝一夕で身につくものではなく、単純な接触機会や経験値が重要です。身の回りの「自動化と効率化」は生産性を高めるだけでなく、様々なSaaSツールを利用する機会を増やします。

SaaSに限らずあらゆるビジネスツールに共通して言えることですが、単に知識としてインプットされているだけでは使いこなす事はできません。実際にツールに触れて応用することで初めてスキルに繋がります。

diverは単なるSaaSの導入コンサルティングではなく、そうしたITリテラシーを育てる環境の構築も提供しています。

それでは、実際にどのように提供しているのか事項で詳しく解説します。

フェーズ1：ヒアリング

ここからは、時系列に沿ってプロジェクトの動きを説明していきます。

最初はヒアリングです。このステップでは課題についての目線合わせ、プロジェクトのマイルストーンなどを擦り合わせ、全体像を整理する目的で行います。

事前にヒアリングフォームの回答をいただいた上で、キックオフミーティング・第2回ミーティングを通じて現状認識、課題の洗い出しを行います。

フォームを活用し、事前準備を徹底

diverをお申し込みいただいたお客様には、最初にヒアリングフォームの回答をお願いしています。内容としては現在利用しているツール状況、現場で課題に感じていることや改善したい業務についての質問です。

「可視化」にこだわったキックオフミーティング

キックオフミーティングでは、プロジェクトの流れとdiverチームのご紹介、ヒアリングを実施します。

ヒアリングでは、事前ヒアリングフォームの回答を元に、詳細を聞かせていただきます。 ここでのポイントは、可視化させながらヒアリングを行うこと。

オンラインホワイトボードツール「Miro」にdiverチームとお客様で一緒に書き込んでいくイメージです。可視化することで、お客様の中で新たな気付きが生まれ、的確な現状認識へとつながります。

企業の中には、オンラインツールに手を加えすぎて、かえって使いづらく生産性を低くしているケースも少なくありません。ヒアリングではそんな「魔改造スプレッドシート」などを読み解くところからスタートしていきます。

現状把握を最速で完了させる、第2回ミーティング

初回のヒアリングで聞き出した情報をdiverチームが整理し、第2回のミーティングで共有。キックオフミーティングから1週間程で、全体像を整理した資料のまとめが完成します。

2回目のミーティングでは、初回ヒアリングで整理した情報をベースにさらに深掘りすべきトピックついてヒアリングしていきます。

計2回のヒアリングで現状認識、課題の洗い出しが完了します。

このフェーズにおけるポイントは、miroなどのダッシュボードツールを活用し、「可視化」にこだわること。そして何よりもスピード重視。キックオフミーティングから1週間程で資料まとめを完成させるスピード感で、次のステップへと進んでいきます。

フェーズ2：提案・ツール選定

ヒアリングの次のステップは、提案・ツール選定です。ときには、お客様の要望と違う提案をすることもあります。私たちは、本質的な課題解決に向けて全力を尽くします。

あるべき姿を定義する第3回ミーティング

第3回ミーティングでは、現状のワークフローを整理した上で最適なワークフローをご提案します。

提案のポイントは、お客様に頂いたご要望の背景をより深く想像し、+αのご提案や、Noをしっかりお伝えすること。お客様の要望通りにするのではなく、ツール導入のプロ集団として、お客様の状況を考えて最適な提案をすることを目指します。

ベンダーに縛られず、最適なツールを選定

設計したワークフローを実現するために必要な各種ツールを選定します。

ツール選定では、特定の販売業者にこだわることは一切ありません。国内外のあらゆるツールの中からお客様に最適なものを選びます。

お客様の中には既に導入しているツールで変えられないもの、変えたくないものがある場合も多いです。こうした事情を加味した上でベストなツールを選びます。

たとえば、私たちはPipedriveを提供していますが、Pipedriveに固執することはありません。diverの運営チームでは日々、国内外の様々なツールを試してナレッジを蓄積しています。そうした経験から、ツールの特徴を精査した上で、お客様のニーズに合うものをご提案します。

ツール選定で大事になってくるのが、潜在的な課題の解決です。一般的なコンサルサービスでは、お客様が認識・言語化できている課題の解決に留まってしまうケースが多いのですが、それだけでは本質的な解決に至りません。

私たちは様々な企業に入らせていただいた経験を元に、成功事例をテンプレート化しています。

蓄積された経験を生かして「実はこんな課題があるのではないか？それにはこのツールがハマりそうだ」と潜在的な課題を特定し、本質的解決を図ります。

フェーズ3：実装

提案・ツール選定が終わると、いよいよ実装に入ります。

選定したツールを活用し、業務の自動化を構築していきます。実装フェーズに入ったあとは定期的な進捗報告をダッシュボード上で行い、定期的なミーティングはあえて行いません。

ここでも重要になる「スピード」へのこだわり

ここからは定例ミーティングは行わず、構築に集中します。作業の進捗状況はボードで共有するので「いつまでに何が終わるか」が見える化されています。

実装で大切なのは、スピードと質です。むやみに定例ミーティングを実施することは、スピードを落とし、結果として質を落とすことにもつながります。

完成までのスピード感を重要視し最速で実装作業を進めることで、プロジェクト期間の最短化を図ります。そして、次のテストフェーズでの修正要望を受けて、より良いものへと改善していきます。

もちろん必要に応じてミーティングも行いますし、変更の要望などいつでもチャットでご連絡は受け付けていますので、ご安心ください。

作業の質＝データの保ち方

「ツールが決まれば、誰でも入れられるのでしょ」という声をいただくこともあります。

ですが、実装する際には、いかにデータを綺麗に保てるかが大きなポイントです。複数のツールを導入する場合、データが重複していたり、異なるデータを持ってしまったりするケースがあるのです。また一時的に整理されたデータでは意味がなく、継続的にデータがクレンジングされる環境にすることがポイントです。

このようなことが起きると、いざ運用をスタートさせたあとに、業務フローでミスが生まれやすくなってしまうので、我々のような専門集団へご依頼いただく大きな理由と言えるでしょう。

diverはSaaSのパッケージをトータルで提供しているため、個別最適ではなく全体最適でより良い状態を考えます。

フェーズ4：テスト

実装が完了したら、次はテスト期間です。

ツールの具体的な使い方については当社からご担当者様へレクチャーを行います。また、いつでも見返せるように動画も提供します。

実際にツールを使ってみることで「やってみたら案外こうだった。もっとこうしたい」というような要望が出てくることは珍しくありません。スタートアップの企業様の中には、1カ月で施策が変更になった、なんてこともよくあります。

diverでは基本的にノーコードで実装しているため、柔軟性のある修正対応が可能です。前の実装フェーズをスピーディに完了させることで、テストの時間・追加要望をいただく時間を十分に確保することができます。

フェーズ5：オンボーディングと伴走支援

テストをして必要な修正対応を終えたら、最後のフェーズ・オンボーディングへと移ります。オンボーディングは、プロジェクトを成功させるために重要なプロセスです。

オンボーディング成功のポイントは、「いきなり全部を変えない」こと

diverの使命は、企業の営業組織の能力を最大限に引き出すこと。そのために、最適なワークフローを構築・提供するのですが、ワークフローの構築はゴールではありません。

導入したツールが社員の皆さんに浸透してこそ、プロジェクト成功となるのです。

社員の中には、これまでの慣れ親しんだ方法が変わることに戸惑い、新しいツールの使い方を覚えることに抵抗がある方もいます。

私たちがオンボーディングで大事にしているのは、いきなり全部を変えないことです。「魔改造スプレッドシート」をいきなり全て変えることはしません。

たとえば、まずは既存のスプレッドシートとCRMツール・Pipedriveのデータ連携をして、入力業務を不要にします。

Pipedriveからデータが自動的にスプレッドシートに反映されるため、同じスプレッドシートでも今までの業務を行えます。ただ実際は、Pipedriveだけで業務が成立するため、スプレッドシートは不要な状態です。

ここから一部の業務をPipedriveに移行していきます。段階を経て「もう全部Pipedriveでやった方が便利だ！」と社員の多くが感じるようになったときに、Pipedriveに完全移行するのです。

このように、現場の状況を観察をしながら、社員に定着しやすいように段階を踏んで、ワークフローを変更していきます。

旗振り役は、あくまでお客様

オンボーディングにおける旗振り役は、diverではなくお客様に担っていただきます。

私たちはSaaSのプロフェッショナルですが、業務のプロフェッショナルはお客様です。そのため、プロジェクトが成功するためには、イニシアティブはお客様にとっていただくことが重要だと考えています。

旗振り役の方と私たちで密なコミュニケーションをとっていくことで、オンボーディングの質を高めることができるのです。

旗振り役をお客様にお願いしたうえで、diverは知識や経験、労働力リソースを全力で投下させていただきます。

自由にしすぎず、一定の制約を

オンボーディングでカギとなるのが、一定の制約を加えること。

SaaSのツールには自由度が高いツールが多いのですが、自由度が高すぎるゆえにかえって使いづらくなってしまうという落とし穴があるんです。

「魔改造」は、自由から生まれます。

diverが考える理想的な状態とは、何でもできる自由な状態ではありません。むしろ一定の制約を設けて、シンプルにツールを使っていくことが業務の最適化につながるのです。

一見すると、制限を加えることは使いづらくなることのようにも思えます。しかし、会社の業務全体を見回すと、一定の制約があった方がパフォーマンスを発揮することが分かります。

組織の生産性を向上させるため、私たちは個別最適ではなく、全体最適で判断します。

まとめ：プロジェクト成功への3つのコツ

ここまで、diverの4カ月のプロジェクトの具体的なプロセスを紹介してきました。

最後に、diverが考えるプロジェクト成功への3つのコツをお伝えします。

「スピード」への強いこだわり

プロジェクト全体を通して、私たちはスピードを大切にしています。最短距離でプロジェクトが完了することを目指し、不要なミーティングは行わず、まず完成させることにフォーカスします。

多くの人材を採用し、長時間働けば、成果が上がるわけではありません。一人ひとりの生産性を高めることが重要なのです。スピードを意識することで、結果的に質も向上していきます。

お客様に頂いたご要望の背景をより深く想像する

プロジェクトのイニシアティブは、お客様にとっていただきます。しかし、それはお客様に対してYesマンになるということではありません。

SaaSのプロフェッショナルとして、責任あるカウンターパートとして、お客様に最適な提案をしていきます。必要であれば、お客様の要望とは異なる提案も躊躇なくさせていただきます。

全体最適で考える

私たちはしっかりとお客様にヒアリングをし、組織の理解を深めた上で、全体最適でのご提案をいたします。

個別最適による積み上げが、全体最適につながっていないケースは珍しくありません。私たちのミッションは、会社の組織全体のパフォーマンスを高めること。ツールを選ぶ際にも、実装でのデータの持ち方を考える際にも「どうなれば全体として良い状態なのか」を軸に判断を下します。

diverのサービスの流れ、我々のチームの関わり方をご紹介させていただきました！

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